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イベント準備の仕上げ、設営を成功させるポイントとは

イベント会場の準備や展示会ブースの設置・装飾など、イベントを開催できる状態に会場を仕上げる作業が設営です。当日の設営作業を効率よく、計画的に完了させるためには、事前の準備がポイントとなります。
会場規模・スケジュール・予算によって、設営作業を自社のリソース(社員・スタッフ)で実施するか、施工会社へ依頼するか検討する必要があります。
この記事では、設営を自社で行うか、施工会社へ依頼するかを判断するポイントや、当日までの事前準備、設営当日の注意点などをご紹介します。

イベントの設営、自社で行うか、施工会社へ依頼するか

イベントの設営は、自社で行うか、施工会社へ依頼するかによって、準備が全く異なります。イベントが終わった後、
「自社で設営を行ったが、施工会社に依頼すればより効果的な展示ができたのではないか」
「会場の装飾・空間演出のために設営を施工会社に依頼したが、費用対効果が見えにくかった。」
どちらの後悔もしたくないものですね。
では、イベント設営を施工会社に依頼する場合、どのようなメリットがあるでしょうか。

イベント設営を施工会社へ依頼するメリット

イベントの設営を施工会社へ依頼するメリットには、以下のような点が挙げられます。

予算に応じて効果的な会場装飾ができる

施工会社には会場装飾のノウハウが豊富です。予算や会場に合わせて、効果的な空間演出・施工方法を提案してもらうことが可能です。 予算が限られており、大がかりな設営ができない場合でも、
・サイン(POP)
・バナースタンド
・オリジナルテーブルクロス・イスカバーの製作
など、流用できるツールの提案等、少ない費用で効果的に会場を装飾する手法も紹介してもらえます。

備品や機材を購入・保有する必要がない

什器や机、音響機器など、イベントで使用する機材や備品は数多くあります。これらを自前で用意すると、購入費用のほかにメンテナンス費用がかかり、保管場所も必要になります。また、自社で設営する場合でもコストがかかることも踏まえて施工会社へ依頼するメリットを検討するべきでしょう。

会場打ち合わせの代行依頼が可能

外部会場を利用してイベントを行う場合、会場と打ち合わせをしながら準備を進める必要があります。
・会場装飾の内容や搬入条件
・音響・映像設備の利用について
・来場者を誘導するサイン・運営計画の共有
など、打ち合わせ内容は多岐にわたります。さらに、会場装飾の図面や会場利用計画などの書類を作成し、申請する必要もあります。
施工会社へ依頼すると、これらの業務を代行してもらうことも可能です。準備作業の負担を減らすことができます。

イベント全体の予算を把握し、設営にかけられる費用を検討する

前章で挙げたポイントが、設営を施工会社に依頼することによるメリットですが、予算が限られている場合には、予算配分の優先順位をつけて検討する必要も出てきます。
設営にかける予算を必ず確保すべきイベントもあれば、映像制作や来場者に配布するカタログやノベルティ制作など、他の準備に予算を割いた方が効果的な場合もあるでしょう。
判断に迷った時は、イベント設営会社に相談をしてみるのもひとつの方法です。イベントの内容や達成すべき目標に応じて、設営を施工会社に依頼すべきかどうかや、費用配分の目安についてアドバイスを受けられるはずです。

自社で行う場合/施工会社へ依頼する場合のポイント

この章では、イベントの設営を施工会社へ依頼する場合/自社で行う場合に注意すべき点をまとめました。
イベント準備については、こちらの記事もご覧ください。
空間広告マガジン‐展示会の準備 スケジュールを把握して万全の準備を

イベント設営を自社で行う場合

設営業務リーダーの選定

イベントの設営に関わる業務は多岐にわたります。舞台イベント関係はAさん、チラシ制作や配布物はBさん、会場装飾はCさん、とそれぞれが準備をしていると、まとめてできる作業をそれぞれがやっていたり、誰もが自分の担当外と思った作業が手つかずで残ってしまったりなどのトラブルにつながりかねません。関連業務を統括するリーダーを決め、設営関連業務の指揮系統を明確にすることで、作業のヌケやモレを未然に防ぎます。

会場責任者との打ち合わせ、下見

イベントの設営を自社で行う場合、会場との綿密な打ち合わせが不可欠です。禁止事項や搬入条件、電源供給など、会場と打ち合わせるべき事柄は多岐にわたります。
会場使用に関する各種申請書類の作成など、事務作業も発生します。申請モレや書類の記載ミスにも注意しましょう。

必要な機材、備品、制作物(看板やパネルなど)の確認

イベントの内容に応じて、イベント会場の設営に向けて用意・制作が必要なものを洗い出します。レンタルでも購入でも、早めの手配が望ましいのは言うまでもありません。
看板やパネルなどは、製作のみ施工会社へ依頼することも可能です。

設営マニュアル・チェックリスト作成

イベント当日の設営手順や設営要員の担当業務などを明確にするため、マニュアルやチェックリストの作成は必須です。
マニュアルの作成については、こちらの記事を参照してください。
空間広告マガジン‐イベントマニュアルを作成し、イベントを成功させよう

設営要員の確保

イベントの内容によっては、当日の設営作業に多くの人手が必要になる場合もあります。
・搬入時の荷下ろし、荷物の運搬
・配布物の梱包を解き、配付できる状態にセットして配付場所に配置
・椅子や机のセッティング
など、多くの作業を限られた時間で完了させる必要があります。
自社で対応しきれない場合は、臨時のアルバイトや派遣の手配も検討します。

搬入手配

設営に必要となる機材や制作物が、期日に間違いなく届くよう手配するのも設営業務での重要なポイントです。余裕を持って発送する、場合によっては自社で持ち込むなど、設営作業開始時に確実に揃っているようにします。

イベント設営を施工会社へ依頼する場合

イベント設営会社を選ぶためのコンペを開催する

パートナーとなるイベント設営会社の選定として一般的なのが、コンペ形式。複数の会社から提案を募ります。知名度や企業規模ではなく、プランの内容と費用を総合的に判断しましょう。
情報が多ければ多いほど、イベント設営会社はプランを練りやすくなります。イベントの目標や概要を分かりやすくまとめたオリエンテーション資料を作成しましょう。

遅くとも半年~3ヶ月前には施工会社の決定を

イベントの規模や内容にもよりますが、遅くとも半年から3ヶ月前には施工会社を決定できるようにオリエンテーションを開始します。設営準備期間が短くなると、ある程度決まったデザインの中からしか選べなかったり、装飾プランを検討・修正する時間が短くなったりするおそれがあります。
施工会社によって発注期限が異なる点にも注意が必要です。施工会社ごとに発注期限や制作スケジュールを確認しましょう。

イベント設営会社によって得意分野や特長は異なる

ひとくちに「イベント」といっても、ステージイベントと展示会、就職セミナーなどでは設営の内容は大きく異なります。イベント設営会社によっては、イベントの種類によって得意・不得意が分かれる場合があります。保有するリース品の種類や自社デザイナーの有無とその人数、映像音響の企画・演出の経験など、イベント設営会社ごとにそれぞれ特長があります。
信頼できるイベント設営会社と継続的な取引を行うメリットもありますが、イベントごとに外注先を変えることで効果を最大化できる場合もあります。

まとめ

イベントの設営を施工会社へ依頼するか自社対応するかで迷っている方のために、判断のポイントや外注するメリットについてまとめました。 ぜひ参考にしてみてください。