【例文あり!】展示会のお礼メールを効果的に活用するポイントとは? 

ここでは、展示会後のお礼メールの効果的な書き方と、展示会出展をその後のビジネスに生かす方法について解説します。展示会への出展は、来場者に自社の商品やサービスを広く知ってもらうと同時に、新規顧客の獲得や、ビジネスの可能性を広げる機会にもなります。しかし、同業他社が多数出展している展示会では、より確実な成果を得るためにアフターフォローが不可欠です。獲得したリードをしっかりと商談して、展示会出展を成功させましょう!

1.展示会終了後のお礼メールの目的・メリットとは?

ビジネスショーをはじめ、多くの企業が出展する展示会では、同業他社のブースが隣接するようなことも珍しくありません。出展した企業は、それぞれのブースでプレゼンテーションを行ったり資料やノベルティを配布したりして、来場者へのアプローチを試みます。一方、貴重な時間を使って展示会場へ足を運んでいる来場者は、効率よく情報を得ようと短時間で多くのブースを回ろうとしがちです。出展社が多い展示会では、渾身のプレゼンテーションや配布物だけで来場者に強い印象を残し、記憶に留めてもらうことは容易ではありません。そこで必要になるのが出展後のお礼メールです。

1-1.お礼メールの目的

出展効果を最大限に高めるために、展示会後も気を緩めずにしっかりアフターフォローを行う必要があります。それにはまず、ブース来場者へのお礼メールが効果的です。お礼メールによって自社ブースをリマインドしてもらい、落ち着いた環境で再度自社製品やサービスを検討してもらうためのアプローチを行います。例えば、当日お渡しできなかった資料やWEBでしか見れないリンクなどを送り、自社のサービスや商品への関心を高めるのが目的になります。

1-2.お礼メールのメリット

展示会で簡単に説明などして、名刺を交換してもお客様側から連絡をくれるパターンはほぼ無いといってよいでしょう。そこで、当日のヒアリングを基に、お渡しできなかった資料やWEBでしか見れないリンクなどを送付し、お客様の課題解決になるサービスだと印象付けることが出来れば、具体的なアクションに繋げることが出来ます。

これはフォームマーケティングなどとは違う、実際に会った後にメールを送るからこそ商談に繋がりやすくなる、リアルイベントである展示会の大きなメリットです。

2.展示会お礼メール送付のポイント

電子メール

ブース来場者へのお礼メールを送信する際、いくつかポイントを押さえることでより高い効果が期待できます。ここでは、お礼メール送信の際に押さえたいポイントを紹介します。

2-1.タイミングは「すぐ」

お礼メールは、送信するタイミングが重要です。記憶は薄れかけたところで思い出すと、定着しやすくなります。したがって、展示会で見てもらった商品やサービスを記憶に留めてもらうためには、完全に忘れ去られる前にリマインドしてもらう必要があります。お礼メールは早ければ早いほど効果的です。展示会場を出て、スマートフォンなどでメールチェックをしたり、帰社後にパソコンでメールチェックしたりするタイミングで、他社に先駆けてメールが届いているのが理想的です。当日中が難しい場合でも、遅くとも翌日までには送信しましょう。他社も同様にお礼メールを送信する確率が高く、遅れると記憶が薄れてしまうだけでなく、他社のメールに埋没してしまいます。

お礼メールが早いと、気遣いができるうえ仕事もそつなくスピーディにこなしそうなイメージにつながります。とくに新規の見込み客に対しては、最適なタイミングと内容のメールで信頼感を得たいところです。来場者に送るメール文をあらかじめ準備しておくと、誤字脱字などもなく最適な内容のメールをスムーズに送信することができます。また、見込み客になりうる来場者かどうかなど、送る相手によっていくつか文面を用意しておくこともポイントです。

2-2.確度で分けてメールを書く

ブースにはさまざまな来場者が訪れます。商品やサービスの購を検討している仕入れ担当者もいれば、逆に自社製品の納入先を探している営業担当者もいます。さらに、業界のトレンドや最新情報を収集するためだけに来場している人もいます。お礼メールを送る際は、その中から見込み客になり得る確度の高い来場者と、そうでない来場者によってメール文を変えるなど、効果的なアプローチ方法を検討する必要があります。

見込み客になり得ない来場者へのメールは、一斉メールによる簡単なお礼文でも良いですが、見込み客になりそうな場合は一斉メールを避けて、個別メールで送るのがおすすめです。一斉メールは迷惑メールに振り分けられたり、読んでもらえなかったりする可能性があります。一斉メールはできる限り短く簡潔にまとめるべきです。ただし、個別メールで送る相手には、商品やサービスをさりげなく盛り込んでリマインドしてもらう工夫が必要です。

2-3.特典をつけるなどしてメリットを提供する

確度の高い見込み客へのアプローチは、慎重かつ丁寧に行うのがポイントです。商品やサービスの購入にすぐに結びつかないとしても、いずれ購入に至る可能性を秘めているため、細く長くコンタクトを取り続けられるように心がけましょう。そのために、お礼メールではあまり押しつけがましい内容にならないようにするのが無難です。ただし、単なる定型文では何も思い出してもらえずに素通りされる可能性もあります。メール文には工夫が必要です。例えば、相手とブースで交わした会話や、受けた質問などの具体的なシーンを盛り込んだうえでお礼につなげるようにしましょう。そして、さりげなく会話や質問で上げられた商品の情報や、WEBカタログのURLをメール最後尾に添えておきます。 

期間が長い展示会の場合は、来場された日から閉幕日まで間があることもあります。来場日にお礼メールを送付し、閉幕後にあらためて展示会のレポートをまとめたURLなどをメールに貼るのも良いでしょう。興味を持ってもらえそうな情報、役に立つノウハウなどを来場者特典として提供するのもおすすめです。その際は、特典があることを示唆するメール件名にしたり、冒頭にさりげなく盛り込んだりすることで、見てもらいやすくなるでしょう。

2-4.当日のブースを思い出してもらう一文を入れる

これは展示会へ出展すると決まってから企画を考える際に「どのようにして印象を残すブースにするか」にも関わってきます。多くのブースを回る事になる来場者は、細かいことは覚えていません。そこで当日のキャッチコピーを文面に入れ、思い出してもらう事で親近感を感じてもらえます。キャッチコピーを考える際に大事にしたいのが

・どんな人向けか
・何を解決してくれるのか
・ほかとどう違うのか

などを意識し、後からでも思い出せるインパクトのあるキャッチコピーを考えましょう。また、当日の衣装や、小物、ブースデザインなども要素として文面に入れることも効果的です。※その他効果的な展示会ブースの作り方は下記関連記事より。

3.個別メールはアンケートを活用

確度の高いお客様に送る個別メールは、当日話した内容をもとに「なにが課題解決になるのか?」をはっきりと明示する必要が有ります。その際に活用するべきなのがアンケートになります。多くの接客をする展示会では「だれと何を話したか」を逐一覚えておくのは困難です。ヒアリング内容を間違いなくアンケートへ記載し、名刺情報と紐づけることで、個別メールのクオリティーを上げる事が出来ます。※展示会のアンケートについては下記の関連記事を参照

4.日程調整ツールの活用

企業によっては名刺獲得数が大変な数になる事もあるはずです。その場合に活用を検討したいのが「日程調整ツール」です。日程調整ツールとは、スケジュールを考慮しながら日程を自動的に調整できるツールのことです。お客様との商談予約の日程を調整するだけでも何度かメールのやりとりが発生してしまいます。この時間を短縮し、手間を軽減だけではなくダブルブッキングの防止にも有効です。基本的な流れとしては

①イベントを作成し、日程調整用のURLを発行する
②発行されたURLをお客様に送信する
③お客様に希望日時を選択してもらう

が一般的です。ただしサービスによって機能の差、有料か無料か、など違いがありますので導入時には、自社のニーズに合っているか検討が必要です。

※代表的なサービス例

5.お礼メールの例文

メールのイメージ

あらかじめ確度別にお礼のメール文を用意しておくと、展示会来場者にスピーディなアフターフォローが行えます。ここでは、確度に応じたメール文の文例を紹介します。

5-1.展示会お礼メールの例文:確度が高い来場者向け

件名:【○○展示会】××ブースご来場のお礼

 

相手の会社名
相手の氏名

 

<自社名><氏名>と申します。

 

先日はお忙しい中、またお足元の悪い中(当日の天候など)、○○展示会・当社(キャッチコピー)ブースにお立ち寄り下さいまして、誠に有難うございました。

 

ブースでは、(相手の氏名)様に○○(商品名)の現行モデルと次期モデルとの相違点や発売時期などについて(当日交わした会話内容)ご説明させていただきましたが、ご参考になりましたでしょうか。説明が至らない点もあったかと存じますので、下記にそれぞれのモデルの特徴をまとめた資料をご用意させていただきました。ご都合の良いときにご覧いただければ幸いです。

 

○現行モデル商品説明:<URL> 
○次期モデル商品説明:<URL>

 

これらの商品(サービス)について、可能であれば弊社の担当者から直接ご説明をさせて頂きたいのですが、ご予定いかがでしょうか?

下記、リンクよりご予約いただくか、直接ご返信くださいませ。

 

○商談予約:<URL> 

ご返信、心よりお待ちしております。
今後とも、よろしくお願いいたします。

 

<署名>

5-2.展示会お礼メールの例文:確度が低い来場者向け

件名:【○○展示会】××ブースご来場のお礼

 

相手の会社名
相手の氏名

 

<自社名><氏名>と申します。

 

先日はお忙しい中、またお足元の悪い中(当日の天候)、○○展示会・当社(キャッチコピー)ブースにお立ち寄り下さいまして、誠に有難うございました。

 

今回は、(製品名1)、(製品名2)、(製品名3)を中心にご紹介させていただきましたが、ご参考になりましたでしょうか。弊社製品の詳しい説明は下記URLよりご覧いただけます

 

<URL>

 

なお、ご不明な点などございました際は、本メールにご返信いただくか、下記問い合わせ先までお気軽にご連絡くださいませ。

今後とも、よろしくお願いいたします。

 

<署名>

6.展示会の目標はどのように設定すべきなのか

展示会出展には出展費のほかにも、ブース設営費、資料等の作成費、機材費、運営諸経費など多額の費用がかかります。費用に見合う効果があるかどうかは、しっかり見極める必要があります。展示会の出展目的と達成すべき目標、出展により得たものをどのように活用していくかなどを、あらかじめ社内で確認しておきましょう。

「リスト獲得」や「商品の認知度アップ」が目的の場合はブースで来場者から受け取る名刺の数を、「展示会のその場での注文」が目的の場合は受注数を展示会の成果の指標とするケースが多くなっています。ほかにも、ブースで行うアンケートの回答数やプレゼンテーションへの参加者数、資料の配布数なども指標となります。いずれにせよ、展示会の目的と、何をもって効果を測るのかを明確にしておくことで、フォローアップの方法も決まってくるでしょう。

7.お礼メールでフォローアップを大事に

展示会への出展は、新規顧客の獲得や新たなビジネスの可能性がある一方で、明確な目的と成果を測る指標がないと、費用対効果が曖昧になり徒労に終わりかねません。イベントのプロにサポートを依頼することで、準備、実施、フォローアップまでを効率的に行い、出展効果の最大化を図ることができます。経験豊富な「株式会社トーガシ」の展示会サポートを検討してみてはいかがでしょうか。

トーガシでは、会場手配から運営代行、告知施策までイベントに関わる業務を総合的にサポートいたします。また、初めての展示会やプライベートショー、自社展などの開催に関してご相談から課題解決まで並走させて頂きます。まずはお気軽にご相談ください。

8.【無料DL】「出展者・来場者向け​ お礼メールの成功例」

イベント・展示会は会期が終わってもやることがたくさんあります!展示会終了と共に関係が終わらないよう、次回以降の出展率を高めるためにも、アフターフォローが重要です。この資料では、イベントの主催者向けに、お礼メールの書き方やメリット、確度別の事例をまとめましたので是非ダウンロードしてご覧ください。
※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。
資料ダウンロードバナーお礼メール