【例文あり！】展示会のお礼メールを効果的に活用するポイントとは？ 

ここでは、展示会後のお礼メールの効果的な書き方と、展示会出展をその後のビジネスに生かす方法について解説します。展示会への出展は、来場者に自社の商品やサービスを広く知ってもらうと同時に、新規顧客の獲得や、ビジネスの可能性を広げる機会にもなります。しかし、同業他社が多数出展している展示会では、より確実な成果を得るためにアフターフォローが不可欠です。獲得したリードをしっかりと商談して、展示会出展を成功させましょう！

「出展者・来場者向け​ お礼メールの成功例」

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1.展示会終了後のお礼メールの目的

展示会の後には、必ず来場者へお礼メールを送りましょう。その目的は、「自社を思い出してもらうこと」と「次のアクションを得ること」です。展示会に出展した企業は商談機会獲得のために来場者へ様々なアプローチを試みます。しかし、来場者は限られた時間で多くのブースを回りたいという事情があります。その結果「ブースでは好感触だったのに、忘れ去られる」ことは珍しくありません。それを防ぐために行える最も自然なアプローチこそお礼メールなのです。

1-1.自社を思い出してもらう

お礼メールによって自社ブースをリマインドしてもらい、落ち着いた環境で再度自社製品やサービスを検討してもらうためのアプローチを行います。メール開封などのアクションからさらに進めたい場合は電話でのフォローも加えるとよいでしょう。

1-2.次のアクションを得る

獲得したリードを案件化するためには、出展者からのアプローチが必要です。単なる挨拶だけでなく来場者の興味を引くCTAと無料相談・限定資料配布といったオファーでリードナーチャリングを進めていきましょう。

日程調整ツールの活用

面談やヒアリングのオファーを効率よく行うなら日程調整ツールの利用がおすすめです。メール発信時に候補日を提示しても、その予定に合わない場合やメールの往復が増える手間を減らせます。ただし、料金がかかる場合やカレンダーアプリとの連携可否を問われる場合がある点は気を付けましょう。

展示会で名刺交換しただけではリード獲得と言えない？

自社のブースに来場した方は、間違いなく会社や商品に関心を持っています。しかし、来場者からアプローチが来ることは期待できません。展示会で感じた熱は薄れていくことや、競合他社に抜け駆けされることが予想されるからです。

2.展示会お礼メール送付のポイント

ブース来場者へのお礼メールを送信する際、いくつかポイントを押さえることでより高い効果が期待できます。ここでは、お礼メール送信の際に押さえたいポイントを紹介します。

2-1.タイミングは「すぐ」

お礼メールは早ければ早いほど効果的です。展示会場終了後にメールチェックをするときに開封してもらえることが大事ですから、他社のメールに埋もれるより前に到達しているのが理想的です。とはいえ、近年はメールの自動送信を設定することも可能です。他社が御社と同じく最速でメールを送った場合でも見てもらえるよう、目を引くタイトルにする工夫も求められます。来場者の終業時間を考慮し、閉場時間が遅い展示会であれば、翌日にもリマインドメールを送ると見てもらいやすくなります。

2-2.確度で分けてメールを書く

お礼メールを送る際には、来場者の反応や熱量に応じた文面にしましょう。案件化の期待度で来場者を分類すると今後のアクションも効率的に行えます。例えば、今すぐの案件化が難しい来場者には一斉送信できる簡単なお礼のメッセージを送ります。好意的な反応を得ること以上に、関係構築および接触回数の増加が目的です。そして、見込み客となる可能性が高い来場者には、個別にメールを送ることがおすすめです。個別のメールでは、商品やサービスを巧みに取り入れて思い出させる工夫が求められます。

来場者の確度を測るならアンケートを活用

多数の来場者と接触する展示会では、「誰と何を話したか」を随時記憶しておくのは困難です。この問題を解決するために役立つのが、アンケートの活用です。ヒアリングした内容をアンケートに記入し、名刺情報とリンクさせることで、メール送信を効率化できます。

※効果的な展示会のアンケートについてはコチラをご参照ください

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2-3.特典をつけるなどしてメリットを提供する

興味を持ってもらえそうな情報、役に立つノウハウなどを来場者特典として提供しましょう。具体的には、無料相談の案内、WEBカタログ、展示会のレポートなどです。特典があることを示唆するメール件名にしたり、冒頭にさりげなく盛り込んだりすることで、見てもらいやすくなるでしょう。

2-4.当日のブースを思い出してもらう一文を入れる

送られてきた文章から当日の様子を思い出してもらうためには、ブースで来場者の記憶に残る工夫をすることが大切です。多くのブースを回る事になる来場者は、細かいことは覚えていません。そこで当日の会話内容、当日の衣装、ブースデザインなどについて触れれば思い出してもらいやすくなります。ブースで強調していたキャッチコピーを文面に入れるのも有効です。より思い出してもらうために、キャッチコピーを考える際は、

などを意識し、後からでも思い出せるインパクトのあるものにしましょう。

※効果的な展示会ブースの作り方はコチラをご参考ください。

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3.メールの配信手順と効率化のポイント

展示会で得たリードは、その特性や関心度に応じていくつかのセグメントに分けることが重要です。例えば、製品に対する関心の度合い、業種、役職、来場時の行動パターンなどによってグループ分けします。これにより、よりパーソナライズされたメッセージを送ることが可能になり、レスポンスの質と量の両方を向上させることができます。

3-1.リードをセグメントごとに分ける

展示会で得たリードは、その特性や関心度に応じていくつかのセグメントに分けることが重要です。例えば、製品に対する関心の度合い、業種、役職、来場時の行動パターンなどによってグループ分けします。これにより、よりパーソナライズされたメッセージを送ることが可能になり、レスポンスの質と量の両方を向上させることができます。

3-2.メール文面を作成する

セグメントごとに文面を作成します。製品やサービスに関する簡単な情報や、次のアクションへの誘導方法を考えましょう。個別のメールを作成した来場者についても、既存のセグメントに含めて継続的なアクションを行いましょう。

3-3.獲得したリードに対してメールを配信する

メールはセグメントごとに送信すると効率的ですが、MAツールやメール配信システムを利用すれば自動送信も可能です。展示会終了時刻や翌日の朝などにスケジューリングしておきましょう。また、配信時には、開封率やクリック率などの指標を追跡し、メールの効果を測定することが重要です。このデータは、将来のメールキャンペーンの改善に役立てることができます。

3-4.リードナーチャリングにつなげる

初回のメール配信後も、リードの関心やニーズに応じた情報提供を続け、関係を深めていくことが大切です。例えば、関連する業界のトレンド、新製品の案内、専門的なアドバイスなど、価値あるコンテンツを定期的に送ることで、徐々に信頼関係を築き、最終的には購買や契約につなげることができます。

4.お礼メールの例文

あらかじめ確度別にお礼のメール文を用意しておくと、展示会来場者にスピーディなアフターフォローが行えます。ここでは、確度に応じたメール文の文例を紹介します。

4-1.展示会お礼メールの例文：確度が高い来場者向け

4-2.展示会お礼メールの例文：確度が低い来場者向け

5.展示会の目標はどのように設定すべきなのか

展示会の目標としては、主にリストや商談、注文件数があります。リストの獲得であればどれだけの来場者を呼び込むか、商談の獲得であれば来場者の対応にどれだけの工数をかけるかを考えておきましょう。「展示会場での注文」を目的とする場合は、よりその場での費用対効果が問われます。

一般的な傾向として、展示会の来場者からその場で受注を獲得することは難しいです。特にBtoBでは検討・調整のフェーズが長いため継続的なリードナーチャリングが求められます。展示会で出会ったお客様をどのように制約へ導くかシナリオ設計を事前に行いましょう。

展示会への出展は、新規顧客の獲得や新たなビジネスの可能性がある一方で、明確な目的と成果を測る指標がないと、費用対効果が曖昧になり徒労に終わりかねません。イベントのプロにサポートを依頼することで、準備、実施、フォローアップまでを効率的に行い、出展効果の最大化を図ることができます。経験豊富な「株式会社トーガシ」の展示会サポートをご検討ください。

6.【無料DL】「出展者・来場者向け​ お礼メールの成功例」

イベント・展示会は会期が終わってもやることがたくさんあります！展示会終了と共に関係が終わらないよう、次回以降の出展率を高めるためにも、アフターフォローが重要です。この資料では、イベントの主催者向けに、お礼メールの書き方やメリット、確度別の事例をまとめましたので是非ダウンロードしてご覧ください。
※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。