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セミナー進行のやり方は?司会者の台本作りやスタッフの事前準備・当日の運営まで解説

セミナーは自社商品の宣伝をする場にもなる、貴重なイベントです。
よって、いかに円滑に進むかどうかがセミナーを進行する上で大事なポイントになってきます。

本記事の内容は、セミナーで重要な役割を果たす司会者、さらには運営に関係する方々に向けたものになっています。
本記事を参考に事前準備や当日の運営まで滞りなく進めていきましょう。

セミナーの司会進行の役割

まずは、セミナーにおいて重要な司会進行の役割について解説します。

セミナーにおける司会者の役割は、タイムスケジュールに沿って進めるだけではありません。
講演者、聴衆を含めた会場全体の雰囲気を盛り上げるのも、司会者の大切な仕事であり、全体をコントロールする役割もあります。

セミナー進行の台本・原稿は事前に作っておく

セミナーの司会者は重要な役割を担いますので、事前の準備がポイントとなります。

台本・原稿を事前に作っておくと安心できる

話す内容については事前に台本や原稿を作っておくと安心材料になります。

台本・原稿の作り方

台本や原稿は、以下のように作成していくと効果的です。

会場案内と注意事項

会場案内と注意事項は、参加者とのトラブルを防ぐためにもしっかり伝える必要があります。
ポイントは、主に会場の使い方について説明する原稿にすること。
非常口やトイレの場所、飲食、喫煙などについて案内しましょう。

開会時の挨拶

第一印象はセミナーにおいても重要です。
開会の挨拶がバッチリ決まれば、セミナーも気持ちよくスタートできるでしょう。

「本日はお集まりいただきありがとうございます。
本日司会を務める〇〇です」
と参加者への感謝の言葉、自己紹介を入れます。

休憩時間の案内

長時間のセミナーとなると、途中で休憩を入れることが多いです。
休憩を挟む場合は、休憩時間とセミナー再開時刻をしっかりとアナウンスします。

飲食や喫煙を考える参加者もいると思いますので、再度、会場の使い方を説明するとトラブル防止につながるでしょう。

閉会時の挨拶

セミナー終了後は参加者や講演者への感謝を表して挨拶します。
アンケートを書いてもらう場合は提出を促す言葉も入れてください。
席に置いたままでいいのか、専用のボックスに入れるのかなど、提出方法についても案内します。

台本や原稿を見ないで話せるようにする

原稿や台本を作ったとしても、最終的に見ないで話せるようにしましょう。
ただ、セリフを覚えるように一字一句暗記すると、急なアクシデントに対応しにくいものです。
どのようなことを伝えるのかをポイントとして覚えておくといいでしょう。

セミナー進行の話し方

セミナーの司会者は参加者をうまく巻き込んで、雰囲気を盛り上げていく必要があります。
そのためには、単に話すだけではなく話し方にも工夫しましょう。

ここからは、どのような話し方が効果的なのかを解説していきます。

参加者の目を見て話す

コミュニケーションの基本でもあるアイコンタクトはセミナーでも重要です。
会場には多くの参加者がいますので、手前の席、奥の席、右側の席、左の席と視線を変えてみましょう。

参加者一人一人に訴えかけていくように目線を投げることがポイントです。

背中は向けない

何かしらのアクシデントがない限り、参加者に背中を向けることは避けましょう。
アイコンタクトができませんし、誠意も感じにくくなります。
また、背中を向けて話すと声も通りにくくなるでしょう。

参加者の方に体を向けて話すことを忘れないでください。

重要なことは複数回話す

重要なことは複数回話すと、参加者の印象に残ります。
例えば、会場の案内で「大切なお知らせですので、繰り返します」と断ってからもう一度伝えてみましょう。

ただし、何度も繰り返すと参加者も不快に感じる可能性があるので、2回程度にします。

一方的な話をせず、参加者にも問いを投げかける

セミナー参加者に積極的な態度で聞いてもらうには、問いを投げかけるのが効果的です。
問いかけた後に、少し間を置いて参加者とアイコンタクトを取ってみるのもいいでしょう。

参加者の集中が途切れそうな、セミナー中盤に問いを投げかけながら進めてみると有効です。

ボディーランゲージを用いる

振り手振りを入れると、参加者の意識が集まります。
興味を引くには効果的です。

ただし、頻繁にボディーランゲージを入れると不自然に感じますので注意しましょう。

正しい姿勢ではっきりと話す

セミナーではマイクを使うことがほとんどですが、声が小さいと会場の奥まで聞こえない可能性があります。
背筋を伸ばし、顎を引いて会場全体に届く声を出しましょう。

セミナー会場の選び方

セミナーは会場選びも大切です。
集客にも影響しますので、セミナーの目的を踏まえて参加しやすい場所を選ぶことがポイントになります。

最寄りからの距離

セミナー会場が郊外にあると、参加者も移動が大変になります。

駅から徒歩5〜10分程度で到着できる会場がいいでしょう。
地方で行う場合は、十分な駐車スペースのある会場を検討してください。

周辺環境

長時間のセミナーで途中に昼食や休憩を挟む場合、コンビニを利用する参加者も多いでしょう。
よって、会場周辺にコンビニなどのお店があると便利です。

セミナー運営側としても、筆記用具を忘れた参加者に購入して用意でき、アクシデントにも対応できます。

レンタル品や備品、インターネット環境

会場により備品の貸し出しがなかったり、使いたいものがなかったりします。
レンタル料が発生するケースもありますので、事前に確認しておきましょう。

会場により、レンタル品や料金は様々です。
前もって確認してください。

また、参加者がパソコンを持ち込むセミナーではインターネット回線も必要です。
無線、有線のどちらで接続できるのか、有料か無料かもチェックします。
併せて、コンセントの数も確認しましょう。

内装やレイアウト

会場の内装やレイアウトを考えるためには、下見や確認が必要です。

会場がわかりやすいように外に看板を出しているのか、駐車場はあるのかなどもチェックポイントです。
セミナー風景を自社のホームページなどで発信する場合は、天井が高めで照明が明るい部屋がいいでしょう。

その他にも、来場の際の動線、受付や誘導看板の設置位置、客席レイアウトをどうするかもシミュレーションしてみましょう。

招待したお客様が気持ちの良い施設であるかもポイントです。

セミナー当日の運営

会場が決まったら、いよいよセミナー当日の運営について考えます。
セミナーを成功させるために、次のことを念頭に置いて運営しましょう。

開場まですること

セミナー開始までは以下のことをします。

セミナーの流れを打ち合わせ

司会者、運営スタッフ、テクニカルなど、各部門での動きを理解し的確な行動が取れるよう、役割や動きの情報共有を行います。

その他、参加者が来場した際に、スタッフであることが判断できるように名札や腕章などを身につけましょう。

会場施工

会場設備の担当者と連携を取りながら、セッティングをしていきます。

セミナーの内容により、机・椅子の設置をしていきます。
通常のセミナー・講演会はスクール形式が一般的ですが、参加者同士で作業をしながら行うワークショップ形式などもあります。

2部構成でレイアウトを転換するという形式もありますので、セミナーの趣旨に応じてレイアウトを考えましょう。

リハーサル

セミナー開催に先立ち、社内で綿密なタイムテーブルを作り、シミュレーションを行うとよいでしょう。
そして、会場でも再度リハーサルを行います。

講演者と参加者の位置取り、司会者の立ち位置、運営スタッフの配置、タイムテーブルなどを確認します。

機材のチェック

音響設備やパソコン、プロジェクターの動作確認を行います。
電源コードなどの配線関係は、安全面を考えてテープで養生しておきましょう。

パソコンを使用する場合はメールソフトやソフトウェアのアップデート、スクリーンセイバーが起動しないように設定します。

講演者への対応

講演者が登壇する場合は、講演者と流れを打ち合わせしましょう。
立ち位置やスクリーン、ホワイトボードの位置、ポインタ操作などを確認します。
また、講演者の動きに合わせて、スタッフがどのように対応するかを事前に把握します。

開場〜セミナー開始までにすること

来場時間までにリハーサルなどを済ませたら、開場して参加者の受付を行います。
受付がスムーズに行えないとセミナー開始に影響が出るため、参加者の受付は迅速な対応が求められます。

参加者の受付と誘導

スムーズな受付のために、会場の外にも誘導スタッフを配置して案内すると効果的です。
ビルの入り口や受付に通じる階段、エレベーター付近などにもスタッフがいると動線がわかりやすいです。
受付が済んだ後に会場内で席まで案内するスタッフも配置しましょう。

受付スタッフは名簿で参加者をチェックして、資料やノベルティなどの配布物を渡します。

当日の出欠や遅延などの連絡、忘れ物、急患など、イレギュラーなことへも対応できるよう、事前に想定して準備する必要があります。

アンケートの実施

セミナーではアンケートの実施を予定することが多いでしょう。
回収したアンケートは次回セミナーの活かす材料になったり、営業資料になったりします。

セミナー開始前や終了間際に時間を確保して、参加者にアンケート記入してもらいましょう。

セミナー終了後にすること

セミナーが終わったら、次のことを行います。

参加者名簿の集計

セミナーの参加者をカウントします。
その際に、事前告知数、申込数、当日の参加者数を記録しておきましょう。

事前予約数と当日参加者数の割合や、アンケート結果を元に考察をします。

個別相談会の実施

参加者はセミナーの最中にはなかなか質問しにくいものです。
セミナー終了後に相談会や親睦会などを開催すれば営業活動になります。

セミナー中の質疑応答だけではなく、相談会も開くとセミナー参加者の満足度が上がるでしょう。

まとめ

上記で説明したように、セミナー開催には、事前準備、当日運営、終了後フォローと、それぞれに重要な準備があり、成功のためにはどれも不可欠です。

それらの流れを念頭に置き、セミナーを成功させましょう。