空間広告マガジン

展示会の準備 スケジュールを把握して万全の準備を

展示会の成功は、準備の段階で決まっているといっても過言ではありません。展示会の多くは年1回の開催です。必要な資料や人手が足りない、段取りが悪い、といった準備不足がもしあれば、その失策は取り返しがつきません。この記事では、展示会を成功させるために必要な準備について、スケジュールに沿ってご紹介します。展示会当日までの万全な準備で、展示会を成功させてください。

展示会の準備は、まずスケジュールの把握から

展示会の多くは、申し込みから当日まで、ほぼ同じような流れで進行します。以下の一覧は、そのまま展示会準備のチェックリストにも利用可能です。展示会によってはそれぞれの作業のタイミングが異なる場合もありますので、出展要項で実際のスケジュールを確認しながら作業にあたってください。

作業時期 〆切 完了日時 作業内容
通年 - - 展示会出展の検討
展示内容の検討(ブース装飾会社の選定)
1年~4ヶ月前 申し込み
宿泊手配
3ヶ月前 ブース装飾会社の決定
チラシ、パンフレット・サンプル作成
説明会
展示会告知方法の決定
2ヶ月前 展示会に参加するメンバーの決定
アルバイト・派遣スタッフ手配
1ヶ月前 ブース装飾の発注
ターゲットへの告知
印刷物の発注
ヒアリングシートの作成
名刺発注
展示説明内容の確認(RPG)
電車・飛行機手配
備品の点検、チェックリスト作成
3日前~当日朝まで 搬入

展示会出展で必要となる準備

前章で紹介した展示会出展のスケジュールにあわせて、それぞれの項目について注意点を紹介します。

通年

出展する展示会の決定

展示会の出展は、出展料の他にブース装飾や展示会要員の人件費などもかかるため、かなり高額な施策です。費用対効果の観点からすると、数多く出展すればそれだけ効果が上がるわけではありません。展示目的に合う展示会を選択することが重要です。
・商品やサービスの認知度を上げたい
・今後の取引先となりそうな見込み顧客を獲得したい
・顧客と商談し、成約につなげたい
など、出展の目的を明確にすることで、出展効果の高い展示会を選ぶことができます。以下のサイトでは、これから開催される展示会の検索ができます。

展示内容の検討(ブース装飾施工会社の選定)

出展する展示会と出展目的が決まったら、どんな展示を行うかの検討に入ります。商品やサービスの認知度を上げるなら、広い会場内でも目を惹くブースづくりが必要になります。フォントサイズやデザイン、掲出場所次第で来場者の視認性は全く違ってくるので、効果的なブース装飾には専門家の協力が不可欠です。商品やサービスによっては、モニターで動画を流すことがより効果的な場合もあります。興味を持った顧客にじっくり説明したり商談を行ったりしたいのであれば、ブース内にテーブルや椅子を置いた商談スペースも必要でしょう。 展示ブースの内容に悩んだときは、早めに展示装飾会社に相談し、装飾プランのアドバイスを仰ぐのが効率的です。

1年~4か月前

出展申し込み

多くの展示会では、展示会開催の4か月前前後を出展申し込み期限としているケースが多いようです。 1年~としているのは、ブース位置の決定が申し込み順の場合があるためです。展示会の効果はブース位置によって大きく左右されます。
「締め切りはまだ先」と油断せず、早めに行動しましょう。
※抽選、もしくは主催者側判断で決定される場合もあります

宿泊手配

展示会への出展を決めたら、遠方の場合は同時に宿泊手配も行います。大きなイベントが同時に開催される場合や地方都市で展示会が開催される場合、展示会場近くの宿泊施設が取れなくなります。出展申し込み同様、早めの手配を心がけましょう。

3ヶ月前

ブース装飾内容の決定

ブース装飾会社がまだ決定していない場合、遅くともこの時点では発注先を固めるようにしましょう。多くのブース装飾会社では1ヶ月前後の工期があれば対応可能となりますが、余裕を持って進行する方が安心です。

チラシ、パンフレット、サンプル等の作成

展示会に向けて新規に作成する場合は、この時期までに作成に入ります。商品やサービスを知ってもらう重要なツールですので、内容やデザインを吟味しましょう。

展示会説明会への参加

展示会によっては、この時期に出展者向けの説明会を開催する場合があります。うっかり忘れることのないよう、スケジューリングしましょう。

出展告知方法の決定

出展ブースに来場者が来なければ、その展示会出展は失敗です。ブースで来場者を待つだけでなく、既存顧客や見込顧客に積極的に告知する必要があります。自社HPやメールマガジンによる告知であれば費用はかかりませんが、ダイレクトメールや有料広告を行う場合は、レターや同封物、広告原稿の製作にとりかかります。展示会のブックレットや会場案内図への広告は、この時期に締め切りになる場合が多いようです。展示会によって締め切りのタイミングは異なるので、広告掲載を検討しているのであれば出展と同時に事務局に確認をしておきましょう。

2ヶ月前

展示会に参加するメンバーの決定

展示ブースの設営や接客の担当者を決定します。休憩を取る時間も考慮すると最低でも2人以上での参加となりますが、小間数が多くなれば当然要員も増やす必要があります。

コンパニオン・派遣スタッフ手配

展示内容によっては、ブースへの集客や製品やサービスの紹介にコンパニオンや司会者を手配することもできます。直前の依頼も不可能ではありませんが、依頼内容に適した人材の手配を希望するのであれば、この時期までに依頼するのが望ましいでしょう。

1ヶ月前

ブース装飾の発注

ブース装飾の最終発注期限が1ヶ月前となります。これより前にブース装飾施工会社を交えて装飾内容を検討しておく必要があります。予算や装飾内容についての社内稟議で手間取ることがないよう、準備を進めておきましょう。

ターゲットへの告知

3ヶ月前の段階で決定した告知方法に従って、展示会出展をターゲットに知らせます。 DMを発送するなら、この時期に実施します。展示会によっては、この時期に出展者に無料招待券を配布する場合もあるので、特に来場してほしい顧客には営業担当者から手渡しするなど、多くのお客様に来場してもらえるように工夫をするとよいでしょう。

印刷物の発注

3ヶ月前の段階で制作を始めたチラシをはじめとする制作物を発注します。DTPの普及で印刷にかかる日数は短くなっていますが、スピード納品は割高です。万が一の印刷ミスなどのトラブルにも対処できるよう、余裕を持って発注するとよいでしょう。

ヒアリングシートの作成

チラシやパンフレットなどのほかに、ブースに来場したお客様とのやり取りを記載するヒアリングシート(アンケート用紙)も作成・印刷します。
・来場者の名前や連絡先などの基本情報
・何に興味を持っていただいたか
・希望する対応(後日訪問希望、見積もり希望、サンプル発送希望など)
などを記載しておけば、出展後の対応でヌケやモレがありません。

名刺の発注

展示会担当者の名刺も忘れずに発注します。展示会当日に「実は名刺を切らしておりまして」とお詫びするのは印象が悪いものです。

展示説明内容の確認

出展目的や展示内容はこの時点までに確定しているはずですが、具体的な接客内容も担当者全員で共有しておく必要があります。 誰が応対しても同じ成果が得られるよう、ロールプレイングを行ったり、想定問答集を作成しておくと万全です。

電車・飛行機などの手配

意外と忘れがちなのが交通手段の手配です。JRの指定席予約は乗車1ヶ月前から開始になりますので、忘れずに手配しましょう。

備品の点検、チェックリスト作成

展示会当日は慌ただしく、足りないものがあっても買いにいけない状況がほとんどです。持参するものをリストアップし、間違いなく当日現場に揃っているように準備しましょう。ブース装飾を自社で行う場合は、脚立や延長コードなども必要です。ライトの点灯確認やカタログスタンドに破損がないかなど、備品のチェックも行いましょう。

3日前~展示会開始まで

備品や印刷物の発送

展示会場の設営は展示会前日(大規模な展示会の場合は前々日からの場合も)に行われます。宅配便の遅れで搬入作業が遅れるのは致命的です。搬入日までに展示会場で使用するものが間違いなく届くように手配しましょう。ブース装飾を専門企業に依頼していれば、発送は印刷物や文房具といった最低限の手配で済むので、展示会担当者の負担を大きく減らすことができます。

搬入・設営

展示会事務局が指定した日時(たいていの場合は前日)に、展示用備品の搬入と展示会の設営を行います。自社でブース装飾を行う場合、かなりの時間がかかることを見込んでおきましょう。

まとめ

展示会の準備について、スケジュールの流れに沿ってポイントをまとめました。展示会の出展では、担当者がやるべき作業は多岐に渡ります。展示内容の方向性決定やターゲットへの告知など、展示会の出展効果を最大化させることを優先的に考えるとよいでしょう。ブース装飾は特に専門性が高く、負担も大きい作業です。外部の専門会社に依頼することで担当者の負担を減らし、優先的に行うべき業務に注力することができます。