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イベントの入場管理について!感染症対策とガイドラインは?

大勢の来場が予想されるビジネス展示会やプライベートショーなどのイベントを主催するにあたり、イベントの入場管理がスムーズにいくのか、心配な方も多いことでしょう。また、新型コロナウイルスへの感染が懸念される昨今では、入場時の感染症対策も徹底する必要があります。本記事では、イベントの主催者に向けて、安心で効率的なイベント開催を行うための方法について解説します。

巻末に、あらゆる場面を想定した感染症対策ガイドラインブックをご用意しております。
 イベント開催のチェックシートとしてご活用ください。   

1.イベントの入場管理の課題

イベントの入場管理において、もっとも受付のスタッフに負担がかかるのは、オープン直後でしょう。大勢の人が、一気に受付へと押しかけ、数分後には大混雑が起きる場合もあります。座席に限りがある場合は、当日売りの入場券に余裕があとどれくらいあるのかをリアルタイムで把握しながら、入場を調整していかねばなりません。これらをスタッフのマンパワーだけでこなすのには限界があります。

一方で、スムーズに入場し、トイレなどの用事を済ませて、ゆとりのある状態で開始を待ちたいと思うのが、多くの来場者の心理です。そのために、かなり早くから外で待機している場合もあります。受付の混雑は、来場者に大きなストレスを与える可能性が高いだけでなく、イベント主催者への不満や不信感にもつながります。

受付時の会計や個別対応も、受付が混雑する大きな原因です。お金関係の作業は、ミスが許されないため、スタッフも慎重にならざるを得ません。個別対応は、運用を複雑にし、ミスを誘発します。特定の来場者にのみ記念品を渡したり、特定の場所に案内したりなど、きめ細かい対応を行うはずだったものの、結果的にはミスをして迷惑をかける場合もあります。

2.受付管理システムとは

前述した課題は、受付管理システムの導入によって、解決できる可能性が高まります。イベント管理システムを使えば、「事前準備」「当日運営」「事後報告」のすべてを効率化できます。たとえば、事前準備に関しては、イベント案内のウェブサイトを作成でき、オンライン上で申し込みから決済までを完結させられます。手渡しではミスが起きやすいお金のやり取りも、クレジット決済やコンビニ決済にすれば確実です。事前にほとんどの手続きが済めば、当日の受付時の負担を大幅に軽減できるでしょう。また、来場予約者にリマインダーメールを送る機能は、当日の参加率アップに貢献します。

来場人数や属性などを、瞬時にデータ化できるのも、受付管理システムの大きなポイントです。正確な来場人数をリアルタイムに把握できるので、当日入場券での参加などのイレギュラーな事態にも対応しやすくなります。集計や分析の手間も省けるので、実施報告書の作成もスピーディです。入手したデータは、今後のマーケティング活動や営業活動にも役立てられます。

3.入場時の感染症対策

新型コロナウイルスの感染症対策も行わなければならない昨今は、イベント受付時に今までにない手間がかかるようになっています。たとえば、マスク着用を呼びかける、来場者へ消毒を促す、一人ずつ検温を行うなどの作業が発生します。37.5度以上の熱があったり、息苦しさや倦怠感を覚えたりなど新型コロナウイルスの感染が疑われる場合は、入場を断ったうえで、対応マニュアルに沿った手順で対応しましょう。

金銭の受け渡しを避けるために、キャッシュレス決済も導入しておきたいところです。ただし、会場内の電波状況が悪かったり、大勢の人が一気にアクセスしたりすると、スムーズに処理できない場合もあります。支払いに関しては、できるだけ事前決済を取り入れて、当日の手間を省く方向で考えたほうがいいでしょう。ペンを渡し、受付で名前を書いてもらうといった作業も、コロナ禍ではできるだけ避けるべきです。

来場者数をリアルタイムに把握し、過密になる恐れがあれば、入場制限をかける必要もあります。イベントスペースに安全に収容できる人数上限、あるいは収容率がその判断基準となります。待機列ができる場合は、床面シールを貼りつけるなどして、前後に最低でも1メートル以上のスペースが空くよう工夫しましょう。

4.そのほかイベント開催側が気をつけるべき感染対策

受付時以外にも、イベント開催中に気をつけるべき感染症対策は多くあります。たとえば、来場者にこまめな手洗いや手指の消毒を呼びかけたり、積極的に換気したりしましょう。一席ずつ席を離すなど、来場者同士のソーシャルディスタンスにも配慮しなければなりません。ルールが守られているか、スタッフが定期的に巡回し、大声を出している人などがいれば、その場で注意する必要もあります。大勢の人が触れるドアノブやタッチパネル、使用したテーブルや椅子を都度、消毒することも大事です。

感染の可能性がある人を来場させないことも重要な防止策です。体調が優れないときには、参加を控えて欲しい旨をウェブサイトに明記し、前日までにメールでリマインドもしておきましょう。入場時や会場内では常にマスクを着用すること、忘れた場合には入場できない可能性があることも伝えておく必要があります。受付管理システムなどを活用して来場者の連絡先も把握し、イベント後もしばらくは保管しておきましょう。

5.イベントの感染症対策のためにあると良いアイテム

イベントの感染症対策のために新たに導入すると良いアイテムについてご紹介します。まず、消毒用アルコールは多めに用意しておきましょう。入場ゲートや各ブースの入り口に設置しておけば、来場者に定期的な手指の消毒を促せます。また、大勢の来場が予想される場合は、検温の必要がないサーモグラフィーカメラがあると便利です。

商談ブースを設置する場合は、飛沫防止のために透明のパーテーションが必要です。パーテーションはさまざまなタイプがありますが、継ぎ目が見えにくく、クロス貼りのタイプを選べば、高級感も演出できます。これらは購入ではなく、レンタルすることも可能です。一度のイベント開催のためであれば、レンタルにする方が経済的でしょう。

このほか、飲み物を提供する場合は、食器はできるだけディスポーザルにすることをおすすめします。ゴミを回収するときには、マスクだけでなく手袋の着用も求められます。食品関係のイベントで試食などを行う場合は、スタッフはマスクだけではなくフェイスシールドを着用するのが望ましいでしょう。

6.イベントを企業活動の今後に繋げるためには

イベント開催にあたっては、感染者を出さずに無事に進行させることも大事ですが、開催する本来の目的を忘れてしまっては本末転倒です。ビジネス展示会やプライベートショーを開催する場合には、見込み客のリスト獲得など、何らかの目的達成のために開催しているはずです。何のためのイベントなのか、それによって最終的に何を達成したいのかが明確でなければ、実施後の効果測定が行えず、次回に向けたPDCAサイクルも回していけません。

多くの企業が設定しているイベントの目的は、「認知度向上」「リスト獲得」「成約」などです。たとえば、「成約」が目的であれば、「メルマガ登録数」「セミナー参加数」「商談数」「成約数」といったように、ゴールに至るまでのステップを細かな指標に設定します。見込み客を商品への興味度・購買意欲によってランク分けし、それぞれの熱量に適した指標とマッチングさせましょう。また、指標に合わせて、どの程度達成すれば成功とみなすのか、それはどのようにカウントするのかも明確にしておく必要があります。

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7.実りあるイベント開催を安全に

感染症対策もしながら、イベントを成功に導くのは簡単ではありません。コロナウイルスのクラスターが起きてしまうと、主催者である企業のイメージ低下は避けられません。株式会社トーガシでは、感染症対策も含め、イベント開催を集客から開催までトータルでサポートしています。受付業務も代行できるほか、感染症対策アイテムのレンタルも依頼できます(商品詳細はこちらから)。大事なイベントで結果を出すために、ぜひトーガシの利用を検討されてみてはいかがでしょうか。

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イベントや展示会などの開催・出展を検討中だが、感染症対策はどうしたらよいのかお悩みの主催の方、会場や公共施設、学校や文化施設、ホテルやアミューズメントを運営・管理されている方などを対象に、多くの業種別ガイドラインを集約し一冊のガイドラインにまとめました。ポストコロナ社会のニューノーマルなイベント開催、会場運営、普段の業務の安全性確保にお役立てください。

また、すでに感染症対策を行われている方も「空港はどうやってるんだろう?」「ホテルのスタンダードは?」「冠婚葬祭は?」など業種別の参考にもご活用ください。

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