イベント管理システムの導入メリットとは？おすすめ比較ポイントを解説

展示会などのイベントを成功させる上で、業務効率化を図れるイベント管理システムの導入は欠かせません。この記事ではイベント開催企業・出展企業と、双方の視点から見た導入するメリットや、比較ポイントなどを紹介します。

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1.イベント管理システムとは？

イベント管理システムとは、来場者の受付や確認、アンケートなどイベント開始前から終了後のフォローまで事務作業を一括して行えるシステムのことを言います。これらの作業を一つずつこなそうとすると、莫大な時間がかかるでしょう。しかし、イベント管理システムを導入すれば情報が一元化され、事務処理にかかる時間も短縮できます。なお一口にイベント管理システムと言ってもさまざまで、展示会に特化したシステムやセミナーに特化したシステムなど、その種類は多岐にわたります。

2.イベント管理システムを導入するメリット

イベント管理システムを導入するメリットは、イベント開催企業とイベント出展企業の立場によっても異なります。ここではそれぞれの立場でイベント管理システムを導入するメリットを紹介するので、参考にしてください。

2-1.イベント開催企業のメリット

イベント管理システムを導入することで、来場者やイベントスタッフの管理などがシステム上で行えるようになります。紙面でイベント出席者の情報を管理することも可能ですが、保護すべき個人情報を紛失してしまう恐れがある他、管理に時間もコストもかかるでしょう。イベント管理システムなら、リアルタイムで情報を共有できます。無駄な確認作業が発生しなくなるという意味でも、事務作業の効率化につながるでしょう。なお大切な個人情報を厳重に管理するという意味でも、セキュリティ対策をしっかり行なっているシステムを導入するのがポイントです。

2-2.イベント出展企業のメリット

イベント出展企業がイベント管理システムを導入した場合、来場者情報を管理したり見込み顧客に効率良くアプローチできるようになります。自社の商品やサービスに興味を持っている見込み顧客に対して、適切な営業活動ができるようになるのです。また、イベントに来場してくれた見込み顧客に、お礼メールを送信できる機能を搭載したイベント管理システムもあります。このように、イベント開催企業も出展企業も管理システムを導入することで、効率的に業務や営業活動できるようになるのです。イベントにかかわる事前準備からアフターフォローまでまとめて行えるイベント管理システムを導入するメリットは、大きいと言えるでしょう。

3.イベント管理システムのおすすめ比較ポイント

多種多様なイベント管理システムの中から自社に最適な製品を見つけるためにも、下記のポイントに沿ってシステムを比較してみましょう。

3-1.自社に必要な機能が揃っているか

展示会の運営に特化したイベント管理システムや、セミナーの運営に特化したイベント管理システムなど、さまざまなタイプの製品があります。自社に最適なシステムを導入するためにも、利用シーンや利用目的を検討しましょう。

基本的にはどのイベント管理システムも多機能です。そのため、導入したい理由が不明確なままだと、必要のない機能が多く搭載されたシステムを導入してしまう可能性があります。多機能なほど導入コストもかかるため、イベント管理システムを選定し始める前にどんな機能が必要なのか社内で話し合っておくのがポイントとなるでしょう。

3-2.直感的に操作しやすいか

イベント開催企業がシステムを導入する場合、自社だけでなく出展企業にとっても使いやすいシステムなのか検討することがポイントになります。例えば展示会の運営企業がイベント管理システムを導入する場合、下記のポイントを比較しましょう。

このような機能が揃っていれば、イベント出展企業が展示会に来場した見込み顧客に営業活動しやすくなります。なお、イベント参加企業が触れたことのないシステムであっても、直感的に操作しやすいか確認するのもポイントです。どんなに高性能なシステムであっても、操作しにくくては意味がありません。イベント参加企業の担当者に余計な負担をかけないためにも、操作性の良いシステムを導入する必要があります。イベント管理システムによっては、製品の公式ホームページや無料版などでお試しできるので、必ずイベント参加企業の視点でお試ししてから導入を検討しましょう。

3-3.イベント出展企業の満足度向上につながるか

展示会などのイベントで見込み顧客を獲得できるのは、出展企業が来場者に自らコンタクトを取って営業活動する場合に限られません。中には、気になる出展企業を見つけた来場者が自ら出展企業にコンタクトを取りたいケースもあるでしょう。そのような場合に、来場者が出展企業に問い合わせしたり、展示会などイベント開催中に商談予約したりできる管理システムなら、イベント出展企業の満足度向上につながります。

トーガシのイベント管理システム「Addval（アドバル）」なら、オプション機能として商談予約システムの利用が可能です。イベント出展企業がシステムのマイページ上で商談予約を承認すると、商談が確約されます。展示会などのイベントで実際に商品に触れてもらった上で商談できるため、アドバルは販売促進にも一役買ってくれるでしょう。

3-4.リード獲得につながるか

イベント出展企業が見込み顧客となる来場者にアプローチできるイベント管理システムなら、リード獲得につながります。つまり、イベント終了後の営業活動にも管理システムを活用できるでしょう。アドバルの場合、オプションで来場登録システムを搭載しています。顧客情報が管理できるため、出展企業がイベントの効果を可視化しやすくなるでしょう。

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4.イベント管理システムならトーガシのアドバルがおすすめ

最適なイベント管理システムを導入することで、開催企業にとっても出展企業にとってもメリットがあるとお分かりいただけたのではないでしょうか。開催企業、出展企業の双方にメリットがあるイベント管理システムをお探しなら、多機能なトーガシのアドバルがおすすめです。ここからは2種類あるアドバルの違いや、それぞれの機能を詳しくお伝えします。

5.アドバルの特徴は「リアルもオンラインも」イベントをカバー

トーガシのイベント管理システム「Addval/アドバル」には大きく分けて2つ、「リアル向けと、オンライン向け」のシステムがあり、リアルイベント（オフラインイベント）向けは「Addval Connect/アドバルコネクト」、オンラインイベント向けは「Addval 360°VR Real＋、Addval 360°VR Fantasy+、Addval SP」となっています。ここからはそれぞれの機能と特徴を紹介していきます。

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「AddVal Connect／アドバルコネクト」資料ダウンロード 出展管理システム【 AddVal Connect 】は、リアルイベントに特化した《イベント満足度の向上》を支援するシステムです。システムの役割は大きく２ […]

6.アドバルコネクト「2つの機能と３つのオプションシステム」

アドバルコネクトはリアルイベントの「商談機会の増加と事務局業の負担を軽減」するためのシステムです。リアルイベントや展示会のバックオフィス業務に課題感のある主催者や担当者向けのシステムです。ここでは機能やメリット、オプションを紹介します。

6-1.出展者のPRページ作成で「商機拡大」

出展企業のオンラインPRページ作成機能を利用すれば、イベントに出展する企業が自ら商品の魅力が伝わるページを作成できるようになります。ポイントしては、会期前から画像や動画での「訴求力アップ」情報更新の「即時性と簡易性」などから、「商談機会の増加」が見込めます。

6-2.出展書類のWeb申請で「事務局の負担軽減」

まずは紙でのやり取りがなくなり、イベントに出展する上で必要な書類も全てアドバルコネクト上で提出できるようになるため、開催企業・出展企業双方に余計な事務作業が発生しなくなり「事務局業務の負担軽減」になります。さらにポイントとしては、情報の「リアルタイムでの共有」主催側から出展側への「一斉アナウンスの効率化」などがあります。

6-3.オプション「3つのシステム」

お客様のニーズに合わせて、オプションメニューもご用意しております。必要な機能だけを組み合わせてオーダーメイドでのご提供も可能です。それぞれのオプションは下記のとおりです。

①商談予約システム

ページ上から商談予約が可能となる機能です。予約管理業務を自動化でき、商談予約システムを利用すれば、来場者から出展企業へ商談の申し入れが可能です。

②来場登録システム

来場登録システムを利用することで受付業務をスムーズにし、来場者管理業務にかかる時間を削減できます。

③マッチングシステム

来場者と出展社をマッチングする機能です。マッチング情報をもとに効率的なアプローチが可能になります。この機能を活用することで、出展企業が受け身の姿勢にならず、自ら営業活動できるようになる点がメリットです。

7.アドバル「オンラインイベント・3つのサービス」

「オンライン上で展示会を開催したい」「出展した展示会のブースを映像として残し、自社ホームページで紹介したい」そんな要望にお応えできるのがトーガシのアドバルです。360°VR Real＋、360°VR Fantasy+、Addval SPと3つの軸から成り立っているサービスになります。ここではそれぞれの機能を解説します。

7-1.アドバル/360°VR Real＋

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360°VR Real＋とは、360°パノラマビュワーで仮想空間を展開できるサービスです。ホームページ上でイベントのアーカイプとしてご紹介いただくことができるため、プロモーション活動の一環としてもご活用いただけるでしょう。

7-2.アドバル/360°VR Fantasy

360°VR Fantasy+とは、オンライン上でイベント空間を作り出す仕組みです。オンライン上のイベントに訪れた来場者のデータ収集や、ログ解析も可能(使用プラットフォームに依る）なためマーケティングにもお役立ていただけるでしょう。

7-3.アドバル/Addval SP

Addval SPとは、オンライン販促を支援するランディングページ制作サービスです。ランディングページを制作することで、出展企業が紹介したい情報をスピーディーに伝えられるようになります。

8.ご相談ください！最適なイベント管理システムをご案内します

展示会など大規模なイベントを準備段階から効率的にかたちにしていくためには、業務の効率化を図れるシステムの導入が欠かせません。本記事で紹介したイベント管理システム「Addval（アドバル）」なら導入することで、開催企業・出展企業ともに事務作業に発生する負担を減らしたり、見込み顧客にアピールできたりといったメリットがあります。イベント出展企業にとってメリットの大きい管理システムを導入すれば、ライバル企業が開催するイベントとの差別化を図れるでしょう。「いろいろありすぎて選べない！」という方は、まずは相談だけでもトーガシにお問い合わせください。

9.「AddVal Connect／アドバルコネクト」資料ダウンロード

出展管理システム【 AddVal Connect 】は、リアルイベントに特化した《イベント満足度の向上》を支援するシステムです。システムの役割は大きく２つ。１つはWebの出展者紹介をリッチ化し、商談機会を増加させること。もう１つは書類提出や管理の手間といった事務局業務の負担を軽くすることです。
イベントの裏と表の両面をサポートする事で、来場者、出展者、主催者、事務局イベントに関わるすべての人の満足度向上を実現します。※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。