出展者と来場者の満足度が段違い！商談を活発化させるイベント施策を紹介

「イベント開催において他社と差別化を図りたい」「イベントの事務局対応を効率化させたい」このような悩みを抱えている企業には、出展管理システムの利用がおすすめです。

この記事では、出展管理システム「アドバルコネクト」をご提案するトーガシがシステムの導入メリットや特徴を紹介します。あわせて、展示会や見本市で商談を活性化させる施策もお伝えするので、来場者だけでなく出展者の満足度も向上させたいイベント主催会社は必見です。

1.展示会・見本市に出展する目的

企業が展示会や見本市に出展する目的は一つに限られません。出展者の目的を理解してイベントの満足度向上につなげましょう。

1-1.出展者のブランドや商品の認知度向上

特定の商品やサービスを探し求めていたり、業界の動向を探ったりするなど情報収集を目的に展示会や見本市に来場する企業は少なくありません。つまり、展示会や見本市に出展すれば自社製品のアピールにつながり、ブランディングや認知度向上に役立ちます。

1-2.既存顧客との関係向上

展示会や見本市に既存顧客が来場すれば直接コミュニケーションが取れるため、ニーズや課題の発掘に役立ちます。ヒアリングを行う中で課題の解決策を提示すれば、既存顧客にとって有益な情報を提供できることから、関係性の向上にもつながるでしょう。

1-3.商談を行い、受注につなげること

展示会や見本市に来場する企業は特定の分野に知見があり、商品やサービスの購入機会をうかがっている企業です。つまり、最適なソリューションを提案してくれる出展者と出会えればその場で商談に発展する可能性が高く、角度の高い見込み顧客と出会えます。

展示会や見本市に出展することは既存顧客との関係構築だけでなく、新規顧客の開拓にも役立つでしょう。

2.展示会・見本市に来場する目的

展示会や見本市に出展する目的が一つとは限られないように、来場者の目的もさまざまです。どのような理由で来場する企業が多いのか確認してみましょう。

2-1.主な目的

展示会や見本市に来場する企業の主な目的は、以下の通りです。

• 市場調査
• 商品やサービスの比較
• 新規取引先の開拓

見本市のようなイベントには業界のトレンドを押さえた製品が展示されるため、足を運ぶだけでその分野の動向を把握できます。また同じような特徴を持つ製品を一度に比較して回れるので、新規取引先を開拓しやすいのも特徴です。

2-2.目的に合致した商材を見つけることができれば、会場で商談までできる

条件に当てはまる商材が見つかればすぐに商談を行い、即決に至る可能性もあります。「すぐに導入できる商品を探している」「検討に時間をかけるのではなく、今すぐ自社の課題を解決してくれるサービスを購入したい」このように考える企業は少なくないため、似たような製品を一度に比較・検討できるイベントに来場する企業が多数です。

3.展示会・見本市で商談まで行えれば、出展者・来場者ともに満足度が高まる

展示会や見本市で発見した商品やサービスの詳細を自社に持ち帰って検討するのではなく、その場で商談まで行うことができれば、出展者・来場者の双方にとって意義のある催しになります。

3-1.展示会での商談は受注獲得への最短ルート

展示会や見本市では実物の製品を手に取って試せるため、受注につながりやすいという特徴があります。出展者側が営業担当を配置すればその場で質問に回答したり最適な導入方法などを提示したりできるため、即決に至ることも少なくありません。

出展企業・来場企業ともに取引先を開拓できれば、満足度の高いイベントになるでしょう。

3-2.受注に向けた動きが見える化できれば出展者の満足度は向上する

出展者の目的は商品やサービスのPRだけでなく、顧客を新規開拓することです。展示会や見本市の出展にどのような意義があるのか模索している企業向けに、受注化までのシナリオを可視化すれば出展意義が明確になるでしょう。

3-3.商談まで行いたいと思える商材を見つけられれば、来場者の満足度は向上する

展示会や見本市の公式ホームページから出展者情報の詳細を確認できれば、来場前に商品やサービスをリサーチできます。事前に商談まで行いたい製品を把握できるため、来場目的が明確になり満足度の向上も図れるでしょう。

4.商談が活発なイベントとは

展示会や見本市の満足度を向上させるためには、商談を活発化させることが重要です。ここでは、商談が活発に開催されるイベントの特徴を解説するので参考にしてください。

4-1.事前にサービスや商品がしっかりアピールできるコンテンツがある

展示会や見本市などイベント出展者情報で扱っている商品やサービスの詳細、導入メリットなどがわかるページが作り込まれている場合、商談が活発に行われる傾向があります。

展示内容に関する情報をリッチ化して来場者にアピールするコンテンツを作成できれば、商談の後押しになるでしょう。

4-2.来場者のニーズに合った出展者をマッチングできる機能がある

展示会や見本市に訪れる企業の多くは、情報収集だけでなく新規取引先の開拓に注力しています。出展者と来場者を事前にマッチングできれば、イベントの開催を待たずともやりとりが可能です。そのため、展示会当日はより具体的な商談を行えるようになるでしょう。

事前に出展者と来場者をつなげる機能があるイベントでは、商談の活発化が期待できます。

4-3.来場者の事前登録情報と出展者情報からWeb上でマッチングを行う

展示会や見本市の開催前にWeb上で出展者と来場者をマッチングできれば、商談の日時など詳細を決定できます。商談をスムーズに進めやすくなるだけでなく、精度の高いマッチングが成立すればイベントへの満足度も高まります。

4-4.専門家によるマッチングサポート

精度の高いマッチングには出展者と来場者のニーズを理解した専門家の存在が欠かせません。専門家によるマッチングサポートがあれば、有意義な商談の発生が期待できるでしょう。

4-5.事前予約で効率的な商談スケジュールが組める

展示会や見本市当日に商談が発生するのではなく、前もってスケジュールを組めれば出展者・来場者ともに事前準備ができます。あらかじめ商品やサービスをリサーチしたり具体的な導入方法を検討できるため、不安要素も明確になり充実した商談を行えるようになるでしょう。

5.トーガシが商談化を活発化させたイベントの実例紹介～観光ショーケースの実例紹介～

イベント総合プロデュース会社のトーガシは、展示会や見本市の開催サポートを得意としています。「よくある展示会とは一味異なるイベントを開催したい」「出展者だけでなく、来場者の満足度も高いイベントを企画したい」このような企業はぜひ弊社までご相談ください。商談を活性化させる展示会や見本市を開催する施策をご提案させていただきます。

出展者・来場者双方の満足度が高い展示会の開催に定評がある弊社が、イベントサポートに携わった例として、観光ショーケースの実例を紹介するのでご覧ください。

5-1.事前のWebマッチング施策

トーガシがご提案する出展管理システム「アドバルコネクト」は、イベント開催前に出展者と来場者のマッチングが可能です。独自のマッチング情報をベースに、需要と供給に見合ったお引き合わせを行っています。

イベント開催前に詳細を把握できるため、より有意義な商談を行っていただけるでしょう。

5-2.リッチな出展者・商品紹介で来場者にしっかりアピール

アドバルコネクトを利用し、イベントのWebページ上に出展者や商品を十分に訴求できる一覧ページを作成可能です。つまり、アドバルコネクトを導入すれば開催前からしっかり来場者にPRできるため商談の活性化はもちろん、受注につながりやすくなります。

さらに画像や動画を織り交ぜた出展者のPRページを作成できるため、来場者に伝えたい情報をしっかりアピールしていただけます。

5-3.事前入力の情報から、来場者ページに自動検出した出展者レコメンドリストを一覧表示

アプリを連携すると、来場者が来場者登録の際にシステム上で入力したお悩みと出展者がアドバルコネクト上で選択したカテゴリの情報を共有できます。この情報をベースにマッチングを行い、出展者・来場者の双方にレコメンドリストを一覧表示して商談予約をスムーズに行うことが可能です。

システム内にレコメンド機能が実装されているため、ニーズを満たした製品や企業の検索が容易になります。

5-4.チャット機能にて来場者が出展者と事前にやりとりが可能。当日のスムーズな商談へ

アドバルコネクトを導入すれば、出展者と来場者をつなぐチャット機能が利用できるようになります。展示会の事務局を通さずに直接やりとりが可能なため、当日の商談密度が高くなるでしょう。

チャットは直感的で見やすい仕様に表示されるので、展示会の出展管理システムを利用した経験のない企業も安心してご利用いただけます。

5-5.出展者側からも来場者に商談オファー可能

トーガシの出展管理システム「アドバルコネクト」の特徴は、出展者からも来場者にアピール可能な点にあります。来場企業が自ら営業先を開拓するだけでなく、出展企業が自社のブースに訪れてほしい企業に直接アピールできるためシステム上で営業活動を拡大させられます。

5-6.Webとリアル会場、双方でマッチングをサポート

アドバルコネクトは、Webとリアル会場の双方で出展者と来場者のマッチングをサポートします。マッチング手段が増えることで、出展者だけでなく来場者の満足度向上にもつながるでしょう。アドバルコネクトのマッチング機能にご期待ください。

5-7.様々な施策により、活発な商談が行われ満足度の高いイベント開催に成功

アドバルコネクトのような出展管理システムを活用することで、出展者のPRページ作成やマッチング、商談予約システムなどが利用できるようになります。このような特徴があることから、展示会の出展目的も来場目的もより具体的かつ明確になるのは想像に難くありません。その結果、満足度の高いイベント開催を実現しやすくなるでしょう。

6.イベントの開催に関する相談はトーガシまで！

商談を活性化させるイベントの施策には、最適な出展管理システムの導入が欠かせません。株式会社トーガシのアドバルコネクトは出展者はもちろん、来場者の満足度向上も図れる出展管理システムです。

Webマッチング施策やチャット機能などを活用することで展示会の出展メリットが明白になる他、商談を組みやすくなるため、出展者にも来場者にもメリットがあります。

イベント総合プロデュース会社として、大小を問わず様々な展示会や見本市の企画から運営まで携わる弊社がご提供するアドバルコネクトをぜひご活用ください。

7.「AddVal Connect／アドバルコネクト」資料ダウンロード

出展管理システム【 AddVal Connect 】は、リアルイベントに特化した《イベント満足度の向上》を支援するシステムです。システムの役割は大きく２つ。１つはWebの出展者紹介をリッチ化し、商談機会を増加させること。もう１つは書類提出や管理の手間といった事務局業務の負担を軽くすることです。
イベントの裏と表の両面をサポートする事で、来場者、出展者、主催者、事務局イベントに関わるすべての人の満足度向上を実現します。
※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。