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展示会のお礼メールのポイント! 展示会はどう活用するべきか 

展示会への出展は、来場者に自社の商品やサービスを広く知ってもらうと同時に、新規顧客の獲得や、ビジネスの可能性を広げる機会にもなります。しかし、同業他社が多数出展している展示会では、より確実な成果を得るためにアフターフォローが不可欠です。展示会後のお礼メールの出し方と、展示会出展をその後のビジネスに生かす方法について解説します。 

1.展示会終了後のお礼メールの目的・メリット 

 ビジネスショーをはじめ、多くの企業が出展する展示会では、同業他社のブースが隣接するようなことも珍しくありません。出展した企業は、それぞれのブースでプレゼンテーションを行ったり資料やノベルティを配布したりして、来場者へのアプローチを試みます。一方、貴重な時間を使って展示会場へ足を運んでいる来場者は、効率よく情報を得ようと短時間で多くのブースを回ろうとしがちです。出展社が多い展示会では、渾身のプレゼンテーションや配布物だけで来場者に強い印象を残し、記憶に留めてもらうことは容易ではありません。 

出展効果を最大限に高めるために、展示会後も気を緩めずにしっかりアフターフォローを行う必要があります。それにはまず、ブース来場者へのお礼メールが効果的です。お礼メールによって自社ブースをリマインドしてもらい、落ち着いた環境で再度自社製品やサービスを検討してもらうためのアプローチを行います。この際、あまり強く自社アピールをし過ぎると逆効果です。メールはあくまで来場へのお礼であり、自社サイトや資料請求などへのアプローチはさりげなく記すに留めることがポイントです。 

2.展示会お礼メール送付のポイント 

 ブース来場者へのお礼メールを送信する際、いくつかポイントを押さえることでより高い効果が期待できます。ここでは、お礼メール送信の際に押さえたいポイントを紹介します。 

 2-1.タイミングは「すぐ」 

 お礼メールは、送信するタイミングが重要です。記憶は薄れかけたところで思い出すと、定着しやすくなります。したがって、展示会で見てもらった商品やサービスを記憶に留めてもらうためには、完全に忘れ去られる前にリマインドしてもらう必要があります。お礼メールは早ければ早いほど効果的です。展示会場を出て、スマートフォンなどでメールチェックをしたり、帰社後にパソコンでメールチェックしたりするタイミングで、他社に先駆けてメールが届いているのが理想的です。当日中が難しい場合でも、遅くとも翌日までには送信しましょう。他社も同様にお礼メールを送信する確率が高く、遅れると記憶が薄れてしまうだけでなく、他社のメールに埋没してしまいます。 

 お礼メールが早いと、気遣いができるうえ仕事もそつなくスピーディにこなしそうなイメージにつながります。とくに新規の見込み客に対しては、最適なタイミングと内容のメールで信頼感を得たいところです。来場者に送るメール文をあらかじめ準備しておくと、誤字脱字などもなく最適な内容のメールをスムーズに送信することができます。また、見込み客になりうる来場者かどうかなど、送る相手によっていくつか文面を用意しておくこともポイントです。 

 2-2.確度で分けてメールを書く 

 ブースにはさまざまな来場者が訪れます。商品やサービスの購入を検討している仕入れ担当者もいれば、逆に自社製品の納入先を探している営業担当者もいます。さらに、業界のトレンドや最新情報を収集するためだけに来場している人もいます。お礼メールを送る際は、その中から見込み客になり得る確度の高い来場者と、そうでない来場者によってメール文を変えるなど、効果的なアプローチ方法を検討する必要があります。 

 見込み客になり得ない来場者へのメールは、一斉メールによる簡単なお礼文でも良いですが、見込み客になりそうな場合は一斉メールを避けて、個別メールで送るのがおすすめです。一斉メールは迷惑メールに振り分けられたり、読んでもらえなかったりする可能性があります。一斉メール、個別メールとも文面はできる限り短く簡潔にまとめるべきです。ただし、個別メールで送る相手には、商品やサービスをさりげなく盛り込んでリマインドしてもらう工夫が必要です。 

 2-3.特典をつけるなどしてメリットを提供する 

 確度の高い見込み客へのアプローチは、慎重かつ丁寧に行うのがポイントです。商品やサービスの購入にすぐに結びつかないとしても、いずれ購入に至る可能性を秘めているため、細く長くコンタクトを取り続けられるように心がけましょう。そのために、お礼メールではあまり押しつけがましい内容にならないようにするのが無難です。ただし、単なる定型文では何も思い出してもらえずに素通りされる可能性もあります。メール文には工夫が必要です。例えば、相手とブースで交わした会話や、受けた質問などの具体的なシーンを盛り込んだうえでお礼につなげるようにしましょう。そして、さりげなく会話や質問で上げられた商品の情報や、WEBカタログのURLをメール最後尾に添えておきます。 

期間が長い展示会の場合は、来場された日から閉幕日まで間があることもあります。来場日にお礼メールを送付し、閉幕後にあらためて展示会のレポートをまとめたURLなどをメールに貼るのも良いでしょう。興味を持ってもらえそうな情報、役に立つノウハウなどを来場者特典として提供するのもおすすめです。その際は、特典があることを示唆するメール件名にしたり、冒頭にさりげなく盛り込んだりすることで、見てもらいやすくなるでしょう。 

3.お礼メールの例文 

 あらかじめ確度別にお礼のメール文を用意しておくと、展示会来場者にスピーディなアフターフォローが行えます。ここでは、確度に応じたメール文の文例を紹介します。 

 3-1.展示会お礼メールの例文:確度が高い来場者向け

件名:【○○展示会】××ブースご来場のお礼 

相手の会社名
相手の氏名 

 <自社名><氏名>と申します。 

先日はお忙しい中、またお足元の悪い中(当日の天候など)、○○展示会当社ブースにお立ち寄り下さいまして、誠に有難うございました。 

 ブースでは、(相手の氏名)様に○○(商品名)の現行モデルと次期モデルとの相違点や発売時期などについて(当日交わした会話内容)ご説明させていただきましたが、ご参考になりましたでしょうか。説明が至らない点もあったかと存じますので、下記にそれぞれのモデルの特徴をまとめた資料をご用意させていただきました。ご都合の良いときにご覧いただければ幸いです。 

○現行モデル商品説明:<URL> 
○次期モデル商品説明:<URL>

なお、ご不明な点などございました際は、本メールにご返信いただくか、下記問い合わせ先までお気軽にご連絡くださいませ。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。 

 <署名> 

 3-2.展示会お礼メールの例文:確度が低い来場者向け

件名:【○○展示会】××ブースご来場のお礼 

相手の会社名
相手の氏名 

 <自社名><氏名>と申します。 

先日はお忙しい中、またお足元の悪い中(当日の天候)、○○展示会当社ブースにお立ち寄り下さいまして、誠に有難うございました。 

 今回は、(製品名1)、(製品名2)、(製品名3)を中心にご紹介させていただきましたが、ご参考になりましたでしょうか。弊社製品の詳しい説明は下記URLよりご覧いただけます。 

 URL>

なお、ご不明な点などございました際は、本メールにご返信いただくか、下記問い合わせ先までお気軽にご連絡くださいませ。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。 

 <署名> 

 4.展示会の目標はどのように設定すべきなのか 

 展示会出展には出展費のほかにも、ブース設営費、資料等の作成費、機材費、運営諸経費など多額の費用がかかります。費用に見合う効果があるかどうかは、しっかり見極める必要があります。展示会の出展目的と達成すべき目標、出展により得たものをどのように活用していくかなどを、あらかじめ社内で確認しておきましょう。「リスト獲得」や「商品の認知度アップ」が目的の場合はブースで来場者から受け取る名刺の数を、「展示会のその場での注文」が目的の場合は受注数を展示会の成果の指標とするケースが多くなっています。ほかにも、ブースで行うアンケートの回答数やプレゼンテーションへの参加者数、資料の配布数なども指標となります。いずれにせよ、展示会の目的と、何をもって効果を測るのかを明確にしておくことで、フォローアップの方法も決まってくるでしょう。 

 フォローアップを大事に 

 展示会への出展は、新規顧客の獲得や新たなビジネスの可能性がある一方で、明確な目的と成果を測る指標がないと、費用対効果が曖昧になり徒労に終わりかねません。イベントのプロにサポートを依頼することで、準備、実施、フォローアップまでを効率的に行い、出展効果の最大化を図ることができます。経験豊富な「株式会社トーガシ」の展示会サポートを検討してみてはいかがでしょうか。