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オンライン展示会って?オフラインとのハイブリット化ってどういうこと?

新型コロナウイルス感染症の影響により、多くの人が集まるイベントは、開催困難な状況が続いています。展示会も同様に、かつてのような大型会場等での開催は難しく、オンラインでの開催に注目が集まっています。オンラインでのイベント開催とはどのようなものなのか、オフライン開催との比較や、両方のメリットをいかしたハイブリッド型について解説します。

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1.オンライン展示会とは?

オンライン展示会とは、web配信などを通じてweb上で行う展示会のことです。以前より、IT関連企業などでは用いられてきた手法です。しかし、新型コロナウイルス感染症拡大により、多くの人を集める従来型の展示会は中止せざるを得ない状況になり、オンライン展示会が大いに注目を集めるようになりました。

オンライン展示会には、主催者が出展社を募って開催する合同展示会形式と、自社独自で開催するプライベート展示会形式があります。展示会開催や出展を検討する場合は、目的やターゲットによって形式を選択すると良いでしょう。

オンライン展示会では、オンラインならではのアプローチ方法や訴求方法が可能になります。参加者一人一人のニーズに合わせた細やかな対応ができるのもオンラインの特長です。オンラインでは実物を見せる代わりに、商品をあらゆる角度から、また内部構造に至るまでVRや3DCGを駆使して見せることができます。さらに、国内だけでなく世界各地をつないでセミナーをライブ配信したり、チャットを活用した商談やECサイトとの連携により販売を行ったりすることも可能です。

2.オンライン展示会のメリット

オンライン展示会には、オフラインの展示会にはない、さまざまなメリットがあります。オンライン展示会ならではのメリットを紹介します。

2-1.低コストで開催できる

オンライン展示会の大きなメリットは、オフライン開催に比較してコストが低く抑えられることでしょう。オフラインの展示会では、ブースのデザイン費や施工費、音響、照明、映像機材費とそれらの運搬に費用がかかります。また、スタッフや説明員は出展規模に相応の人数が必要になり、人件費は開催日数を乗じた金額になります。さらに、配布用のチラシやパンフレット、ノベルティも大量に用意することになるため、印刷費や運搬費が必要です。

ほかにも、ブース関係者の交通費、食費、廃棄物処理費など細々とした経費を見込んでおかねばならず、トータルでの出展費用はかなり高額になります。オンライン展示会であれば、これらのコストがかかりません。そのため、その分の費用をより多くの人に見てもらうためのPRや告知に回せるようになります。

2-2.時間や場所や災害の影響を受けない

オフラインの展示会では、開催時間や開催場所に制約がかかります。参加者は展示会の開催時間に合わせて、会場まで出かけなければならず、都合がつかない場合は参加できません。また、学生や会社員は平日の来場が難しいため、土日にアクセスが集中し、会場や会場周辺の交通機関が混雑することなども課題でした。

さらに、集客は天候や災害、社会情勢などにも左右されます。オンライン開催の場合は、通信環境さえ整っていれば、ほぼどのような状況下でも開催が可能です。全国どこからでも、いつでもアクセスが可能なだけでなく、会場や会場までの移動中の人の密集も避けられます。コロナ禍などの中では大きなメリットといえるでしょう。

2-3.豊富なデータ取得・分析が可能

オンライン展示会では、参加者の詳細なデータを得ることができ、さまざまなデータの集計や分析が簡単にできることも大きなメリットです。まず、オンライン展示会に参加申し込みをした時点で、参加者の年齢、職業、性別、連絡先等の個人データが確実に取得できます。そこから、その参加者がいつ来場し、どのブースで何を何分閲覧したかなど、展示会内での行動履歴を知ることも可能です。

さらに、説明会やセミナー、資料等の閲覧者数、離脱箇所もデータ化されるため、参加者の興味や関心を数値で計れます。これらのデータで、展示会の出展効果が測れるだけでなく、より集客効果の高いコンテンツ作りやプログラムの組み方など、次回に向けての改善にも活用できます。

3.オンラインイベントの開催方法

オンラインイベントを開催する際は、まずはオフラインの場合と同様に、来場者に何をどう伝えるかといった目的やテーマを明確化することが必要です。また、参加者を募ってイベントを開催する以上、普段ホームページに掲載しているような内容ではなく、プレミアム感のある情報や、目玉となる企画も準備するべきでしょう。

セミナーやプレゼンテーション、配信用の動画などは参加者の興味をそそるようなラインナップとプログラム構成を組み、オンラインならではの見せ方を工夫することでオフラインとの差別化を図りましょう。

さらに、多くの参加者を集めるためのイベント開催告知も必要です。自社サイトへの掲載はもちろんのこと、自社で保有している顧客リストや取引先リストなどを活用して、参加してほしい相手への招待状送付、SNSでの周知、プレスリリース配信などあらゆる手立てを駆使して集客を行いましょう。

イベント当日は、ライブ配信コンテンツをタイムテーブル通りに進行しながら、配信トラブル等の突発的な事態に対応できる体制を整えておく必要があります。チャット機能などで参加者とコミュニケーションを図ることで、参加者のニーズや不満などが把握できます。
イベント終了後は、参加者にお礼メールやメルマガによる情報提供などのアフターフォローを行いましょう。また、参加者のデータから見込み客の確度を分析し、確度に応じた迅速かつ的確な対応を取ることで、新規顧客の獲得など結果に繋がりやすくなります。

4.オフラインイベント(リアルイベント)の方が優れている点も

コロナ禍により、注目を集めることになったオンラインイベントですが、さまざまなメリットがある一方で、オフラインには及ばない点も多々あります。

これまでリアルで開催してきた展示会を、初めてオンラインにする場合は、サイトやシステムをゼロから構築しなければなりません。相応の知識や経験がない場合は、スキルのある人材を新たに雇用したり、外注先を選定して発注したりするしかありません。いずれにしても時間や手間がかかります。また、双方向のコミュニケーションツールを使うとしても、リアルイベントのように相手が醸し出す微妙な空気感を掴むのは困難です。

リアルイベントとしての展示会のメリットのひとつに、たまたまブースを通りかかった参加者が興味を持ってくれたり、プレゼンテーションなどを熱心に聞いてくれたりしている人に直接アプローチできることがあります。また、実際の展示物や商品を見て、手に取ってもらうこともできます。リアルな体感でしか伝わらないものは少なくありません。参加者の生の反応、手応え、心の動きなど、データでは読み取り切れないものが、実際の現場にはあるのです。

5.オンラインとオフラインの「ハイブリッド化」

オンラインならではのメリットが広く認識され始めたオンライン展示会は、今後はますます増加していくでしょう。しかし、従来通りのイベントや展示会の存続を熱望する声も、主催者側と参加者側の双方から高まっています。こうしたことから、これからの展示会は、「オンライン/オフライン」それぞれの良さを活かしたハイブリッド型の展示会が主流になることが予想されます。

以前から、自社のホームページ上でイベント告知やイベント用の動画やプログラムを予告編として掲載する手法はありました。今後はオンラインイベントをプレイベントや別会場イベントとして位置づけ、動画などで情報発信を行いながら熱量の高い見込み客やリアルへの期待感を醸成し、オフラインイベントへつなげるようになるでしょう。

従来のオフラインイベントは、参加者のニーズを探りながらも、出展企業側が発信したい内容に偏りがちでした。しかし、ハイブリッド化することで、双方のニーズが合致するブースを作り上げることも可能です。また、すでに一般化しているオフラインイベントのライブ配信も、今後は双方向のコミュニケーション機能をより強化し、ライブ配信中に商談や契約、販売などができるようなシステムの構築も進むでしょう。

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