検討すべき!イベントはレンタル什器がおすすめの理由とは?

「什器」とは、商品やカタログなどの展示に用いる棚や台などを指します。
イベントや展示会を開催するにあたり、会場の設営には多数の什器が必要となります。来場者に商品をよりよく見せ、より訴求させるためにも、什器の選定は展示会を開催する上で最も重要な準備のひとつです。

イベント用什器は自社で購入・保管する場合と、レンタルでまかなう場合があります。それぞれメリットはあるものの、トータルで検討するとレンタルの方がメリットは大きいといえます。
この記事では、イベント用什器のレンタルをおすすめする理由や、レンタルする際の注意点、イベント用什器の主な種類と概要を紹介します。

1.イベント用什器のレンタルをおすすめする理由

什器を購入せずにレンタルすると、以下のようなメリットがあります。

1-1.良い什器は購入すると高額

イベントは来場者に新商品やサービスを訴求する場であるため、商品や企業イメージに合わせた演出をして良い印象を与えたいものです。
カタログや商品を置く棚であっても、企業イメージを損なわないような質のよいものが望ましいですが、それ相応のものを揃えるとなると購入費用も高額になります。
品質のよい什器はレンタルするのが最もリーズナブルな解決方法といえるでしょう。

1-2.レンタル什器は保管が不要

自社で購入した什器は、自社で保管する必要があります。イベント開催に使用する什器は種類や数が多く、大型のものも少なくありません。什器の購入費用そのものだけでなく、社内で保管するとスペースが取られることや、倉庫に預けた場合の保管料も考慮するべきでしょう。

1-3.レンタル什器は修理・メンテナンスが不要

自社で購入した什器は、メンテナンスや修繕も自社で行うこととなり、イベント担当者の業務負担がさらに大きくなります。
什器をレンタルすれば、破損チェックやクリーニングにかかる時間と人件費を削減する効果も期待できます。

1-4.レンタル什器で設営作業の負担を軽減

什器を保管場所からイベント会場に梱包・発送する手間と費用は決して少なくありません。輸送中の破損を避けるには、梱包・発送作業にはかなりの手間と時間がかかります。宅配業者に依頼した場合の輸送費や自社の車で運送する場合の人件費も、什器を自社で購入する場合のコストとして考慮するべきでしょう。

1-5.イベント規模や内容に応じた什器の手配が可能

頻繁にイベントを開催している会社でも、毎回内容が同じということはまずありません。イベント開催の目的や規模によって、必要となる什器の数量は変わってきます。自社で什器を持つ場合、足りなくなるケースも想定されます。一方で大きなイベントに合わせて大量の什器を保有するのは無駄が多く、イベントの内容に応じて適切な数量やデザインの什器をレンタルする方が効率的です。

1-6.万が一の時、レンタル会社のサポートが期待できる

イベントの準備中や最中に什器の破損が見つかって使用できない場合、自社の備品であればイベント運営で多忙の中で新しい什器を準備する負担がかかることになります。レンタル品なら代替品の手配なども迅速に対応してもらえます。レンタル品を利用することで万が一のトラブルの“保険代わり”になるのです。

1-7.いつでもきれいな什器を使用できる

どれだけ丁寧に扱っても、使用するうちに什器も経年劣化します。古く汚れた什器を使用しては展示効果に影響がでかねません。
レンタルなら、専門のスタッフによるメンテナンスが常になされているため、劣化等の心配がありません。

2.レンタルはサスティナブル!SDGsも意識しよう!

展示会に限らずイベントは、短期間で仮設のものがほとんどです。その短期間のイベントのために新規で作成しても、イベント終了後に廃棄処理することになります。繰り返し使えるレンタル什器はサスティナブルですし、SDGsという観点でも有益です。

また、システム部材を使用した組み立て式の什器や、展示会ブースなども多く存在しており進化していますのでプロに相談してみましょう。

3.イベント什器をレンタルする際の注意点

この章では、イベント用の什器をレンタルする際の注意点を紹介します。

3-1.イベントや展示会の設営も行っている会社を探す

イベントや展示会の設営を行っている会社であれば、イベント内容や規模、設営に関する会場の規定などを熟知しています。また、これまでの数ある展示実績から、企業特性に合わせた展示レイアウトの提案もしてもらえます。

3-2.イベントの詳細が決定したら早めに手配する

什器レンタル会社の多くは、イベントの1週間前といった直前の注文にも対応が可能です。しかし、イベント直前の手配では

・希望していた什器に先約があって借りられない
・破損のため貸し出し中止

などのトラブルが起こりがちです。
どんな什器が必要か、おすすめの什器はないかなど、専門家のアドバイスを受けられる点からも、イベント用什器はイベントの日時や内容が決まった段階から早めに提案依頼・手配することをおすすめします。

3-3.設営まで対応してもらえるかどうか確認

什器の設営もやってくれるか、どこまで設営してもらえるのか、によって主催者の負担は大きく変わります。レンタル会社を選定する際に必ず確認しましょう。

3-4.配送条件や料金の確認

レンタルした什器は、イベント会場に直納してもらうと効率的です。レンタル会社が直納に対応していない場合や、直納対応をしていても配送可能なエリアが限られるケースもあるので、事前に確認しましょう。
また、イベントの開催時間によっては早朝や夜間の搬入が必要な場合もあります。

・配送可能時間
・早朝・夜間搬入に特別料金がかかるか

についても確認を取った上で、イベント開催に支障なく搬入ができるレンタル会社を選びましょう。

4.イベント用レンタル什器の例

4-1.ベーシックな木目調什器

ディスプレイ什器木目調で落ち着いた雰囲気のベーシックな什器です。バッグや衣類、服飾雑貨などの展示に適しています。
展示品に応じてホワイトも選ぶことができます。

4-2.フレームが細く展示品が見やすい什器

ディスプレイ什器フレーム部分が細く、商品ディスプレイを邪魔しません。先端や脚部分のボール状の装飾で、かわいらしさも演出できます。

4-3.照明つき什器

ディスプレイ什器照明がセットになった什器です。白い塗装で清潔感があります。照明部分全面には社名や商品名のロゴを入れることができ、イベントや展示会場での宣伝効果が抜群です。収納棚があるので会場内での整理整頓にも役立ちます。

4-4.折り畳み式什器

ディスプレイ什器細く鋭角なフォルムのフレームがシャープな印象を与えます。折り畳み式で一人でも設置可能な点もイベントや展示の際に便利です。

5.まとめ

イベント展示に使用する什器でレンタルをおすすめする理由やレンタル什器の一例をご紹介しました。
展示会やプライベート展などのイベントは、企業にとってブランド認知や新規顧客を獲得する絶好の場です。その時々の空間やコンセプトに合わせたレンタル什器を利用することで演出の幅を広げ、有意義な商談につなげていただきたいと思います。

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