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イベント運営マニュアルを作成し、イベントを成功させよう

イベントの準備や当日の進行作業は多岐にわたります。当日のスムーズな運営のためにはマニュアルを作成し、オペレーションや各自の役割を関係者全員で共有することが必須です。この記事ではイベントマニュアル作成のポイントについて詳しく解説します!

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 イベント開催のチェックシートとしてご活用ください。   

「イベント運用マニュアル」の重要性とメリット

イベントは企画から手配・準備、当日の運営までさまざまなスタッフが関わります。イベントが大きくなれば外部のスタッフの人数も増えますし、たとえ小さな展示会などであっても運営の流れを関わっている全員で把握するのは大変なことです。

また、イベントを成功させるにはスタッフ1人1人に動きが重要になります。メンバーがそれぞれ自主的に動くことができれば、より効率的に運営することができるでしょう。ただ、メンバーの動きがバラバラでは意味がありません。「イベントの全体像や目的」「メンバーの役割」とそれに関連する「メンバーの配置や動き」を明確にすることができるのがイベントマニュアルを作成する大きなメリットです。

安全に来場者を誘導するための警備をどこに配置するか、何か不測の事故対応は誰がどの流れで行うか、さらには災害発生時にはどうするか、などメンバーが何のために、いつ、どこで、そしてどのように動くのか分かれば何か想定外のトラブルが発生しても、現場で素早く対応できる可能性が高くなります。加えてマニュアルで緊急の連絡先やトラブル担当者がはっきりしていると、より安心安全なイベント運営をすることができます。

ここから、イベント運用マニュアルについての各ポイントを細かく見ていきましょう。

「イベント運営マニュアル」作成の目的

イベントの全体像をスタッフ全員で把握する

「どんなイベントで、何を、どんな目的で実施するのか」は、イベント運営に携わるスタッフ全員で認識を統一する必要があります。スタッフが個々の役割を断片的にではなく、全体の流れを踏まえて理解している必要があるのです。

作業のヌケ・モレ・重複を防ぐ

イベントには多くの要員が携わり、それぞれの持ち場で果たすべき役割をこなします。当日の業務範囲を各自が明確に把握することで、運営上必要な作業のヌケやモレ・重複を事前に防ぐことができます。また、マニュアルを作成していく中で、イレギュラーに対する対応策や、想定していたオペレーションの不備に気づくこともできます。

次回開催への申し送り・ノウハウの蓄積

イベントマニュアルを作成すれば、ノウハウを実際のイベントの流れに沿った形で蓄積することができます。イベント終了後の反省や次回開催時への申し送りもスムーズになります。

「イベント運営マニュアル」作成のポイント

この章では、イベントマニュアルを作成のポイントを紹介します。
イベントマニュアルの内容には、以下のものが挙げられます。

概要

イベントの基本情報です。
・イベント名
・開催日
・開催場所
・対象者
・イベントの概要
をこのページにまとめて記載します。

組織図

誰が何を担当するのかを明確にしておくために必要です。特に、イベントの運営や場内設営などで複数の企業がイベントに関わっている場合、各部門の担当者を一目で分かるようにしておきます。
当日の連絡先(携帯番号やトランシーバー番号)を明記しておけば、当日の連携がスムーズです。

タイムテーブル

イベント会場の設営開始から撤収終了まで、一連の流れを確認するためのタイムテーブルを作成しましょう。
タイムテーブルには、要員の持ち場・担当者ごとに、いつ何をするかを記載しておきます。
当日の流れを想定し、10分単位で細かく記入していきましょう。
タイムテーブルは、どの時間帯にどのくらいの人数が必要か算出する上でも大事な役割を果たします。
各自が適度に休憩を取りながら集中して運営に取り組めるよう、適正人数を配分しましょう。

会場見取り図

会場のどこで何をするかを会場見取り図に落とし込みます。来場者の動線もスタッフ全員で共有することができます。
イベント運営会社が作成するイベントマニュアルでは「受付が混雑し来場者を待たせる場合にはどのように誘導するか」など、予想される混乱への対応方法まで盛り込んでマニュアルを作成しています。

サイン計画

来場者が会場での順路に迷わないように、場内掲出物(サイン)の作成が必須です。来場者の動線に合わせて、どんなサインをどこに置くかを見取り図中に図示します。
それぞれの場所に対応するサイン(看板)を別紙に一覧でまとめておきます。

スタッフ配置図

会場のどこに誰がいるか、を明記します。「この持ち場の要員が足りないのではないか」「この受け持ち場所は人を減らしても大丈夫ではないか」など、要員配置の確認にもなります。

持ち場ごとの作業フローや作業内容

持ち場ごとに、作業内容やタイムテーブルをより詳しく記入していきます。それぞれの持ち場でどのような作業を行うかが明確になるだけでなく、担当以外の持ち場での作業内容を具体的に把握できます。
担当作業ごとの注意事項などはこの部分で詳しく記載しておきます。
それぞれのエリアで「よくある質問」「Q&A」を検討し、対応を統一しておくと、イレギュラーも想定しやくすなり、よりスムーズな運営につながります。

配布物のリスト

来場者に渡すもの(カタログやノベルティ)などの設置場所や数量、配布条件などを記載しておきます。
作成担当者や発注先、納品日時なども記入しておくと手配ミス防止にもなります。

備品リスト

・どの部署で何をどのくらい使用するか
・どこに置くか
・誰が準備するか
を一覧にまとめます。当日に「あれがない、これがない」と慌てずにすみ、「誰かがやってくれると思っていた」というミスも防げます。

スタッフの注意事項

服装についての注意事項やゴミ・貴重品などの注意事項をまとめておきます。特にイベント要員として派遣スタッフやアルバイトも参加する場合には禁止事項はまとめて明記しておくのが望ましいでしょう。

緊急時対応

イベント中のトラブルは主催者の責任で対処に当たる必要があります。
・震災、火災
・けが人、急病人の発生
・クレーム
が生じた際、どこが窓口となって処理にあたるかを明確にしておくことで、万が一のトラブル発生時に慌てずに対処することができます。

読み合わせ

マニュアルに記載した進行内容に無理がないか、ヌケやモレがないかを確認するため、各持場のスタッフが集まり読み合わせすることをおすすめします。
イベントの流れに沿ってやるべき作業を確認していくことで、準備のヌケやモレに気づくことができます。他の持ち場との連携が十分かどうかも確認することができます。

共有

マニュアルはGoogleスプレッドシートなど各持ち場のスタッフが共有できる形式で作成することをおすすめします。準備を進める中でマニュアルの内容を変更する場合は、変更履歴が残るようにするとともに、関係者全員にメールやチャットなどで変更内容を送ります。「こんな変更知らなかった!」というトラブルがないよう、スタッフ全員で情報共有に努めましょう。

マニュアルの取扱い

イベントマニュアルは会社の内部情報や個人情報が含まれる書類です。取扱いにはくれぐれも注意しましょう。派遣スタッフやアルバイトに協力してもらう場合も、イベント終了後は返却を義務付け、回収後は厳重に廃棄しましょう。

「イベント運用マニュアル」の注意点

準備の精度を最大限高める

完璧に準備ができたと思っても、当日「あれが無い」「これも欲しい」と往々にしてなるものです。こうならないためにも当日の流れをできるだけ細かくシュミレーションし、過不足を洗い出すことが重要です。準備の精度で成功するか否か決まるといっても過言ではありません。

属人化しない

多くのチームがセクションごとに責任者を配置して動くことになるので、それぞれのチーム内だけ、最悪の場合は一人だけしか知らない情報を持っていたりなど「属人化」してしまう危険があります。その場合、情報を知っている人がいない場合に作業がストップしてしまう危険があり、さらにはトラブルが起こり現場が混乱してしまう可能性も。そうならないためにも必要な情報はマニュアルに落とし込みましょう。

トラブルは必ず起こる

イベントは生ものです。細かくシュミレーションをしていてもトラブルの可能性はゼロではありません。心の準備として「トラブルは起こりえるもの」と心の準備をしておくと、いざという時に冷静な対応ができますし、マニュアルの読み込み方も変わってくるかと思います。

「イベント運用マニュアル」にコロナ感染防止項目を含めよう

イベント会場での感染予防対策

①消毒の徹底

まずは消毒の徹底をすることができる環境整備が肝心です。導線の出入り口へのアルコール消毒の設置、高頻度接触部位の定期的な消毒作業、特に出入りが多くなる商談スペースやセミナー会場などは、入替のタイミングでイスやテーブル、ドアノブなど手に触れる機会の多い場所は担当をつけて定期的に消毒しましょう。

②換気の徹底

屋外であれば問題ありませんが、多くの人が一定期間滞在する空間であればスケジュールを組み、定期的な換気を行いましょう。また、可能であれば窓や出入り口を解放するなどの常時換気も実施しましょう。

③座席間の空間の確保

観客席などでは一定間隔で座席を使用するように、使用不可能な席をお知らせする。また、イスを並べる際も1~2mの対人距離を確保する。待機列も間をあけるようなマーキングをし、接近しないような工夫をしましょう。商談席などはアクリルパーテーションなどを用いて飛沫防止の対策も行いましょう。

④スタッフとの接触防止

運営スタッフ同士もなるべく距離を取り、ソーシャルディスタンスを心掛けよう。

イベント会場スタッフの感染予防対策

①出勤前の検温・確認

必ず毎日、検温を実施し記録として残しておこう。スタッフの数が多ければチェックシートを作成し共有できるようにすれば、抜け漏れ防止にもつながります。また、イベント当日にサーモグラフィーや非接触体温計を準備すると良いでしょう。

②体調不良時の出勤停止

少しでも体調に不安がある場合は出勤しないよう、徹底して管理しよう。また、イベント期間中の体調管理にも気を配ろう。少しでも調子が悪そうなスタッフがいれば声をかけ、速やかに帰宅させよう。

③会場入室時の手指の消毒の徹底

スタッフ全員が作業に入る前に、手指の消毒ができる流れを準備しよう。控室などある場合は出入り口での消毒は必須だ。また、ユニフォームや制服などがある場合は毎日洗濯をするか、交換できるようにしよう。

④1時間おき、または1クールごとの手指の消毒の徹底

マニュアルに記載し、スケジュールに組み込むと、消毒の平準化ができさらに安全性は高まります。

⑤マスク着用及び咳エチケットの励行

スタッフ全員のマスクの着用を徹底し、忘れてきたり、紛失してしまうスタッフ用の予備を必ず用意しよう。少しでも咳の出るようなスタッフはなるべく早く休憩させ、おさまらないようであれば帰宅させることも検討しよう。

⑥お客様との接触をしない接客の実施

お客様と対面する場所は透明シートやアクリル板などで飛沫防止対策を施そう。物品の受け渡しがあれば、直接ではなくトレイに置いて渡す等工夫をし、金銭の受け渡しが発生する場合などはクレジットカードや携帯端末決済などを検討しよう。

まとめ

イベントマニュアルに盛り込むべき内容についてポイントを紹介しました。準備を万全に行い、イベント当日の混乱を避けるために、マニュアルが果たす役割は大きいことをご理解いただけたことと思います。

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