オンライン展示会「3つのメリット」とハイブリット開催の可能性

新型コロナウイルス感染症の影響により、多くの人が集まるイベントは、開催困難な状況が続いています。展示会も同様に、かつてのような大型会場等での開催は難しく、オンラインでの開催に注目が集まっています。オンラインでのイベント開催とはどのようなものなのか、オフライン開催との比較や、両方のメリットをいかしたハイブリッド型について解説します。

1.オンライン展示会とは？

オンライン展示会とは、web配信などを通じてweb上で行う展示会のことです。以前より、IT関連企業などでは用いられてきた手法です。しかし、新型コロナウイルス感染症拡大により、多くの人を集める従来型の展示会は中止せざるを得ない状況になり、オンライン展示会が大いに注目を集めるようになりました。

オンライン展示会には、主催者が出展社を募って開催する合同展示会形式と、自社独自で開催するプライベート展示会形式があります。展示会開催や出展を検討する場合は、目的やターゲットによって形式を選択すると良いでしょう。

オンライン展示会では、オンラインならではのアプローチ方法や訴求方法が可能になります。参加者一人一人のニーズに合わせた細やかな対応ができるのもオンラインの特長です。オンラインでは実物を見せる代わりに、商品をあらゆる角度から、また内部構造に至るまでVRや3DCGを駆使して見せることができます。さらに、国内だけでなく世界各地をつないでセミナーをライブ配信したり、チャットを活用した商談やECサイトとの連携により販売を行ったりすることも可能です。

2.オンライン展示会のメリット

オンライン展示会には、オフラインの展示会にはない、さまざまなメリットがあります。オンライン展示会ならではのメリットを紹介します。

2-1.低コストで開催できる

オンライン展示会の大きなメリットは、オフライン開催に比較してコストが低く抑えられることでしょう。オフラインの展示会では、ブースのデザイン費や施工費、音響、照明、映像機材費とそれらの運搬に費用がかかります。また、スタッフや説明員は出展規模に相応の人数が必要になり、人件費は開催日数を乗じた金額になります。さらに、配布用のチラシやパンフレット、ノベルティも大量に用意することになるため、印刷費や運搬費が必要です。

ほかにも、ブース関係者の交通費、食費、廃棄物処理費など細々とした経費を見込んでおかねばならず、トータルでの出展費用はかなり高額になります。オンライン展示会であれば、これらのコストがかかりません。そのため、その分の費用をより多くの人に見てもらうためのPRや告知に回せるようになります。

2-2.時間や場所や災害の影響を受けない

オフラインの展示会では、開催時間や開催場所に制約がかかります。参加者は展示会の開催時間に合わせて、会場まで出かけなければならず、都合がつかない場合は参加できません。また、学生や会社員は平日の来場が難しいため、土日にアクセスが集中し、会場や会場周辺の交通機関が混雑することなども課題でした。

さらに、集客は天候や災害、社会情勢などにも左右されます。オンライン開催の場合は、通信環境さえ整っていれば、ほぼどのような状況下でも開催が可能です。全国どこからでも、いつでもアクセスが可能なだけでなく、会場や会場までの移動中の人の密集も避けられます。コロナ禍などの中では大きなメリットといえるでしょう。

2-3.豊富なデータ取得・分析が可能

オンライン展示会では、参加者の詳細なデータを得ることができ、さまざまなデータの集計や分析が簡単にできることも大きなメリットです。まず、オンライン展示会に参加申し込みをした時点で、参加者の年齢、職業、性別、連絡先等の個人データが確実に取得できます。そこから、その参加者がいつ来場し、どのブースで何を何分閲覧したかなど、展示会内での行動履歴を知ることも可能です。

さらに、説明会やセミナー、資料等の閲覧者数、離脱箇所もデータ化されるため、参加者の興味や関心を数値で計れます。これらのデータで、展示会の出展効果が測れるだけでなく、より集客効果の高いコンテンツ作りやプログラムの組み方など、次回に向けての改善にも活用できます。

3.オンライン展示会のデメリット

コロナ禍により、注目を集めることになったオンライン展示会ですが、さまざまなメリットがある一方で、デメリットも少なくありません。

3-1.サイトやシステムの構築が必要

これまでリアルで開催してきた展示会を、初めてオンラインにする場合は、サイトやシステムをゼロから構築しなければなりません。相応の知識や経験がない場合は、スキルのある人材を新たに雇用したり、外注先を選定して発注したりするしかありません。いずれにしても時間や手間がかかります。

3-2.臨場感や体験価値の提供が難しい

また、双方向のコミュニケーションツールを使うとしても、リアルイベントのように相手が醸し出す微妙な空気感を掴むのは困難です。また、実際の展示物や商品を見て、手に取ってもらうこともできます。リアルな体感でしか伝わらないものは少なくありません。参加者の生の反応、手応え、心の動きなど、データでは読み取り切れないものが、実際の現場にはあるのです。

3-3.偶然の出会いが起きづらい

展示会のメリットのひとつに、たまたまブースを通りかかった参加者が興味を持ってくれたり、プレゼンテーションなどを熱心に聞いてくれたりしている人に直接アプローチできることがあります。この点も、リアルの展示会の方が優れているといえます。

4.オンライン展示会で提供できるコンテンツ

商品やサービスの紹介動画をお持ちであれば、YoutubeやVimeoなどの無料の動画配信サービスへアップロードし、オンラインイベント・展示会上に展開すれば、制限なしにプロモーションできます。ウェビナーのような形で配信するのも良いでしょう。

また、VRや３DVR、360°画像や360°動画などの最新の技術を活用したブース制作もかのうです。さらにそれらのコンテンツをアーカイブとして保存でき、プロモーション素材として二次的に活用することができます。今まで必要性を感じていながらも、なかなかできなかった催事の実施記録としても、空間全体を簡単に把握できる360度画像などは強い味方になるでしょう。※下記クリックすると再生、ポイントや、矢印で移動できます。

5.オンライン展示会の種類

オンライン展示会の種類は合同展示型と自社完結型に大別されます。

5-1.合同展示型

合同展示型の場合は、ひとつの展示会場に様々な出展者のブースが並びます。オンラインですから、主催者の作成したウェブサイト上にバーチャルのブースが並ぶ形です。多くのサービスを比較検討できる点から参加者が集まりやすいこと、主催者に集客やプラットフォーム制作を任せられることはメリットですが人気・目玉のブースに人が流れやすい懸念点もあります。

5-2.自社完結型

自社完結型の場合は、いわゆるオンラインでプライベートショーを開く形になります。合同展示と異なり集まる参加者は自社に興味を持ち、自社の説明を聞いてくれる人であることは確かです。しかし、自社で開催する分、集客や制作など来場者対応以外の部分に丸ごと責任が生じる点は難しさとなります。

6.オンライン展示会の相場

オンライン展示会にかかる費用の相場はケースバイケースで、10万円程度の安価なものから1000万円程の規模になるものまであります。出展料だけでなく、出展に付随する費用が関わる場合もありますが、いずれも費用だけでなく得られる効果についての検討が求められます。
少なくとも、「オンラインだから安い」とは限らず、オンラインだから効率が良いとも限らないため展示会でのリード獲得を考えているなら、一度イベント会社に相談することをお勧めします。

7.オンライン展示会開催・出展の流れ

それでは、オンライン展示会開催の流れを紹介します。

7-1.展示会の選定・企画

出展する場合は、どの展示会にするかを選びます。自社で開催する場合には企画を行います。当然ですが、自社開催の方がスケジュールや結果などがシビアに問われます。また、この段階で「なぜ、オンライン開催するのか？」を言語化できるようにしておきましょう。

7-2.コンテンツの作成

展示会のコンテンツを作成します。どのようなブースにするか、ブース内では何を行うか、オンラインだからこそできることは何か？など、出展する企業はどこも考えています。その中でも目立つコンテンツ制作が展示会で成果を得る鍵となります。
制作したコンテンツや使用するプラットフォームについてのテストは欠かせません。当日トラブルのリスクは減らしておきましょう。

7-3.集客

展示会には、参加者が必要です。出展という形であっても参加者を増やせるよう積極的な情報発信を行っていきましょう。プライベートショーや合同展示主催の立場であれば集客のスケジュール全体を考える必要があります。

7-4.本番

オンライン展示会の場合、本番の対応はオフラインに比べて少なくなる場合があります。ただし、ライブ配信を行う場合は当日対応のコストが多くなります。また、展示会を通じての問い合わせにもスムーズな対応が求められます。必ず担当者を決めておきましょう。当日対応で迷わないためには運営マニュアルの用意が望ましいです。

7-5.アフターフォロー

展示会で大切なのはフォローです。イベント終了後は、参加者にお礼メールやメルマガによる情報提供などのアフターフォローを行いましょう。また、参加者のデータから見込み客の確度を分析し、確度に応じた迅速かつ的確な対応を取ることで、新規顧客の獲得など結果に繋がりやすくなります。いずれにせよ、熱が冷めないうちのアプローチが有効です。

8.オンライン展示会開催における注意点

オンライン展示会を開催するなら以下の点に注意しましょう

8-1.目的とテーマを明確にする

オンラインイベントを開催する際は、まずはオフラインの場合と同様に、来場者に何をどう伝えるかといった目的やテーマを明確化することが必要です。また、参加者を募ってイベントを開催する以上、普段ホームページに掲載しているような内容ではなく、プレミアム感のある情報や、目玉となる企画も準備するべきでしょう。

8-2.展示ブース以外のコンテンツも用意する

オンラインは疑似体験の提供がどうしても難しいので、セミナーやプレゼンテーション、配信用の動画などは参加者の興味をそそるようなラインナップとプログラム構成を組み、もう一つプラスの要素を追加する、例えばVRやARのコンテンツを用意したり、オンラインならではの見せ方を工夫することでオフラインとの差別化を図りましょう。事前にサンプルを郵送するなどもいいかもしれません。

9.オンライン展示会は、プラットフォームの利用がおすすめ

オンラインプラットフォームとは、オンラインでの展示会を効果的に実施できる専用ツールのことです。展示会に適した仕様となっているため、展示会に求められる便利な機能が多いのが特徴といえるでしょう。例えば、事前登録用のフォームや質問などに欠かすことができないチャット機能、さらにログ解析などもできるようになっています。そのうえ、YouTube LiveやZoomなどと連携しての動画配信やウェビナーの開催も可能です。

10.オンラインイベントの事例「トーガシ編」

ここで株式会社トーガシのオンラインイベントの事例を2件ご紹介します。

10-1.【観光ショーケース】　

イベント概要は、「旅の力で日本を元気にする展示会」をテーマに、観光をメインとしている団体、企業様、そして「旅行」をキーワードに活動されている出展者様、また当イベントの意義にご賛同、開催を応援いただける企業様を一堂に会し、新たなビジネスチャンスを創造することを目的とした展示会です。
イベントのポイントはリアルイベントとオンラインイベントの融合型で、特にWEBの施策では、展示会イベントの一番重要な目的である、

という課題をクリアするために

・出展者検索/商品・サービス検索：リンク
・企業マッチングシステム：リンク

を導入、運用しており、リアル/オンライン共に展示会のニーズを満たすものとなっています。

10-2.【HVAC&R JAPAN 2022・第42回冷凍・空調・暖房展】　

ヒーバックアンドアールジャパン・第42回冷凍・空調・暖房展の概要は「HVAC&Rには未来の答えがある」をメインテーマとし、最先端の省エネ技術や新冷媒技術、ZEB/ZEH、BEMS/HEMS/FEMSなどにみられるエネルギーマネージメント技術、IoTやAI技術等を活用した最新の環境配慮型製品及びシステム等を一堂に展示、「より良い冷凍・空調・暖房環境を創造し、より多くの皆さまに提供し続けたい」という主催者の思いがカタチになったものとなっています。

HVACの見どころのとして、リアル展示会終了後も「アフターイベント」としてオンライン上にて、出展企業の紹介の他、リアル会場の様子がわかる

など、多彩なプログラムが用意され、オンラインイベントのメリットの一つである、時間に縛られない新しいカタチを提示しているイベントです。

11.ハイブリッド展示会でオンライン＋リアルの相乗効果！

オンラインならではのメリットが広く認識され始めたオンライン展示会は、今後はますます増加していくでしょう。しかし、従来通りのイベントや展示会の存続を熱望する声も、主催者側と参加者側の双方から高まっています。こうしたことから、これからの展示会は、「オンライン／オフライン」それぞれの良さを活かしたハイブリッド型の展示会が主流になることが予想されます。

以前から、自社のホームページ上でイベント告知やイベント用の動画やプログラムを予告編として掲載する手法はありました。今後はオンラインイベントをプレイベントや別会場イベントとして位置づけ、動画などで情報発信を行いながら熱量の高い見込み客やリアルへの期待感を醸成し、オフラインイベントへつなげるようになるでしょう。

従来のオフラインイベントは、参加者のニーズを探りながらも、出展企業側が発信したい内容に偏りがちでした。しかし、ハイブリッド化することで、双方のニーズが合致するブースを作り上げることも可能です。また、すでに一般化しているオフラインイベントのライブ配信も、今後は双方向のコミュニケーション機能をより強化し、ライブ配信中に商談や契約、販売などができるようなシステムの構築も進むでしょう。

12.効果的なオンライン展示会のために！プロのトータルサポートを

新しい時代への過渡期である今こそ、新たな展示会の手法を模索しておく必要があります。ノウハウやスキルがない場合は、リアルイベントでの経験が豊富で、オンラインでの実績もある株式会社トーガシにサポート依頼してみるのもおすすめです。株式会社トーガシは、イベントの際に必要な企画、デザインから現場の施工、当日の運営まで承っております。新しい時代の展示会は、トータルサポートのできる当社にぜひご相談ください。

また、トーガシでは、オンラインイベントのご提案はもちろんのこと、会場手配から運営代行、告知施策までイベントに関わる業務を総合的にサポートいたします。初めてのセミナー開催での不安や課題を解消いたしますので、まずはお気軽にご相談ください

13.【無料DL】イベントのハイブリット化とリジェネレーション

コロナ禍により変化したイベントの開催方法をスタイル別で解説し、この先の展望を「withコロナ時代　ハイブリット化するイベント展示会とリジェネレーション」と題したホワイトペーパーを作成いたしました。ぜひご利用ください。
※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。