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企業イベントの企画書の書き方!オンラインの場合に意識すべきことは?

イベント開催のための企画書づくりは、どこから手をつけたら良いか分からないという方も多いのではないでしょうか。ここでは、イベント開催の企画書を作成する方のために、企画書の作成ポイントを紹介しています。オフラインやオンラインイベント別の作成ポイントも解説しています。イベント開催で困ったときに役立てください。

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1.企画書の目的を確認!


企画書は、イベントを開催するうえで必要不可欠な文書です。実務レベルに落とし込まれていなくても問題ない提案書とは違って、すぐに実行に移せる施策を計画に落とし込んでいく必要があります。具体的なアイデアを記していけるかが、イベント成功のカギを握っています。提案書はアイデアを提案するための文書、企画書はもう少し踏み込んだ実行のための文書と捉えると分かりやすいかもしれません。

企画書に漠然と思いついたアイデアを載せてしまうと、型通りのイベントに留まり、人の心に突き刺さるイベントを開催するのは難しいでしょう。莫大な予算を投じてイベントを行っても、企画に魅力がなければ次回利用に繋げたり、商品やサービスに関心を持ってもらったりするのは難しくなります。

イベントを通して会社の売上に大きく貢献するためにも、企画書をつくるときは企画段階で採算が取れるか判断することが大切です。企画書を上手くつくるコツをおさえて、狙い通りの客層を引き込めるイベント開催を目指しましょう。

2.企画書の基本的な構成

イベント開催のための企画書をつくるときは、テンプレートを利用すると作成時間が短縮できて便利です。企画書は基本的に、表紙・目的・内容・開催概要・集客方法・ターゲット・費用・スケジュールの8つの要素で構成されています。表紙にはイベントのタイトルを記載し、イベントの目的には達成したい目標を細かく記載します。気をつけなければならないのは、目標には具体的な数値を設定するということです。

イベントの開催で集客数・再利用者数・サービスや商品の購入者数・問合せ数はどのくらい増加して、結果的にどのような効果をもたらすのか明確に設定する必要があります。

イベントの内容・概要欄には、コンテンツ案をいくつか挙げていきます。コンテンツは高い付加価値があって、かつ参加者がもっと知りたいと関心を持てるか、商品やサービスの購買意欲を高められるかが重要です。開催概要には、日時・場所・集客数・入場料などの参加条件を記載します。過去に開催された類似イベントをもとに規模を決定し、方向性を決めていくのがおすすめです。

また、集客方法には、どの媒体を使って集客するのか具体案を挙げます。集客できる媒体としては、SNS・メルマガ・WEB・DM・テレアポ・折り込みチラシなどがあります。参加者を増やすためには、紙もデジタルも両方使うのが望ましいでしょう。ターゲットには、集客方法から考えられる客層を載せてください。

最後に、企画書の費用とスケジュールの項目を設定していきます。費用に関しては、イベント開催でかかる人件費・広告費・販促品代・ゲストを招く費用・開催場の手配料などがかかります。予算内での開催可否を判断する目安となります。スケジュールについては、現実的に実現できそうな進行速度にしておかないと、開催予定日に間に合わなくなる可能性が高まるので注意しましょう。

3.通る企画書のポイント(オンライン・オフライン共通)

イベントには、オンライン・オフラインがありますが、どちらも企画書を通すためのポイントは共通しています。ここでは、企画書を通すためのポイントについて詳しく解説していきます。

3-1.企画のゴールを明確にする

イベントの企画を立てるときは、ゴールがどこなのか、イベントで何を得たいのか最終的な着地点を明確にすることが大切です。イベントを通して企業・サービス・商品の認知度アップを図る、あるいはサービス・商品の販売数を増やすなど、開催目的をハッキリとさせておきましょう。

社外に向けてのイベントか、社内に向けてのイベントかどうかでも最終目標は大きく異なります。社外に向けてのイベント開催は、商品や会社についての理解を深められるため、会社の利益を上げることに繋がります。一方で、社内に向けてのイベント開催は利益には直結しませんが、社員の満足度・幸福度を高められるでしょう。愛社精神を養ったり、生産性を向上させたりするのに役立ちます。

社外向けのイベントとしては、採用目的で行わるものもあります。イベントを就活活動や転職活動している求職者に対して開催するなら、応募者数・採用率のアップなどを目標に設定する必要があります。企画書をつくるときはターゲットが誰か、どの目標を何%達成すれば成功といえるのかを決めておくと、イベント終了後に効果測定がしやすいでしょう。

また、企画書はつくる段階から社内の人に共有することで、進行状況やチームで目指す目標が把握しやすくなります。方向性がずれていくリスクを低減できるため、企画を通すうえで目標の明確化と情報共有は重要なポイントとなります。

3-2.ターゲットを明確にする

企画をつくるときは、あらかじめターゲットの予想をつけておくと、イベントの成功率が上がります。企業・商品・サービス・イベント内容からターゲットの予想をし、ペルソナ設定まで行いましょう。

ペルソナ設定では、架空のユーザー像をつくりあげます。架空のユーザーの年齢・性別・家族構成・興味の対象・勤務先・経済状況という風に、設定やストーリーのつくり込みをします。イベントにどういう経緯で参加することになったのか設定を決めていくうちに、参加してもらいたい客層や集まりやすい客層の検討がつくでしょう。ペルソナ設定をしておくと、集客手段を決めるのに役立つほか、効率的にイベントを開催できるため無駄なコストを抑えるうえで重宝します。

3-3.予算を明確にする

イベントの企画を通したいときは、予算の内訳を明示することが大切です。予算の内訳を明示すると、無駄なコストがかかっていないか、高い費用対効果があるかどうかの判断材料になります。人件費・機材代などのイベントにかかる費用を明確にし、出費を抑えるためにも、収支表をつくることをおすすめします。

予算を際限なく増やすことはできないため、限られた予算の中で実現できるかが企画をふるいにかける際の争点となるでしょう。高い費用対効果があると示すことができれば、企画を通すときに上司の承認を得やすくなります。

3-4.具体的な目標と測定方法を決める

イベント開催目的を達成するために、参加者数や売上額といった具体的な数値目標を決める必要があります。数値目標が決まったら、イベント開催後に達成できたかどうかを判定するための測定方法を検討しておきましょう。たとえば、測定方法としては、LINEやTwitterなどのSNSを使って、イベント開催前と開催後にアンケート調査を行うという方法があります。

参加前と参加後でユーザーにどのような動きがあったか、ターゲットの反響を探ることができるため次回開催の目安になります。イベントの企画書では費用に合った効果が得られるかが重視されているので、企画を通すためには目標や測定方法の設定は大切です。


4.オンライン・オフラインの企画書でそれぞれ意識したいこと

企画書をつくるときは、オンラインとオフラインでイベントを開催する意義を見出すことが重要です。オンラインのイベントには、人と接触しない・会場代が不要・手軽・参加人数が増やせる・場所を問わないといったメリットがあります。

一方で、オフラインのイベントのメリットとしては、会場の空気感を味わえる・他者と喜びを共有できる・特別感を得られるなどが挙げられます。企画をたてるときは、実際に会場に来ないと味わえないドキドキ感やわくわく感を、上手く論理立てて説明することを意識しましょう。感染症対策を行ってまでオフラインのイベントを開催するメリットがあるのか説明できると、企画書を通しやすくなります。

オンラインのイベントを開催するときは、計測ツールを使うと目標の達成度合を可視化できます。計測ツールの導入コストはピンキリで、ツールによって計測できる範囲が異なるため、企画書をたてる際に選考しておくと予算に計上しやすいのでおすすめです。また、ユーザーによって視聴環境が違うため、ペルソナ設定で視聴環境まで想定しておくとさまざまなケースに対応しやすく、トラブルも未然に防ぎやすいでしょう。

意義あるイベントにするために企画書は重要!

意義のあるイベントにするためには、企画書づくりが重要です。新型コロナウイルスの影響でオンラインイベントが主流になりつつあり、オンラインとオフラインの良さを活かした混合イベントも急増中です。イベントが多様化しているからこそ、企画づくりは難しくなってきています。イベント開催でお困りなら、企画立案からイベントの提案まで行っている株式会社トーガシのサービスを利用されてみてはいかがでしょうか。

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