コンベンションとは？意味や開催メリット、運営のコツを解説

学会や特定の業界の関係者が一同に集まり意見交換や情報収拾を行うイベントを、コンベンションと言います。
この記事ではコンベンションの意味や定義について紹介します。またコンベンションの特徴から開催するメリット、具体的な運営のコツについても解説するので、学会や会議などの担当者は必見です。

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1.コンベンションとは？意味や定義を解説

まずはコンベンションの意味や定義を確認してみましょう。

1-1.コンベンション(convention)とは？

コンベンションとは、「convention」という英語が元になった言葉です。英語の「convention」は、慣習、しきたり、出席者、会議、集会などの意味を持ちます。日本では、大きな集会や会議の中でも特に国際色ある目的を持った集まりを意味します。

1-2.コンベンションと比較される言葉

よくコンベンションと比較される言葉に、カンファレンス(conference)やミーティング(meeting)があります。カンファレンスも国際会議を意味しますが、コンベンションと比較すると小規模な集まりとなるのが特徴です。ミーティングも会議を意味しますが、社内や取引先と行うような小規模の集会を指します。
その他、サミット(summit)やコングレス(congress)も会議を意味する言葉です。しかしサミットは主要国首脳会議、コングレスは議会を意味するため、コンベンションとは開催される意味合いが異なります。

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2.コンベンションを開催するメリット

業界に知見の深い人々がとある場所に集結し、コミュニケーションを取ったり親睦を深めたりするコンベンション。 他の会議や集会を意味する言葉と比較すると、国際色が強いコンベンションを開催するメリットとは一体何でしょうか。

2-1.高い集客効果

世界中から特定の分野に興味や知見のある関係者が集まるため、高い集客効果が見込めます。関係者が特定の場所に集結することで、地域の魅力が再発見されるなど観光地としての注目度が上昇する可能性もあるでしょう。

2-2.コンベンションビジネスの発生

コンベンションの開催に伴い、国際的な人の往来が発生します。参加者の多くが日頃生活している土地を離れてイベントに参加するため、イベント参加者を収容できる規模の宿泊施設や議論を行う会場が必要になります。 コンベンションビジネスという言葉が示すように、コンベンションが開催されることで消費の増加が期待できるでしょう。

2-3.ビジネスチャンスの発生

世界中から知見者や有識者が集まることで、新たな人脈が形成されます。その結果、業界に新しい風が吹きこまれる可能性もあるでしょう。 コンベンションの開催は、新たなビジネスチャンスが誕生する可能性を生み出します。

3.コンベンション会場の選び方

国内外から多くの人々が集まるコンベンションを成功させるためには、会場選びが重要です。ここでは、大規模な人の往来が発生するコンベンションならではの会場選びのポイントを紹介します。

3-1.参加人数を把握する

まずはコンベンションに参加する人数を把握しましょう。会場選びの段階で参加人数を正確に把握する必要はありません。実際の参加人数が前後しても問題ないように数百名単位で見積もるのがポイントです。
一般的に参加者が200名以下の場合、ホテルの宴会場が使用されます。参加者が200名を超える場合は展示会場など大人数を収容できる会場の方が使い勝手が良いでしょう。

3-2.アクセスが良いか

候補となる会場が見つかったら空港や主要駅からのアクセスが良いか確認します。その際、公共交通機関からアクセスしにくい会場だと判明したら、空港送迎も検討しましょう。 人気会場は予約で埋まってしまうため、開催日から数えて遅くとも半年前には会場を抑えておくのもポイントです。

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4.コンベンションの運営方法

開催規模が大きいコンベンションを成功させるためには、念入りな準備が欠かせません。ここでは企画から終了後の段取りまで運営方法を解説するので、参考にしてください。

4-1.イベントの企画を決定する

第一にコンベンションを開催する目的を決定しましょう。その上で運営メンバーや企画メンバーを選定します。なお運営にかかわるメンバー全員で開催目的や企画内容を共有するようにしましょう。
企画段階でコンベンションにかけられる大まかな金額を算出しておくことをおすすめします。予算が明らかになると、会場選定や広報、運営などにかけられる費用を算出しやすくなるはずです。

4-2.イベントの開催概要を決定する

コンベンションを行う日程や会場を決定しましょう。その際、参加者の層や国籍などを加味して開催概要を決定するのがポイントになります。

4-3.コンベンション開催のお知らせ

開催概要を決定したら出席してほしい関係者にコンベンションの開催を告知しましょう。イベント開催まで定期的に企画などを発信し続けることで、参加人数の増加が期待できます。

4-4.配布物や制作物の作成

開催のお知らせと同時期に、コンベンション当日に配布したい資料の作成に取り掛かりましょう。配布物は開催主旨やテーマが一目でわかるようにデザインするのがポイントです。
なお、会場の装飾についても検討し始めましょう。コンベンションは展示会ブースのように自社をPRすることが目的の場ではありません。そのため過度な会場装飾は不要ですが、ステージのライトニングなどにこだわると良いでしょう。

4-5.運営スタッフの確保

開催概要の決定や配布物の制作など事務的な作業が終了したら、当日の運営に必要なスタッフの確保を開始しましょう。 この際、企画段階でコンベンションの開催に伴い発生する大まかな費用が明らかになっていることで、運営スタッフの確保に割ける予算も計算しやすくなります。

4-6.リハーサル

運営スタッフを確保しそれぞれの役割分担が完成したら、リハーサルを行います。リハーサルとは本番さながらの雰囲気で当日の進行を確認する作業です。きちんとリハーサルを行うことで、運営スタッフをはじめ関係者全員が当日の流れを把握できるようになります。 リハーサルで運営上の問題点が浮かび上がったら、当日までに対処法を決定しスタッフ全員で共有しましょう。

4-7.コンベンションの開催

いよいよコンベンションの開催です。リハーサルの確認事項を念頭に置いて、イベントを運営しましょう。 コンベンションは大掛かりなイベントとなるため、イベント会社に当日の運営をサポートしてもらうのがおすすめです。

4-8.参加者へのお礼やイベントの報告

コンベンションが終了したら参加者にお礼状を送付しましょう。 なお、主催団体の公式ホームページなどでイベントの終了を報告するのも忘れてはいけません。きちんと情報発信することで、業界に興味を持つ層の増加や次回開催時の来場者増加につながります。

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5.コンベンションの運営はプロにご相談を

コンベンションの運営には大掛かりな準備が必要で、国内外から人が集まるため配慮しないといけない事柄も多いことがおわかりいただけたでしょう。 株式会社トーガシは各種イベントや行事の運営をサポートするプロ集団です。イベントの主催を成功させるために培ってきたノウハウが豊富な当社にぜひご相談ください。

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6.コンベンション運営をプロにサポートしてもらうメリット

関係者が多いという特徴があるコンベンションは、準備や運営に時間がかかります。国際的なイベントで失敗や替えが効かないからこそサポート実績豊富な会社に相談するのがおすすめです。 コンベンションに限らずサミットや展示会など催しの主催をサポートしている会社に相談することで、イベントを成功させやすくなります。

7.トーガシのイベントサポート実績

トーガシがイベントをサポートした事例を一部紹介いたします。

7-1.セミナーの主催サポート「食・農就活サミット2022」

「食・農就活サミット2022」では東京国際フォーラムの会場指定会社である当社が運営をサポート。コロナ禍での開催となったため、来場者が安心して参加できるような安全管理にも気を配りました。 国内は北海道から沖縄、その他中国や香港まで当社が指定会社となっている会場は多岐にわたります。収容人数などから最適な会場探しのお手伝いをさせていただきますので、お気軽にご相談ください。
関連記事：食・農就活サミット2022
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食・農就活サミット2022

7-2.エキスポの主催サポート「第2回 外国人留学生エキスポ」

「第2回 外国人留学生エキスポ」では展示会の主催サポートを行いました。外国人留学生のお悩み解決や国際交流といったテーマに沿い、文化体験コーナーやマッチングを取り入れることをご提案。開催主旨に合う企画の提案や実行も得意としております。
関連記事：第2回 外国人留学生エキスポ 展示会の主催サポート

第2回 外国人留学生エキスポ

7-3.大型商談会の主催サポート「WOODコレクション（モクコレ）2023」

「WOODコレクション（モクコレ）2023」では広報や集客、コンテンツ企画、空間デザインなど運営全般を当社がサポート。オフライン展示会の開催と同時にオンライン配信も行い、会場に足を運べない方にも情報を提供いたしました。 ビジネスマッチングをご提案し商談が行われるなど、主催者様やご来場者様にご好評いただいております。
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WOODコレクション（モクコレ）2023

8.プロに相談してコンベンションを成功させよう

国内外から人を集めコンベンションを成功させるためには、魅力的な企画やきめ細やかな配慮が欠かせません。準備だけでも大掛かりになるため、イベント会社のサポートを受けることを検討してみましょう。
トーガシはイベントのテーマに沿った主催サポートを得意としております。コンテンツ内容や集客、会場選定などイベント開催に伴い発生する業務の一切を代行させていただくことも可能です。 まずは「費用の概算がほしい」など、お気軽なお問い合わせにもご回答させていただきます。

9.【無料DL】カンファレンス・コンベンション 開催の基本とポイント

カンファレンス・コンベンションは業界に知見の深い人々と親睦を深め、新たなビジネスチャンスを生むチャンスです。「カンファレンス・コンベンション開催の基本とポイント」と題して、ホワイトペーパーを作成いたしました。ぜひご利用ください。

※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。