学会開催までの運営マニュアルとスケジュールを解説

学会の開催、運営には様々な準備が必要となります。名簿管理、会費請求、ホームページ作成、案内状の送付、会場の選定、会場の設営などを通常業務と並行して行うのは大変な労力になります。この記事では、学会開催までのスケジュール、運営方法、進行のポイント、運営をイベント会社に任せるメリットなどを解説します。

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1.学会の開催までのスケジュールと必要な準備

開催までのタスクと必要な準備をスケジュールに沿って解説します。

1-1.学会開催2～1年前

・委員会の立ち上げと事務局の設置
最初に実行委員会の立ち上げを行いましょう。会計、広報、展示、プログラムなどの各業務に担当者を割り当てます。次に、各所からの問い合わせに対応するため事務局を設置しましょう。事務局は外部からの問い合わせ窓口と同時に、進行管理と各担当との連絡なども行います。

・実施計画の作成
学会の名称、テーマ、規模、プログラム構成を決定し全体の日程、構成を決めましょう。参加人数の目安がわかったら、宿泊施設などの準備計画が立てられます。予算の全体像が見えてきたら収支予算案の作成と銀行口座の開設を行いましょう。予算のうち、収入は主に参加登録費、補助金、寄付金、広告料、企業からの協賛、助成金などがあげられます。支出は会場費、備品代、人件費、印刷代などです。資金調達方法や目標額を検討しましょう。

・開催会場と開催日程の決定
集客する人数などに合わせ会場を選定しましょう。大学や市民ホールやホテルなどのアクセスよく、会場設備の整った会場を選ぶのがおすすめです。良い条件の会場は予約が集中するため、可能な限り早く予約を行いましょう。

1-2.学会開催1年前

・公式サイト開設
来場者、講演者への通知や受付の窓口となります。学会の概要、日程、プログラム、会場案内、参加費、参加登録フォームなどの情報を掲載しましょう。

・告知や協賛・後援・広告
学会の概要をまとめ、関係各所への周知を行いましょう。協賛金や広告を集めるのも重要な仕事です。対象者に依頼する際は趣意書を作成しましょう。協賛をする効果を想像しやすいよう、前大会の様子や公式サイトを活用してください。

・一般演題の募集
大会開催日の6〜8ヶ月前から、ホームページを通じて一般演題の募集を開始します。募集期間は1〜3ヶ月間とし、応募数が十分でない場合は締め切りを延長したり、再度募集を行ったりすることもあります。

・印刷物の制作
ポスターや会場での配布物を制作します。統一されたデザインイメージがあれば、制作のデザインコストを下げることができます。

・参加方法の設定
参加資格の基準や参加方法を紙で行うか、ウェブで行うかを設定しましょう。参加者と事務局の負担を考慮すると、ウェブでの参加申請が双方の負担が少ないためおすすめです。

・講演者の選定
学会に招く講演者を選定しましょう。話題性のある講演者をアサインすることができれば、学会の広告効果も期待できます。

1-3.学会開催半年前

・参加受付開始
紙、ウェブどちらで受付した場合でも、参加登録者の内容をデータ化し管理しましょう。開催のためのプログラム作成、名簿作成、発送物がある場合の印刷などに役立ちます。システムを利用し、可能な限り事務局の参加受付の業務負担を軽減しましょう。

・開催会場の下見
実行委員会、各部署の責任者と共に会場の施設責任者と打ち合わせを行いましょう。当日のスケジュール、必要な備品などを必ず確認しておきましょう。特に音響機材やスライドを映し出す設備の確認は必ず確認しましょう。

1-4.学会開催3ヶ月前

・会場レイアウトと使用計画の作成
会議室、展示会場、講演会場などのレイアウトを決めましょう。必要な設備も場所ごとに考え、レンタルするもの、持ち込むものを確認しておきましょう。

・人員配置とマニュアル作成
当日の人員配置図や、業務のマニュアルを作成しましょう。インカムの利用有無や、別のツールを使っての連絡手段も検討しておきましょう。各部署で責任者を決め、指示系統もマニュアルに含めて作成しましょう。

・プログラムの作成
会場案内、会議の日程、学会内でのイベントなどの検討していたプログラムの決定稿を作成し、参加予定者、関係者に配布しましょう。

1-5.学会開催1ヶ月前

・関係者との最終打ち合わせと確認
事務局、当日の運営スタッフ、運営を委託した会社、講演予定者と最終打ち合わせを行いましょう。当日のマニュアルを全員で確認し、疑問点の解消を行いましょう。

1-6.学会当日

・事前ミーティング
各部署の担当者と最終確認を行いましょう。不足しているものはないか、連絡がとれない担当や部署はないか確認しておきましょう。

・参加者、講師・来賓対応
参加者の受付方法や講師・来賓への対応について、すべての対応スタッフに情報を共有しましょう。

・撤収作業
会場の返却時間までに撤収作業を行いましょう。他所から借りたものは事前に返却期限を確認し、期限内に返却するようにしましょう。返却が遅れると延滞料金が発生する場合があります

1-7.学会終了後

・礼状の発送
協賛・後援をいただいた関係者や講演者、来賓に対して礼状を送ります。事前にリストを作成し、送付先を確認しておきます。

・各種清算・収支決算書の作成
未払い金の支払いや未収金の回収を行い、借入金を清算します。その後、議事録が承認された後にできるだけ迅速に収支決算書を作成しましょう。

・抄録集の送付
抄録集を購入希望者や当日欠席した人、広告掲載・協賛業者に送付します。また、抄録集をインターネット上で公開する場合は、閲覧方法を知らせます。

・実行委員会の反省会と引継ぎ
反省会を開催し、次回開催に向けた引継ぎ事項をまとめます。その後、実行委員会を解散します。反省会には次回開催の実行委員も同席することが望ましいでしょう。

2.運営をイベント会社に任せるメリット

学会の運営を全て自分たちのみで行うのは大変な労力になります。ここでは運営をイベント会社に任せるメリットを解説いたします。

2-1.学会の開催目的に集中できる

学会の開催には、通常業務に上乗せする形で業務が発生します。不慣れな業務に追われている間に学会を開催することに追われてしまい、本来の開催目的を見失ってしまいやすくなります。任せられる部分を検討し、自らの目的の達成にコストをかけるのがおすすめです。

2-2.運営をスムーズに行ってくれる

様々なイベントを経験してきたノウハウでスムーズな運営ができます。事前準備、当日の運営、トラブルへの対応を任せることができます。タスクや注意点の多い学会の進行はプロに任せましょう。

3.運営を任せるイベント会社の選び方

イベントの運営会社を選ぶ際、様々なイベント会社があり、悩んでしまう方も多いかもしれません。ここでは運営を任せる会社の選定方法を解説します。

3-1.運営以外のサービスも充実しているか

学会の運営以外の部分もサポートしてくれる会社であれば、複数の会社に依頼せずに運営を任せることができます。例えば企画から参画してくれる会社であれば、当日の運営でもスムーズなサポートが期待できます。可能な限り多くの業務を任せられる会社がおすすめです。

3-2.運営スタッフを手配してくれるかどうか

当日の運営にはスキルと経験のあるスタッフが不可欠です。例えば英語対応が可能なスタッフを手配してくれる会社であれば、事務局の仕事を減らすことができます。経験豊富な人材を派遣してくれる会社かどうかを確認しましょう。

4.学会の開催を検討している方はトーガシにおまかせください

学会の開催に長い期間と工数がかかります。ここでは弊社がサポートしてきたイベントの実例を紹介させていただきます。

4-1.Medtec Japan 2024

医療機器の設計・製造に関わる医療機器業界のサプライヤ ーと国内外の医療機器メーカーの開発・研究関係者が一堂に会するイベントです。医療分野への参入を計画 している企業・団体にとっても貴重な情報収集・商談の場を作るサポートをさせていただきました。

4-2.Climbers 2024

コロナ禍に「日本のビジネスパーソンを元気にしたい」という思いから立ち上がった新たなビジネスカンファレンスです。そ「乗り越える」を共通テーマにした3本のイベントを「Climbers Series」と称し、同時開催されました。

4-3.WebX

世界各国からWeb2・Web3の有望プロジェクトや企業、起業家、投資家、開発者等を集めたアジア最大級のWeb3カンファレンスです。Web3分野のトッププロジェクトや創業者らを招いた公演（日本語同時通訳対応）、ネットワーキング機会、主要プロジェクトによる技術ワークショップ、Web3ビジネスに関するピッチイベント、様々な企業やプロジェクトの展示会を展開しました。

4-4.準備をしっかりと行いスムーズに運営しよう

学会の開催には多くの業務があり準備に大変な労力と時間を割きます。また当日の運営もトラブルが起きる前提で準備をしておく必要があります。トーガシはこれまで60年以上多くのイベントをサポートしてきました。ご興味のある方はまずお問い合わせください。

5.【無料DL】カンファレンス・コンベンション 開催の基本とポイント

カンファレンス・コンベンションは業界に知見の深い人々と親睦を深め、新たなビジネスチャンスを生むチャンスです。「カンファレンス・コンベンション開催の基本とポイント」と題して、ホワイトペーパーを作成いたしました。ぜひご利用ください。

※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。