【テンプレあり】イベント企画書の書き方と5つの重要ポイントとは

ここでは、イベント開催の企画書を作成する方のために、企画書の作成ポイントを紹介しますどんなに素晴らしいイベントも企画書から始まるものですが、企画書を作ることが初めて、企画書が苦手という場合は悩んでしまいますよね。。そんな時は、本記事で紹介するテンプレートを活用して、関係者に伝わる企画書を作りましょう！

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1.イベントの企画書を書く目的とは？

企画書の目的は提出する相手の「理解」と「承認」を得ることです。例えば上司に向けての企画書なのか、社外に向けての企画書なのかでも目的は変わってきます。「誰」に「何」を伝えたいのかをまず意識しましょう。

1-1.企画書と提案書の違い

企画書が通らない場合は、具体的な行動と計画が示されていない「提案書」になってしまっていることが考えられます。提案書はイベント開催・出展に賛成してもらう書類、企画書は実際の予算と工数の承認を得る書類という理解で取り組みましょう。

2.イベント企画書の枚数と作成手段

企画書は簡潔に1枚にまとめた方が良い、企画書は1トピック1スライドにした方が見やすい。どちらも正解ですが、大切なのは「分かりやすく伝わること」です。 イベント企画書の中で伝えるべき情報の量と内容に併せて枚数やレイアウトを設定しましょう。 企画書を作成するツールとして、ワードやパワーポイントがよく用いられます。ソフトの使い分けとして、以下をお勧めします。

2-1.ページ数1～2枚のシンプルなイベント企画書はWord

企画を簡潔に伝えられる場合はWordを用いましょう。1～2ページであれば、無理に画像を入れる必要はありません。企画を分かりやすく1枚にまとめた資料を「ワンシート企画書」と呼びますが、ページ数が増えすぎないようご注意ください。 簡潔にまとめるためには、過不足のない論点設計と箇条書きの使用が求められます。

2-2.ページ数3枚以上のイベント企画書はPowerPoint

企画の全容が多い場合や、文章で内容を伝えることが難しい場合はPowerPointで図解を交えた資料にすることが望ましいです。分量の多い資料でも、冒頭に要約のスライドを用意することで読み手の負担を減らせます。 あなたの実現したいイベントがどのようなものなのか相手に伝わる企画書を作成しましょう。

3.イベント企画書の基本的な構成

イベント企画書の基本的な構成を紹介します。相手に伝えるべき情報の選択に迷ったときは5W2Hを意識しましょう。相手はここを気にするだろうな…というポイントに対処できるほど、企画書の質が上がります。

3-1.表紙

表紙にはタイトル、提出先、提出日、作成者を記載しましょう。表紙は企画の第一印象を決めるため、イベントのイメージに即してデザインしましょう。

3-2.目的

イベントの目的は、イベントの内容や目標の判断基準となります。したがって「イベントにかかわる人が、とるべき行動を決められる」ようなものにすることが必要です。 例えばイベントの目的としては以下が用いられます。

• 見込み客の獲得
• 認知度の向上
• ブランド価値の向上

3-3.内容

イベントのコンセプトと実施内容を簡潔に記載しましょう。何のために、何を行って、誰にどのような影響を与え、その結果として何を達成するか。これらの一貫性が、読み手の理解に直結します。 イベントの開催者と参加者がともにメリットを得られるようなコンテンツを作りましょう。

3-4.ターゲット

「誰を招待するのか？」でイベントは大きく変わります。集客したい人を決めるためにはペルソナ設定がおすすめです。
ペルソナ設定では、年齢・性別・家族構成・興味の対象・勤務先・経済状況という風に、設定やストーリーのつくり込みをします。イベントにどういう経緯で参加することになったのか設定を決めていくうちに、参加してもらいたい客層や集まりやすい客層の見当がつくでしょう。ペルソナ設定をしておくと、集客手段を決めるのに役立つほか、効率的にイベントを開催できるため無駄なコストを抑えるうえで重宝します。

3-5.日時・場所

会場は事前にスケジュールを確認したうえで複数の候補をピックアップしておくことが望ましいです。

3-6.宣伝方法

イベントの集客をどの様に行うか決めましょう。SNSでの宣伝、ネット広告、チラシ配りなど様々な手段があるので、ターゲットの行動に合わせて選びましょう。また、広告手段は組み合わせも大切です。

3-7.予算

イベントにかかる費用と、必要な項目を明確にしましょう。社内承認はもちろん、スポンサーに対してもお金がどう使われるのか、納得していただくことが重要です。 会場費、人件費、広告費、ゲスト出演料、交通費、宿泊費、飲食費など事前に見積を取っておけば、根拠のある予算を示せます。

3-8.スケジュール

開催までの具体的な流れを記載し、実現可能であることを示します。余裕を持った計画にするなら、イベントの企画は開催1年前から着手し、イベント内容や会場は半年前に決めておくことがおすすめです。 

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4.【参考テンプレート】基本的なイベント企画書

ここでは基本的な企画書のサンプルを紹介します。

▼企画書・提案書の考え方やサンプルイメージをまとめた資料は下記リンクよりダウンロードください。

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5.通る企画書「5つのポイント」

イベントには、オンライン・オフラインがありますが、どちらも企画書を通すためのポイントは共通しています。ここでは、企画書を通すためのポイントについて詳しく解説していきます。

5-1.早めに作成する

イベントは企画から開催まで1年かかるものとして、企画書の作成はそれよりも早く行う必要があります。もちろん、企画が確定するまでに何度か修正することになるでしょう。 企画の承認が遅れると、その分イベント開催までのスケジュールもタイトになってしまいます。社員や関係者が余裕を持って動けるよう、企画者は早めの行動を心がけてください。

5-2.イベントの目的に合ったコンテンツを企画する

イベントのコンテンツは目的に合ったものを作りましょう。販促が目的なら、売るためのコンテンツを。ブランディングが目的なら、ブランドとして想起されるためのコンテンツを作る必要があります。原則として、目的に合わないイベントが作られるとき目標とターゲットに問題が生じています。目標は数字で明確に設定し、ターゲットは特定の人物を想像できるほど具体化しましょう。

5-3.誰がイベントに関わるのかを明確にする

イベントでは多くの人が動きます。オペレーションの混乱や、思わぬトラブルを防ぐためにも組織図と役割は明確にしておきましょう。新たに外部パートナーの協力を得る場合には、そのプロセスにかかる工数も計算に入れておくことが望ましいです。 組織図を明確にすることは、責任を明確にすることにもつながります。統制のとれた組織作りが、イベントの成功につながります。

5-4.効果測定の方法を決める

イベントに関する目標は、客観的に評価されなければいけません。企画書の段階でどのように効果測定を行うのか記載しておきましょう。目標達成の度合いは、次回開催の目安になります。
例えば、LINEやTwitterなどのSNSを使って、イベント開催前と開催後にアンケート調査を行うという方法があります。場合によっては計測ツールの導入が必要なので、効果測定のシステムや工数の見積もりを取っておくと議論が円滑に進みます。

5-5.独自性のあるコンテンツを企画する

数あるイベントの中で参加者に選ばれる条件は、目立つことです。企画をする上で「自社ならではのテーマ」つまり「なぜこのイベントを自社（お客様）が行うのか？」という明確な理由を分かりやすく提示することが重要です。競合他社との差別化を図るために、目新しさ、ストーリー性、時世や潮流、を敏感にくみ取って企画をしていきましょう。

6.意義あるイベントにするために企画書は重要！

意義のあるイベントにするためには、企画書づくりが重要です。新型コロナウイルスの影響でイベントの在り方も変わってきていますし、オンラインとオフラインの良さを活かしたハイブリッドイベントも急増中です。イベントが多様化しているからこそ、企画づくりは難しくなってきています。イベント開催でお困りなら、企画立案からイベントの提案まで行っている株式会社トーガシのサービスを利用されてみてはいかがでしょうか。

7.「はじめやすい！企画書・提案書フォーマット」ダウンロード

何をするにも必ず「企画書は？提案書は？」となるものです。まずは構成から考えるにしても時間がかかってしまい業務に支障が、、などよくあることです。ここでは「はじめやすい！企画書・提案書フォーマット」と題し、企画書、提案書の違いから中身の構成案、さらにレイアウトのイメージサンプルを掲載した資料をご用意しました。ぜひご利用くださいませ。

※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。