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ここは押さえておきたい!展示会の施工会社を選ぶ時のポイント

展示会のブースには来場者の目をひく装飾やデザインが必要です。
しかし展示会の経験が無い担当者はどのように施工会社を選んでよいか悩むことも多いのではないでしょうか。
また、一口に施工会社といっても、プランニング会社、デザイン事務所、施工専門会社などさまざまな業種の会社が展示会ブースの装飾を行っています。
本記事では、施工会社ごとの傾向やメリット・デメリットを踏まえた上での最適な選び方をご紹介します。

依頼から設営までの流れ

そもそも展示会に出展するまでにはどんな流れがあるのでしょうか。
ここでは展示会出展準備で必須となる、ブースデザインの依頼から設営までの流れをご紹介します。

1.ブースのコンセプトとデザインの作成

まず出展する目的や内容をもとに、ブースのコンセプトとデザインを決めます。
デザインはコンセプトに合ったものを何パターンか用意しておきましょう。
施工会社によってはデザインやレイアウトから一緒に考えてくれる場合もあります。
企画段階から一貫して対応してくれる施工会社を選べば、担当者の負担もぐっと減ることでしょう。

2.施工会社を選ぶ

展示会の2~4ヶ月前を目安に、ブースの施工会社を決めます。
決定したデザインやコンセプトをもとに、施工会社に見積もり依頼を出しましょう。
その内容を比較し、施工会社を選びます。

3.デザインイメージの作成

社内で決定したデザインをもとに施工会社がブースを作成します。
施行会社によってはイメージ図(パース)を作成してくれる場合もあります。

4.搬入・設営

基本的には開催日の1~2日前に搬入・設営が行われます。
基礎工事・電気工事・各ブースの区画の設営などを行い、ブースを作っていきます。
チェックのため、依頼者側が立ち会う場合も多いです。
また、ブースの設営を施工会社に依頼した場合でも、商品の設置は自社で行うこともあります。
その場合、イベント前日に搬入することが多いので、運搬手段を確認しておきましょう。
運搬には社用車、運送会社、レンタカーなどの手段があります。
大型会場の場合は、会場内まで車両搬入できることもあります。

展示会ブースを作る施工会社の種類

展示会ブースの製作・装飾を行っている会社にはさまざまな種類があります。
それぞれ得意なことや守備範囲が異なりますので、発注する際には違いを理解しておきましょう。
ここでは展示専門の施工会社、企画・プランニング会社、デザイン会社、広告代理店の特徴をご紹介します。

展示会専門の施工会社

展示会のブースの施工や装飾を専門に請け負っている会社です。
工場や倉庫などを自社で持っていることが多く、比較的低コストなのがメリットです。
また、施工経験が豊富なので、一般的なデザインなら提案してくれることもあり、展示会が初めての会社でも安心です。
デザインについてどこまで対応できるかは、会社によって異なります。
施工のみを行う会社もあれば、プランニングやデザインから一貫して行う施工会社もあります。
トータルサポートを売りにしている企業を利用すれば、コスト・工数ともにある程度抑えられるでしょう。
対応範囲は企業によって異なりますので、気になっている施工会社があれば、問い合わせてみるのがおすすめです。

企画・プランニング会社

展示会の企画・戦略・ブースのデザインや施工などをトータルで任せられる会社です。
企画段階から関わり、展示会だけでなく中長期的な販促戦略を立ててもらえます。
全てを委託できるので、「初めての展示会出展に向けてまず何をしたらよいか分からない」と悩んでいる会社、さらに年に何度も展示会に出展する会社にもおすすめです。
ただし、企画・プランニング会社の中には、デザインや施工を外注していることが多いです。
その場合はコストが高くなりますので注意しましょう。

デザイン会社

コンセプトがしっかりと定まっていて、ブースのデザインにこだわりたい場合はデザイン会社という選択肢もあります。
デザインの専門家から意見を聞けるため、他社とは違う、目をひくブースを作ることができます。
ただ、一口にデザイン会社といっても得意とする分野は会社ごとに違います。
また、ブースには建築の知識も必要なので、ブースのデザインを発注できるか確認しておきましょう。
企画が無い分、企画・プランニング会社よりはコストがかかりませんが、実際の施工は外注になるため、別にコストが発生することが多いです。

広告代理店

プロモーションや集客の方法なども含めて、トータルにサポートしてくれる会社です。
デザイン会社、企画・プランニング会社など上記の会社をパートナーとしている場合も多く、広告全般について任せられます。
対応範囲は広いですが、その分コストもかかるので注意しましょう。
また、小規模の案件は扱わないこともあります。

施工会社を選ぶ時に考えたいポイント

ブースの施工会社を選ぶ際には、さまざまな観点から考える必要があります。
まず予算・デザイン・対応力など、施工会社を選ぶ上で優先するポイントを明確にしましょう。

予算で選ぶ

ブース施工の予算は、広さ・装飾の種類・希望納期・選ぶ会社などによって決まります。
問い合わせや見積もりの際に予算が決まっている場合は、大体の金額を伝えましょう。
予算内でどの程度のブースが製作できるか気になったら、事例集や資料も提出してもらいます。
見積りや資料を見て「予算をもう少し下げても問題なさそうだ」、もしくは「予算を追加すれば求めるクオリティのものになりそうだ」と感じたら、金額を考え直してみましょう。

デザインで選ぶ

「他社と違うデザインにこだわりたい」「どうしてもこのデザインにしたい」などのこだわりがある場合は、実現可能な会社を探す必要があります。
展示会ブースを施工した経験のある会社であれば、事例集を用意していることも多いので問い合わせてみましょう。
また、見積もり・提案の際には、ブースの完成予定図を提示され、イメージを具現化してもらえます。
それを見てブースの仕上がりを確認しましょう。

対応力やアフターサービスで選ぶ

いくらデザインが良くても、全体的な対応が遅ければ不安がつのります。
具体的な提案をしてもらう際には、レスポンスの早さや考え方が自社と合うかどうかも確認しておきましょう。
また、展示会終了後の撤収やアフターサービスについてもチェックしておきます。
会社によっては、名刺情報などのデータ入力を請け負ってくれる場合もあります。
展示会にかかる工程を一貫して任せたい場合は、企画からアフターサービスまで行っている会社を選ぶのも一つの手です。

施工会社を選ぶ時は必ず比較

施工会社を選ぶ際には、何社か比較して選びましょう。
比較することで予算や対応範囲の違いなどが分かります。
その中から展示会の目的に合致する施工会社を選びます。
問い合わせの際には主に以下のことを伝えればスムーズに見積もりを出してもらえます。
・出展する展示会名、開催日程
・ブースの小間数
・コンセプトの有無
・どの段階から依頼したいのか(企画・デザイン・施工)
・予算(決まっている場合)
また、コンペティション形式で選定する方法もあります。
その際は「提案依頼書(RFP)」を用意し、各社に送付します。
ただし施工会社によっては、コンペティションに参加してもらう際に費用が発生する場合もありますのであらかじめ確認しましょう。

まとめ

展示会は自社をアピールする絶好の機会。
ブースの出来映えは、来場者への印象に大きく左右します。
だからこそ、施行会社は数社をしっかりと比較し、自社の魅力を最大限に引き出してくれて対応力のある施工会社を選びましょう。