【例文付き】イベント司会進行のテンプレート｜台本作成のコツとは？

セミナーやウェビナーなどの社外向けイベント、周年事業などの社内向けイベントをスムーズに運営するには、スムーズな司会進行が重要です。

この記事では、イベントの司会進行役を任された担当者向けに台本を用意する際のポイントやテンプレートを紹介します。イベント内容に合わせた柔軟な利用ができるため、司会進行役を任されたものの経験がなく困っている方は必見です。

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1.司会進行役に求められる役割を理解する

司会進行役に求められる役割は、イベント概要によって異なります。シンポジウムやディスカッションの場合はスムーズな進行はもちろん、中立な立場で登壇者と参加者をつなぐ役割が求められます。社内向けの催しやセミナーの場合、参加者を盛り上げたり会場の雰囲気を和やかにしたりすることが求められます。

オンラインでイベントを開催する場合、参加者の興味関心を引くための工夫が一層必要になります。司会進行役が参加者に積極的に話しかけるなど、リアクションを引き出す工夫を行いましょう。

イベントの開催意義を理解した上で、司会進行がこなすべき役目を整理するのがスムーズなイベント運営につなげるポイントです。

2.イベントの司会進行には台本が不可欠

イベントの司会進行を任されたものの「話し下手なので困っている」「臨機応変に対応できるか不安」と感じている担当者も多いのではないでしょうか。実は、イベントの司会進行に高いレベルのトーク力は求められません。台本を用意することでトーク力をカバーしつつ、スムーズなイベント運営ができるようになります。

台本には、タイムテーブルに沿って各スタッフの動きをまとめた上で、アナウンスを行うタイミングと内容を記載しましょう。全体の流れを把握することで、いつどの時点で何をアナウンスすればよいのかが明確になります。

3.例文付き｜イベントの順序別に司会進行のテンプレートを紹介

イベントのタイムスケジュールに沿った司会進行の台本を紹介します。イベント概要に沿って適宜内容を変更した上で、テンプレートとしてご活用ください。

3-1.開会前のアナウンス

開会前のアナウンスでは、イベント中の注意事項や会場案内、ルールなどをまとめて伝えることが重要です。なお開会の5分前などのタイミングで開会をお知らせして参加者が余裕を持って着席できるよう配慮しましょう。

■開会前のアナウンス例文

3-2.開会のあいさつ

開会のあいさつは手短に済ませ、イベントの説明や紹介につなげましょう。

■開会のあいさつ例文

3-3.イベントの説明や紹介

開会のあいさつを行ったあと、イベントのタイムスケジュールや概要を伝えましょう。

■イベントの説明や紹介例文

3-4.ゲストや登壇者の紹介

続いて、ゲストや登壇者の経歴や活動内容を伝えます。参加者の期待が高まるよう企業名や大学名など、具体名を出しながら紹介するのがポイントです。

なお登壇者の紹介はイベントの開催概要に沿って適宜、変更しましょう。参加者が登壇者に何を知りたいのか熟考した上で、紹介文を考えるのが聴衆の関心を引くコツです。

■ゲストや登壇者の紹介例文

3-5.休憩のアナウンス

休憩の前後でタイムスケジュールに関するアナウンスを行いましょう。後半の開始時刻がいつなのか事前に伝えることが予定表に沿った司会進行につながります。

■休憩のアナウンス例文

3-6.閉会のあいさつ

イベント終了時には来場のお礼を伝えます。アンケートをとる場合は、提出方法とあわせて協力をお願いしたい旨をアナウンスしましょう。

■閉会のあいさつ例文

4.イベントの司会進行をスムーズに進めるためのポイント

イベントの司会進行をスムーズに行うためには、求められる役割を理解した上でポイントを理解することが重要です。

イベントをスムーズに進めるために司会進行が意識すべきポイントを解説します。

4-1.念入りなリハーサルを行う

イベントまでに何度かリハーサルを繰り返しましょう。リハーサルとは、本番さながらの流れで当日のシミュレーションを行うことを意味します。その際、台本を見なくても全体の流れを把握できるようになるまでリハーサルを繰り返すのがポイントです。

リハーサルを行う中で、不明確な点が出てきたら各部署の担当者に確認しましょう。当日までに全ての流れを把握するのが、イベントの司会進行をスムーズにこなすコツです。

4-2.緩急をつけて話す

参加者を飽きさせず、イベントへの興味を引きつけるのも司会進行役の務めです。アナウンスを行う際は抑揚をつけて話すことを意識しましょう。また注目してほしいタイミングでは間を開けて話すのもポイントです。話し方やスピード、声の大きさに緩急をつけることで、参加者の関心を引き続けられるでしょう。

4-3.しっかりお客様を見る

イベント当日は、参加者に関心を向け、場の空気を感じ取りながら話すことを意識しましょう。参加者の関心が薄れていると感じたタイミングで質疑応答や小話を挟むことができれば、会場の雰囲気を和やかに保ち登壇者が話しやすい流れを作れるでしょう。逆に、緊張・無関心など司会自らが参加者に壁を作ってしまうことはNGです。

4-4.タイムスケジュールとのギャップを埋める

タイムスケジュールより進行が早まったり遅れたりした場合、臨機応変に対応するのも司会進行役の務めです。進行が早まっている場合は休憩時間を長めに取ったり、フリートークの時間を設けたりして進行をつなぎましょう。反対に進行が遅れている場合は、質疑応答の時間を短くするなどの工夫が必要です。

なお予定よりも進行が遅れているからといって、休憩時間を省略するのは得策ではありません。登壇者に十分な準備時間を設けるのはもちろん、参加者がリフレッシュする時間をきちんと確保できるよう注意しましょう。

5.イベントの司会進行はプロに外注できる

「イベントの運営に失敗できない」「社内にノウハウがない」このような場合は、イベントプロデュース会社に司会進行を外注することも検討してみましょう。イベント運営に長けた企業は参加者の興味を引きつける方法やイベントの運営方法を心得ています。

株式会社トーガシはイベント総合プロデュース会社として、数々の社内外イベント運営や主催経験があります。イベントの盛り上げ方や魅せ方など、これまでの経験を元に積み上げたノウハウを活かして、貴社のイベントを成功に導くお手伝いをさせていただきます。

6.司会進行の例文を参考に台本を用意してイベントを成功させよう

セミナーやウェビナーなど社内外イベントの成功には、スムーズな司会進行が必要不可欠です。この記事で紹介した例文を元に、イベント内容に沿った台本を用意して当日を迎えましょう。

「司会進行の台本を用意する時間がない」「イベントの主催が初めてで何から準備したらよいのかわからない」このような企業は、株式会社トーガシにお問い合わせください。開催概要を把握した上で司会進行役に務められる役割をまとめ、イベントの成功に向けて並走させていただきます。

まずは見積もりがほしいなどのご相談にも応じているので、お気軽にご連絡ください。イベントの総合プロデュースを得意とする弊社が司会進行のノウハウを伝授させていただきます。

7.【無料DL】「セミナー司会進行６つのコツと台本の作り方」

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