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展示会とは~展示会の種類と出展までの流れ~

展示会とは、企業等が商品・製品を販売するために販売先(バイヤー)と商談を 行ったり、市場動向(ニーズ)等の情報収集・情報交換等を行う場です。 展示会には、展示会を主催する者(主催者)、展示会に出展し商品・製品を販売 する者(出展者)、展示会で商品・製品の品定めを行い購入の判断を行う者(来場 者)、展示場所有者、その他の関連産業が関わります。展示会は、目的によって種類が異なりますので、どのような特徴を持っているかを把握することが大切です。展示会の目的を明確にすることで、出展での準備や実施、主催する場合のプランニングなどをスムーズに進めることができるようになります。ここでは、展示会の種類や合同展示会に出展したときのメリット、展示会を自社で開催する際の簡単な流れについて紹介します。

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1.展示会とは?その目的は?

そもそも展示会とはどのような目的で、どのようなことを行うのでしょうか。展示会は、企業出展者が自分たちの商品やサービスを紹介し、顧客を獲得する場を提供しているイベントです。一つの展示会では、大きなテーマが決められており、テーマに沿って出展者は商材を用意します。来場者は、テーマから自分たちが欲する商品やサービスを期待して足を運んでいます。例えば合同展示会の場合、メーカーや卸業者が新製品や既存製品を来場者へ向けて紹介し、新たな商談を獲得するためのイベントといえるでしょう。

テーマにあわせた商材を持つ企業が集まっているため、来場者は展示会のテーマに関連したニーズを持っている可能性が高くなります。出展企業テーマに興味を持つ来場者に対して自社の商材を紹介することで、確度の高い顧客を獲得することが期待できるのです。全国各地でさまざまな規模の展示会が、年間を通じて数多く開催されます。 新規顧客の獲得だけでなく、プロモーション活動としてブランディング、新サービスの情報発信のために展示会出展を取り入れている企業は少なくありません。

2.日本の展示会市場

展示会はどのくらいあるのか?

日本では年間およそ800件(2019年時点、原則として企業のプライベートショーおよび即売会は除く)ほどの展示会が開催されています。「産業機械・機器全般」、「計測・分析・検査・試験機器」、「電気・電子・通信・半導体」、「環境・エネルギー」「食品・飲料・厨房関連等」等、様々な業界で開催されており、基本的にはBtoBの企業や団体が顧客となることがほとんどでしたが、近年ではBtoBtoCの展示会も増えてきました。そうした場合、ビジネスデーと一般デーを分ける、会場を別に設けるなどして来場者を整理しています。

展示会にはどんな人がくるのか?

BtoBがメインの展示会の場合、大半は製品や商品、サービスの情報収集をし自社への導入を検討するような立場にある管理職の社員や、展示会のテーマに惹かれ、情報収集を目的として来場する中堅社員(20代後半~30代後半)などが多いようです。なんとなく良いものがないか探しに来場する人も多く、出展企業はブースの作りやデザインなど目を引く仕掛けが必要になってきます。

展示会はどんな場所で開催されるのか?

関東では、東京国際展示場(東京ビッグサイト)、幕張メッセ、東京国際フォーラム、横浜国際平和会議場(パシフィコ横浜)、中部では愛知県国際展示場(Aichi Sky Expo)、名古屋国際展示場(ポートメッセなごや)関西ではインテックス大阪(大阪国際見本市会場)などがあります。

3.展示会の種類

展示会の種類は、目的や対象来場者によって特徴が異なります。ここでは4つの展示会の種類を簡単にご紹介します。

    • 合同展示会

展示会と聞いてまずイメージするのが、合同展示会ではないでしょうか。東京ビックサイトをはじめ、主要都市の大型展示会場で、開催されています。例えばIT業界では「情報セキュリティ」「IoT」といったテーマを軸に関連する企業が出展するのが一般的です。それぞれのテーマに興味を持つビジネスマンが来場するほか、市場の情報収集をする同業者も集まります。 合同展示会では、BtoBの商談や買いつけが活発に行われる傾向です。同業者同士での協業相談も多く、市場全体を通したビジネスチャンスが展示会場内に集まります。自社製品のアピールや他社の情報のリサーチを中心に活動が行われます。

    • 動員催事・セール展示即売会

会場で、実際の商品を売買することを目的にしているのが、動員催事やセール展示即売会です。全国伝統家具市や、ファッションブランドのファミリーセールなど、会場商品を直接売買することが目的になります。そのため、多くの場合BtoCのビジネスで活用される傾向です。複数企業が出展している場合、即売会・セールといった目的もあれば、サンプリングとして「新商品の反応はどうか」「顧客へのアピールの仕方は的確か」いった、プロモーションやマーケティングを目的としている企業もあります。

    • プライベートショー

プライベートショーは、一つの企業またはグループ企業が自社の技術やサービス、メッセージをアピールする場です。 合同展示会とは異なり、主催企業が開催のPR・招待によって来場者の集客を行います。 webサイト、動画、各種印刷物の制作から、会場の装飾・運営まで開催のための準備も多岐にわたり、社内でも複数の部署・担当者との連携が必要になります。 セミナーやステージプログラムのコンテンツに力を入れているものも多く、自社のファンを獲得する上で、オリジナリティのあるテーマ・コンセプトでイベントを企画することが重要です 。

    • パブリックショー

テーマを絞って商品や新製品の発表などを行うのが、パブリックショーです。コミックマーケットやモーターショーがその代表的なものになります。パブリックショーでは、会期を2つにわけBtoBターゲットのビジネスデーと、BtoCターゲットの一般デーで、それぞれ出展者の運営方法が異なっていることも少なくありません。他の展示会とは異なり、一般来場者の入場料が主催者の収入となる点も特徴です。

4.展示会に出展するメリット

さまざまな種類の展示会が毎年活発に行われるのには、理由があります。ここでは、展示会に出展するメリットを3つ紹介していきます。

3-1.見込みの顧客と対面できる

合同展示会には、さまざまな業種の人たちが来場しますが、テーマが決められているため、来場者は見込み顧客の可能性が高いことが期待できます。製品をアピールする方法は多岐にわたりますが、直接対面して宣伝できることは最大の武器です。相手の反応もわかり、市場のニーズを探ることができるため、大きなメリットといえます。また、直接話をすることで会社や社員の雰囲気も伝えやすく、商品だけでなく会社のブランディングにつなげることも期待できるでしょう。 実際、来場した理由が他のブースへの訪問だったとしても、ちょっと立ち寄ったときに自社をアピールできることは、チャンスの場を広げることにつながります。特に、普段商談ができない大企業の担当者など、優良顧客になりうる見込顧客に接触できることはメリットの大きな一つです。

3-2.既存の顧客との関係を構築できる

既存の顧客を展示会に招待することも少なくありません。多くの注力商品をアピールしている場で、既存顧客ともしっかりと対話すると、より積極的な商品アピールなどが期待できるでしょう。 接触機会が増えたことで、新サービスの宣伝がスムーズに行え、情報提供の場としての雰囲気も良く、より深く関係を構築することにつながります。顧客満足度向上を考慮した企画や、ノベルティの配布、現状課題のヒアリングによって既存の顧客との良いコミュニケーションが築くことも可能です。 今後、長期的に商品やサービスを使ってもらうことが期待できるため、課題やニーズの相談相手になることで既存顧客との関係を根強いものにすることができるでしょう。

3-3.認知宣伝効果がある

展示会は、数千人~数万人の来場者が会場内を動きます。サービスの紹介、訴求だけでなく、ブランディングを意識して社名やサービス名の視認性を高めて出展することで認知宣伝効果も期待できます。展示会には、テーマにあわせた多くの企業が出展するため、来場者は出展する企業の商品やサービスを知るきっかけになるのです。会場ではブースやマップ、パンフレットを通じて会社名や商品名が来場者に知ってもらうことも期待できます。認知度が低い企業にとって展示会は、効率よく認知度を上げて宣伝にもなるプロモーションの場といえるでしょう。

5.展示会に出展する際の注意点

さまざまなメリット与えてくれる展示会ですが、多くのプロモーション活動と同様、展示会には大きなコストがかかります。費用に関しても事前にしっかりと把握しておくことが必要です。ブースの出展料や設営費用だけでなく、当日の運営にかかわる費用も考えておきましょう。配布物やノベルティなどの制作費用も必要です。 商談件数・名刺獲得数・売上について具体的な数字目標を設定し、達成のために必要な施策の費用を逆算して検討しましょう。初めて出展する場合は、次回出展の際の検討材料を集められるよう、アンケートや事後のリードフォローについて見直しできるよう準備をしておく必要があります 。

6.展示会を主催するのに必要なことは?

展示会に出展するのではなく自社で展示会やプライベートショーを主催する 場合は、全く違う方法で準備を進める必要があります。自社で主催する場合に必要なことについて5つ紹介します。

5-1.展示会の企画

自社主催の展示会では、企画の検討が重要です。展示会を実施するための条件を考え、市場のトレンドや企業方針から展示会のコンセプトを考えていきます。イベントのロゴやキービジュアルも、テーマやコンセプトに沿って制作する必要があります。 イベントの企画概要が完成したら、本番までのスケジュールや役割を決めましょう。

5-2.出展者の誘致

コンセプトが決まったあとは、出展者の誘致を行います。 単一の主催企業やグループ企業で開催する場合と、パートナー企業や協賛企業を出展者として誘致する場合は全く方法が異なります。 協賛企業を誘致する場合は、展示会の概要資料の作成や、出展要項(スポンサープログラム)なども用意する必要があります。申込書の作成や申し込みの管理など、事務局としての実務体制を整えておきましょう 。

5-3.来場者の誘致

出展する企業の誘致だけでなく、来場者の集客も骨子が決まった段階からスタートさせます。来場者が見込めれば、企業の誘致はしやすくなるでしょう。また、イベントのコンテンツが決まってくれば来場者の集客も進めることができます。専門誌やWebの広告出稿、SNSといったさまざまな媒体を利用して、展示会開催の広報活動を行いましょう。集客状況に応じて、出展者と調整の上、追加の施策を検討する必要もあるかもしれません。

5-4.展示会開催の準備(事務局業務)

出展企業が決定したあとは、実際の運営にかかわる準備をスタートさせます。具体的には、出展企業情報の集約や特設Webサイトの立ち上げ、配布印刷物の制作などです。 また、「当日の受付」「セミナーなどの講演者との打ち合わせ」「ステージイベントの段取り」「警備計画」など運営に関わる準備や、会場装飾に関わる備品、各種工事などの手配も忘れないように確認をしておきましょう。 搬入出についての会場との調整や、飲食がある場合は保健所、裸火利用や危険物の持ち込みがある場合には消防署への申請も必要となります。や開催準備期間は、関係会社と密な連携をとり、スムーズに本番の会場設営ができるようにしましょう。

5-5.本番の運営・展示会終了後の効果検証

展示会本番では、運営事務局として細かい業務が発生します。出展企業や来場者からの各種問い合わせの対応、当日の進行管理、来場者数の集計、開催終了後の搬出作業に関する関係会社のコントロールなどが主な業務です。最後の撤去作業までトラブルなく実行できるよう、細心の注意を心がけながら運営作業を行っていきます。 また、次回に向けて開催後には開催報告書の作成、アンケート集計、出展企業や来場者へのアフターフォローも忘れないようにしましょう。

7.展示会を開催・出展して自社の商品をプロモーションしよう

展示会はビジネスにおいてさまざまな目的を達成する上で効果的な場ですが、一方で準備に費やす時間や費用も大きくなります。達成すべき目的を明確にし、綿密な準備をすることで有効活用できるように検討しましょう。

トーガシの展示会サポート

展示会やプライベートショーは、社内だけでなく外部からのサポートも成功への有効な手段の一つです。創立から50年以上の実績をもつトーガシは、年間3,000件以上の展示会やイベントを手掛けており、中国や東南アジアでの実績もあります。また、「空間デザイン賞2019」に1,000以上の作品の中からノミネートされた企業のため、安心して「会場手配」「事務局業務」「広報・PR」「会場施工」「運営」などを相談することができるでしょう。

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