カンファレンスとは？ミーティングとの違いや開催のポイントを解説 

カンファレンスとは、100人以上の規模で行われる会議のことを指します。その一方で、ケアカンファレンスをはじめ、業界によって違う意味を持つ場合があります。この記事では、カンファレンスという言葉の意味やシーンに応じた使われ方、会議としてのカンファレンスを開催するポイントをご説明します。

1.カンファレンスとは？

「カンファレンス」(conference)とは、「会議」や「協議会」という意味の英語です。
特にビジネスカンファレンスにおいては100人以上の参加者が集まる大規模な会議を指します。医療現場で行われるケアカンファレンスであればスタッフが話し合いをする場、スポーツの場（主に米国）であれば競技連盟やリーグという意味で用いられます。

2.カンファレンス、ミーティング、ディスカッションの違い

カンファレンスに似た言葉で「ミーティング」(meeting)、「ディスカッション」(discussion)があります。それぞれの言葉は以下のように使い分けられているため参加・開催の参考にしてください。

	言葉の意味	話し合いの規模	話し合いの内容例
カンファレンス	会議・会合	100人規模もしくはそれ以上	・重要事項の話し合い ・業界の情報共有 ・問題解決のための議論
ミーティング	会議・打合せ	数人～10数人規模	・問題解決のための議論 ・プロジェクトの進捗管理 ・社内やチームの情報共有
ディスカッション	討論・討議	数人～10数人規模	・問題解決のための議論 ・テーマについての討論

2-1.ミーティングとの違い

カンファレンスとミーティングは、どちらも「会議」という意味を持ちますが、開催規模や参加者の人数によって使い分けられます。
100人以上集まる大規模な会合はカンファレンス、数人から数10人程度の小規模な会合はミーティングというイメージです。

2-2.ディスカッションとの違い

カンファレンスとディスカッションは意味自体が異なります。
ディスカッションは「討論」「討議」という意味を持つため、カンファレンスより対象が狭く、また小規模で行われるのが一般的です。また、カンファレンスの1企画として登壇者によるディスカッションが行われる場合があります。

3.カンファレンスの意味は分野で違う？

カンファレンスは使われるシーンで意味が変わります。それぞれの違いを見てみましょう。

3-1.ビジネスシーンのカンファレンス

ビジネスの場合は、「会議」や「協議」として使われます。ミーティングよりも重要事項を話し合うオフィシャルな会議を指すことが多く100名以上、時には数1000名以上の大規模になります。またBtoBイベントのタイトル、例えば「ITテック・カンファレンス」や「スタートアップ・カンファレンス」などとして目にすることもあるでしょう。

3-2.介護、看護、病院など医療関係でのカンファレンス

医療分野でのカンファレンスは、「より良い医療」の提供を目的に行われるさまざまな会議を指します。規模感はミーティングに相当し「カンファ」と略されることもあります。
代表的なものとしては「ケアカンファレンス」があり、治療方針や入院計画について医療者と患者さんが一緒に話し合うことが特徴です。
介護の現場ではケアカンファレンスのほかに法令で義務付けられた「サービス担当者会議」も行われます。
医療の現場では「チームカンファレンス」という言葉も用いられますが、こちらは多職種でチームを組み治療の方針を話し合うこと、またスタッフのみの会議であることが特徴です。

3-3.学術分野・学会でのカンファレンス

「病理学会カンファレンス」や「糖尿病カンファレンス」などのように、学術研究では同じ分野の専門家が集まって開かれる研究発表および討議の場を学会と呼び、この学会のことを「カンファレンス」と呼ぶことがあります。

3-4.スポーツ業界でのカンファレンス

スポーツ業界において、カンファレンスは全く違う意味で使われることがあります。日本ではあまり一般的ではありませんが、アメリカ英語では「競技連盟」や「同盟」という意味で用いられるのです。
そのためアメリカやカナダでは、「イースタカンファレンス」や「ウエスタンカンファレンス」などのように、いくつかのスポーツチームで構成される「リーグ」のことをカンファレンスと呼びます。

4.カンファレンスを行うならどんな場所が良い？

カンファレンスの場合は100～数1000人以上の参加者を収容できる場所で、かつマイク、プロジェクター、机や椅子などの備品がそろっている会場を選びましょう。カンファレンスの格式も意識して、対外的にもブランド価値向上につながる場所を選べると尚良いです。

4-1.代表的な会場を紹介

ここでは、カンファレンスに向いた代表的な会場を紹介します。

東京国際フォーラム

東京国際フォーラムは、東京駅からのアクセスが良く大小さまざまなホールと会議室があります。そのため、カンファレンスの規模に応じた柔軟な利用が可能です。複合施設のため式典と立食会など同じ会場で複数の催しを開ける点も魅力的です。

国立京都国際会館

国立京都国際会館は、日本初の国際会議場で、比叡山を背にした立地や日本庭園など自然と調和したデザインが魅力的です。こちらの施設は、会議場と宿泊施設が一体となったカンファレンスセンターとなっています。

4-2.カンファレンスルーム・カンファレンスセンターとは？

カンファレンスルームとは、カンファレンスを行う部屋を指します。カンファレンスセンターはカンファレンスルームが設けられたホテルを指しますが、貸会議室を保有する施設がカンファレンスセンターと称している場合もあります。
そのため、施設についてしっかり調べることが大切です。

4-3.会場選びでお悩みなら、トーガシにご相談を

カンファレンスの会場選びにお悩みなら、トーガシにご相談ください。数々のイベントに携わってきた経験をもとに、ご要望に合った会場を提案いたします。東京国際フォーラムや新宿NSビル、国立京都国際会館など、トーガシが指定業者として登録されている会場も多岐にわたります。指定業者ならではの視点で細やかなご相談に対応しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

5.オンライン・カンファレンス

コロナ禍でリアルだけではない「オンラインカンファレンス」も増えてきました。「オンラインイベント」と同じように、イベントプラットフォームを使用し開催されます。種類は大きく分けて「フル・オンライン」と「ハイブリッド」の２種類があります。 以下では、それぞれの特徴を解説します。

5-1.フル・オンライン型カンファレンス

会場には演者とスタッフのみで、参加者は全員オンラインで行われるカンファレンスです。メリットとしては、会場を手配する必要が無く会場代や設備費用が削減でき、参加者も場所や交通費を気にすることなく、カンファレンスに参加することが出来ます。また資料などもデータで展開することができ、印刷の手間や紙の資料のコストや事前準備に時間をかける必要もなくなります。デメリットとしては、参加者同士のコミュニケーションがとりにくく、空気感がわかりにくいなど、イベントならではの良さが感じにくい点があります。

5-2.ハイブリット型カンファレンス

ハイブリッド型カンファレンスは、実際に会場を用意し、カンファレンスを配信もしながら、リアルでも開催する、「リアルとオンラインの良さを融合」したスタイルです。メリットは、オンラインのみでは伝わりずらい熱や空気感といった「イベント性」を感じさせることができ、地理的に参加が難しい場合もオンラインで視聴可能になるなど、複合的な良さがあります。デメリットは、リアルもオンラインも準備をする必要があり、平行して進めていくためタスクが増えるとともに、リソースも必要になります。

6.カンファレンスも包括する「MICE」

MICEとは、Mは「Meeting（会議・セミナー）」、Iは「Incentive Travel（社員旅行・研修旅行）」、Cは「Convention Conference（学会・国際会議）」、Eは「Exhibition（展示会）」のイニシャルです。すなわち、４つの言葉が組み合わさってできた言葉だといえます。まとめると「国際的なビジネスイベント」とも言え「カンファレンス」も含まれています。

7.カンファレンスを開催するには

カンファレンスを開催したい、と思っているのであれば「どんなテーマか？」は大体イメージがついているのではないでしょうか。ですがそれだけではなく、事前に決めるべきことが多くあります。ここでは「制作」と「運営」で分けて必要な事前準備を見ていきましょう。

7-1.カンファレンス開催「制作編」

テーマによってどのような参加者を募りたいのか、どういう場所なら参加しやすいのか、誰がゲストに来れば多くの参加者が来てくれるのか、ターゲットに一番刺さる告知方法、集客方法は何かなど、様々な課題があります。

7-2.カンファレンス開催「運営編」

開催当日、スムーズにカンファレンスが進行するためには何が必要かを考え準備していきます。また、イベントにはつきものの「トラブル」時の対応や事後のフォローアップやクレーム対応なども運営マニュアルに落とし込んで、スタッフ全員が当日困らないような仕組み作りをしていきます。

8.カンファレンス開催までのスケジュール感

規模感によって違うのは当然ですが、大体の目安として下記のようなイメージです。

各それぞれのパートも、ゲストや登壇者の数、リアルかオンラインか、ステージ企画の数や内容、で異なってきます。また、カンファレンスにしてもセミナーにしても、参加者からのフィードバックは回収してまとめなければ宝の持ち腐れになってしまいますので、アフターフォローまでスケジュールに組み込みましょう。

9.カンファレンスを運営会社に外注するポイントは？

何かとやることが多くなってしまうイベントの企画や運営は、専門的に行っている会社に外注したいものです。その際のポイントを3つご紹介します。

①提案力

漠然とした「こんなカンファレンスを開催したい」というイメージを具現化できなければ開催までには至りません。それを企画としてまとめ、主催側に提示できる「提案力」がある会社を選ぶことで開催に一歩近づきます。

②社内体制

良い提案があっても、実行できなければ意味がありません。社内の体制が企画から制作、運営まで整っており、トータルでサポートできる会社を選ぶことが肝心です。

③実績

カンファレンスだけを運営している会社は多くなく、その他さまざまな実績があるはずです。イベントごとにはある程度「一つの決まった型」が存在しますが、それを壊していくことで、他社との差別化、話題性を作ることが出来ます。実績の幅の広さもチェックしてみると良いでしょう。

10.カンファレンスを成功させよう！

カンファレンスの担当者は悩みも尽きないものです。まずは企業イベントなどの企画運営、や制作などを行っている制作会社に相談するのがおすすめです。

トーガシなら、実行する際の社内体制も整っていますので、「こんなこと考えてるんだけど？」「まるっとお願いしたいのですが可能ですか？」など様々なパターンからのご相談お受けいたします。お気軽にお問合せ下さい。

 

11.【無料DL】カンファレンス・コンベンション 開催の基本と成功ポイント

カンファレンス・コンベンションは業界に知見の深い人々と親睦を深め、新たなビジネスチャンスを生むチャンスです。「カンファレンス・コンベンション開催の基本と成功ポイント」と題して、ホワイトペーパーを作成いたしました。ぜひご利用ください。

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