ハイブリッド開催がイベントの主流になる理由とは？導入方法と事例紹介

コロナ感染拡大を受け2020年以降、展示会、学会、説明会など多くのイベントがオンラインへ移行しました。最近ではwithコロナ時代のトレンドとして「ハイブリッド開催」のイベントが主流になると予想されています。メリットやデメリット、運用・導入方法をふまえ、イベント開催の「ベストな打ち手」を理解しイベントを成功させましょう！

1.イベントのハイブリッド開催とは？

ハイブリッド（hybrid）とは「組み合わせ」という意味の英語です。「会場へ足を運ぶ＝リアルイベント」と「WEB上で参加する＝オンラインイベント」の両方で「組み合わせて開催」されるという意味で「イベントのハイブリッド開催」と言われています。コロナ禍以前も行われていましたが、リアルで集まる事が難しくなりオンライン開催の需要が伸び、急速に一般化しつつあります。また「実際やってみたけど物足りない」という主催者およびユーザー側からの意見も反映しながら、手法や見せ方も進化しています。

2.ハイブリッド開催のメリット

ハイブリッドで開催するメリットをしっかり理解して、イベントの企画や計画を立てていくことが成功の秘訣です。それぞれのメリットを見ていきましょう。

2-1.自由度の高い参加方法

ハイブリッド開催にすることで、イベントに参加しやすくなります。距離などの問題でオンラインの方が良いという人も、臨場感やITリテラシーを理由にリアルを選ぶ人も取りこぼすことなく集客が可能となります。来場者（参加者）にとっての満足度向上にもつながるでしょう。 

また、ハイブリッド開催は来場者の急な事情変更にも対応しやすいメリットがあります。リアルとオンラインの切り替えは起きるものとして受け入れ体制を作っておきましょう。 

2-2.開催リスクへの対応

イベントの主催者は、感染者数の増加に伴う自粛や様々な「リアル開催のリスク」があります。ハイブリッドで開催を準備しておけば最悪リアルが中止になっても、イベント自体が中止になるのを避けられます。

オンライン参加者に対するトラブル対応という点でもハイブリッド開催はおすすめです。
オンライン開催には、配信や受信環境のトラブルに伴うリスクが存在します。万が一、機材のトラブルなどでオンライン参加者がイベントに参加できなかった場合でも、リアル開催の録画データを用いて、後日視聴URLを送付するなどの柔軟な対応が可能です。

リアルとオンラインの開催が相互にリスクをケアできるのは、ハイブリッド開催の特徴の一つです。

2-3.アーカイブの利用がしやすい

リアルのみの開催だとアーカイブのための録画が必要となりますが、ハイブリッド開催の場合は、参加者のための配信をそのままアーカイブ化できます。イベントを、繰り返し使えるコンテンツとして活用しましょう。もちろん、リアルで参加した人にとってもイベントを見返せるメリットとなります。

さらに、リアルでは取得するのが難しかった視聴者のユーザーデータを入手できます。比較・分析をかさねてイベントの改善につなげましょう。

2-4.双方向のコミュニケーションが可能となる

ハイブリッドイベントの大きなメリットの一つは、オンラインとオフラインの参加者間、または参加者と講演者間での双方向のコミュニケーションが可能となる点にあります。例えば、リアルタイムのQ&Aセッション、投票、ブレイクアウトセッションなどを通じて、参加者は積極的に意見を交換したり、ディスカッションに参加したりすることができます。このようなインタラクティブな要素は、参加者にとって価値ある体験を提供し、イベントの印象を深めることができます。

2-5.アンケートや意見を集めやすい

ハイブリッドイベントは、リアルタイムのフィードバックやデータ収集にも有効です。イベント中や終了後にオンラインアンケートやフィードバックフォームを利用することで、主催者は参加者の意見や感想を直接収集することができます。参加に必要な PC、タブレット、スマートフォンなどのツールから直接アンケートを送信できるため、参加者が回答しやすく回答率の向上につながります。

このようなフィードバックは、イベントの内容や運営を改善するための貴重な情報源となります。また、参加者からの具体的な意見や提案は、将来のイベント企画において重要な参考材料となり得ます。

3.ハイブリッド開催の注意点

タスクが増える分、解決しなければならない問題もあります。デメリットを含めた「ハイブリッドの注意点」を見ていきましょう。

3-1.予算の問題

リアルイベントをハイブリッド開催にする場合、オンライン配信用の機材やネットワーク、さらにはプラットフォームの運営費が加算されます。逆にオンラインイベントをハイブリッド化する場合は、当然ながら会場費などがかかります。
開催するイベントの目標・目的を明確にし、そこから全体予算を決めましょう。

3-2.手間の問題

ハイブリッドイベントを成功させるためには、物理的な場所とオンラインの両方での準備と、それらの間のスムーズな連携を保証するための入念なリハーサルが必要となります。

このプロセスは、従来の単一形式のイベントよりも複雑で手間がかかります。しっかりと役割分担をし、アウトソースできそうなところは外部に依頼していくと良いでしょう。

3-3.会場の問題

費用にもつながりますが、会場の大きさをどうするかも重要です。実地での来場者数を、リアルに重きを置くのかオンラインをメインで実施するのかのバランス「オンライン〇〇％、リアル〇〇％」と全体の目標値から算出し、会場のキャパシティーを決めるのが良いでしょう。

また、配信機材の有無や高速なインターネット回線があるかなど、インフラがしっかり整っているかも確認しておきましょう。

3-4.一体感の問題

実際にオンラインイベントやハイブリットイベンドを実施した企業からの意見で多いのが「一体感が生まれにくい」「雰囲気が出ない」という、イベント特有の良さが伝わりにくいという点があります。これを解消するには、オンラインからも参加できる企画を盛り込んだり、リアルとオンラインの運営を連動させることが必須になってきます。※下記関連記事ページのリンクです

4.スムーズな運営方法のポイント

なにかとやることが多いハイブリッド開催でのイベントですが、どうやればスムーズに運営ができるのでしょうか。ここではハイブリッド開催に絞ってリアルとオンラインの二つの観点から見ていきます。

4-1.段取りをしっかり組む

オンラインでのゲストや登壇者がいる場合も含め、会場での交流をスムーズにできるように流れをくむ必要があります。事前に質問などを回収し、当日回答してもらうなど進行や役割をシミュレーションして決めておきましょう。配信でのオペレーションは、必ずリアル会場とタイムラインの合った進行表を作成しましょう。

4-2.参加者全員の一体感を作り出す

ハイブリッドイベントにおいては、参加者が一体感を持つことが非常に重要です。この一体感により、イベントへの満足度が高まり、次回イベントへの参加意欲を刺激し、エンゲージメントの向上につながります。

また、インタラクティブなセッションやディスカッションに積極的に参加する人が増えイベント自体の質が向上します。

さらにアンケートを通じて意見やフィードバックの共有がしやすくなり、次回のイベントの質の向上に寄与します。

会場側との交流を活性化させるためにリアルタイムで結果の見えるアンケートツールや、プラットフォームによっては、セミナー後のミーティングがセッティングできるものや、登録情報から企業マッチングできるものなどの導入も検討してみましょう。※下記関連記事ページのリンクです

4-3.オンラインでありがちな、音のトラブル対策

オンライン配信でよくある音声のトラブルには以下のようなものがあります。

・エコーやフィードバック
・ノイズ
・切断、途切れ
・映像と音声の同期ずれ

これらのトラブルが起きるのを防ぐために、オンライン、オフライン双方を同時に行うリハーサルを必ず実施しましょう。

各トラブルの原因の特定が難しい場合もあるため、ノウハウを持つ業者への依頼をおすすめいたします。

5.ハイブリッドイベントの導入方法

実際にハイブリットでイベントを開催するまでの手順を見ていきましょう。

5-1.ロードマップを敷く

イベント規模によって、必要なものが決まってきますし、準備期間も異なります。開催まで半年から一年かけることも、よくある事です。目標を決め、それを達成できる規模感とスケジューリングを綿密に計画することが大事です。

5-2.会場を決める

リアルイベントで最初に苦労するところが「会場選定」でしょう。日時が決まれば、まずは会場を押さえましょう。会場がなければハイブリッドで開催はできません。また、オンラインでの配信が前提になってくるのでレイアウトなどもイメージ通りにセッティングできるか確認しておきましょう。

5-3.ゲストや講師をアサインする

ゲストやセミナー講師の選定は、集客に大きく影響します。開催するイベントのテーマに合っているか？影響力や知名度があるか？トレンドに合っているか？などをふまえ、予算内でおさまるかも考えながらアサインしましょう。

5-4.配信方法を決める

テクニカルの部分はYoutubeやinstagramなどの無料のツールから、Zoomなどのウェビナー会議商談ツールやイベント管理のできるオンラインイベントのプラットフォームなど、手法が多種多様にありますので、イベント規模や予算に応じて選定しましょう。

5-5.参加者を募集する

イベントの要件が決まれば、すぐに集客を始めましょう。ターゲットに合わせた集客施策を打ち、リアル、オンライン共に並行して進めます。来場者、視聴者それぞれで集客方法を変える必要もあります。リアル会場に集客したい場合は、来場者特典などを用意すると良いでしょう。

5-6.必要機材・資料の手配

配信業務を外部委託するか、自社でやるかで機材の手配は変わります。トラブルはイベント成功に大きく影響がありますので、間違いのない方法を選ぶことが重要です。トラブル時の対応フローも事前に作成し、資料も配信用と会場配布用で準備しましょう。

6.リアルとオンラインの比重は？

イベントの種類やターゲットによってリアルとオンラインにかける比重が変わってきます。イベントの種類別で見てみましょう。

6-1.リアルイベントがメイン

6-2.リアル50/オンライン50

6-3.オンラインがメイン

7.ハイブリッド開催の事例３選：トーガシ編

7-1.【WOODコレクション(モクコレ)2022 オンライン】　

WOODコレクション（モクコレ）は、建材・什器メーカー・団体等、全国の木材に関わる方々が出展する、日本各地と東京都が連携した木材製品の展示商談会です。当初予定していた東京ビックサイトでのリアルイベントが、新型コロナウイルス感染症感染拡大に伴い中止になりましたが、各種企画やセミナーのライブ配信、商談マッチングなど、イベントとしての魅力をオンラインへ移行し開催されました。

7-2.【HVAC&R JAPAN 2022・第42回冷凍・空調・暖房展】　

ヒーバックアンドアールジャパン・第42回冷凍・空調・暖房展の概要は「HVAC&Rには未来の答えがある」をメインテーマとし、最先端の省エネ技術や新冷媒技術、ZEB/ZEH、BEMS/HEMS/FEMSなどにみられるエネルギーマネージメント技術、IoTやAI技術等を活用した最新の環境配慮型製品及びシステム等を一堂に展示し、「より良い冷凍・空調・暖房環境を創造し、より多くの皆さまに提供し続けたい」という主催者の思いがカタチになったものとなっています。

HVACの見どころとして、リアル展示会終了後も「アフターイベント」としてオンライン上にて、出展企業の紹介の他、リアル会場の様子がわかる「360度VRマップ」や「HVAC&R診断」「HVAC&Rの歴史」など、多彩なプログラムが用意され、オンラインイベントのメリットの一つである、時間に縛られない新しいカタチを提示しているイベントです。

7-3.【観光ショーケース】　

イベント概要は、「旅の力で日本を元気にする展示会」をテーマに、観光をメインとしている団体、企業様、そして「旅行」をキーワードに活動されている出展者様、また当イベントの意義にご賛同、開催を応援いただける企業様を一堂に会し、新たなビジネスチャンスを創造することを目的とした展示会です。
イベントのポイントはリアルイベントとオンラインイベントの融合で、特にWEBの施策では、欲しいサービスを見つける、出会うという課題をクリアするために出展者検索/商品・サービス検索を導入。リアル/オンライン共に展示会のニーズを満たすものとなりました。

8.まとめ：ハイブリッドでの開催を検討しよう！

イベント開催の形もこの2年ほどで大きく変化しました。これから企画される際にはオンラインとリアルのハイブリッドでの開催を検討されてみてはいかがでしょうか？しかしイベントの企画や会場の設営など変わらない部分も多くあります。イベント実施に向けて、協力してもらうパートナーをお探しの際はイベントノウハウのある業者に依頼をお勧めします。トーガシならイベント制作「55年」の知見を活かして「最適な開催方法のご提案」から総合的にサポートさせていただきます。ぜひご相談ください。

9.【無料DL】イベントのハイブリッド化とリジェネレーション

コロナ禍により変化したイベントの開催方法をスタイル別で解説し、この先の展望を「withコロナ時代　ハイブリッド化するイベント展示会とリジェネレーション」と題したホワイトペーパーを作成いたしました。
※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。