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イベント準備・セミナー会場設営を成功させるポイント

イベントの準備や展示会の会場設営を自社で行うか、施工会社へ依頼するかを判断するポイントや、当日までの事前準備、設営当日の注意点などをご紹介します。会場設営にお困りのご担当者はぜひご参考にしていただき、イベント・展示会を成功させましょう!

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イベント準備・セミナー会場設営を自社で行うメリット、デメリット

イベントの設営は、自社で行うか、施工会社へ依頼するかによって、準備が全く異なります。イベントが終わった後、
「自社で設営を行ったが、施工会社に依頼すればより効果的な展示ができたのではないか」
「会場の装飾・空間演出のために設営を施工会社に依頼したが、費用対効果が見えにくかった。」
どちらの後悔もしたくないものですね。
では、イベント設営を自社で行う場合、施工会社に依頼する場合、で比較してみましょう。

会場設営を自社で行うメリット

イベントの設営を自社で行うメリットには、以下のような点が挙げられます。

社内にノウハウが貯まる

やはり経験は何物にも代えがたい大事なものです。トライ&エラーを繰り返すことにより、備品などの必ず必要なものやあれば便利なもの、逆に必要がなくコスト削減できるもの、スタッフの配置や必要数などが自然とわかるようになり、より良い次のステップに繋がります。

社内コミュニケーションだけで遂行できる

アウトソースする場合、打合せの回数や時間も必要になってきます。社内だけで完結できるのであれば、新たなコミュニケーションに懸ける労力も省けます。

会場設営を自社で行うデメリット

準備することが多い

まず搬入することだけでも、車輌の手配、場所・時間の確認等が発生します。ブースのデザイン一つとってもなかなか決まらないものです。さらに当日の運営備品などを考えると相当な手間が発生します。何度か繰り返すことによりノウハウの蓄積ができますが、初めのうちは苦労することも多そうです。

社員の負担が多い

会場づくりから社員でおこなうことになれば、レイアウトや飾り付け、状況によっては棚の組み立てや看板の取り付けなどの作業をすることになり、慣れない作業に時間を割くことに。規模が大きくなればなるほど作業量も多くなります。普段の業務に支障をきたすようなことだけは避けたいものです。

想定外の事象が発生する

持ち込んだ什器のサイズが合わない、手配したはずのものが届かない、頼んだオプションが間違っていた等、考えればきりがないほどたくさん考えられます。

当日までの事前準備、設営当日の注意点

当日のことを想像して抜け漏れのない計画を

荷物の搬入から、会場の設営、イベントに必要な備品の選定など準備することはたくさんありますが、しっかりと事前の計画をたて、当日の状況をイメージしてみることが重要です。チェックリストやタイムテーブルなどを独自で作成するのも効果的です。

人材配置や避難経路の確保などに気を付ける

イベントの規模により必要なスタッフの数や配置なども変わってきますので適正人数を把握しましょう。ピーク時に人手が足りなくリードを取りこぼしてしまうなどの事態はさけたいですね。また不測の事態に備え避難経路も確認しておきましょう。安全は全てにおいて優先するべきです。

想定外のことが起きた時の意思決定ルートを決めておく

イベント当日は、事前に考えている以上にバタバタするかと思います。そんな中でトラブルが起きると普通ではしないような失敗にもつながりかねません。ですので何かあっても慌てないように体制図を作り意思決定ルートを明確にしましょう。

イベント準備・セミナー会場設営を施工会社で行うメリット、デメリット

イベント設営を施工会社へ依頼するメリット

イベントの設営を施工会社へ依頼するメリットには、以下のような点が挙げられます。

予算に応じて効果的な会場装飾ができる

施工会社には会場装飾のノウハウが豊富です。予算や会場に合わせて、効果的な空間演出・施工方法を提案してもらうことが可能です。 予算が限られており、大がかりな設営ができない場合でも、
・サイン(POP)
・バナースタンド
・オリジナルテーブルクロス・イスカバーの製作
など、流用できるツールの提案等、少ない費用で効果的に会場を装飾する手法も紹介してもらえます。

備品や機材を購入・保有する必要がない

什器や机、音響機器など、イベントで使用する機材や備品は数多くあります。これらを自前で用意すると、購入費用のほかにメンテナンス費用がかかり、保管場所も必要になります。また、自社で設営する場合でもコストがかかることも踏まえて施工会社へ依頼するメリットを検討するべきでしょう。

会場打ち合わせの代行依頼が可能

外部会場を利用してイベントを行う場合、会場と打ち合わせをしながら準備を進める必要があります。
・会場装飾の内容や搬入条件
・音響・映像設備の利用について
・来場者を誘導するサイン・運営計画の共有
など、打ち合わせ内容は多岐にわたります。さらに、会場装飾の図面や会場利用計画などの書類を作成し、申請する必要もあります。
施工会社へ依頼すると、これらの業務を代行してもらうことも可能です。準備作業の負担を減らすことができます。

会場設営を施工会社にお願いするデメリット

コストがかかる

一番気になるのはコスト面なのは間違いないはずです。事前にしっかりと見積を依頼し、実現したいことと予算を見比べ納得できるが重要です。
予算が限られている場合には、予算配分の優先順位をつけて検討する必要も出てきます。
設営にかける予算を必ず確保すべきイベントもあれば、映像制作や来場者に配布するカタログやノベルティ制作など、他の準備に予算を割いた方が効果的な場合もあるでしょう。
判断に迷った時は、イベント設営会社に相談をしてみるのもひとつの方法です。イベントの内容や達成すべき目標に応じて、設営を施工会社に依頼すべきかどうかや、費用配分の目安についてアドバイスを受けられるはずです。

社内にノウハウが蓄積されない

自社でイベント設営をすることに比べると、もちろんノウハウは蓄積されません。依頼する業者さん側で過去の案件の情報を管理してくれるような、親身になって動いてくれるかどうかを重視するのも良いでしょう。

コミュニケーションが複雑になる

イベントの規模が大きくなってくると、分離発注が多くなり各セクションとの連携が難しくなってきます。トータルでイベントサポートできる会社にまとめてお願いする方法もあります。

当日までの事前準備・設営当日の注意点

サポート範囲の共通認識を持つ

イベント開催が近づいた時期になって「ここはうちの仕事ではありません」と業者さんに言われるような事態になっては大変です。しっかりと事前の打ち合わせの段階でサポート範囲の確認をし、共通認識を取っておきましょう。

担当者とコミュニケーションを

自分の経験則から、普通ならこうするだろうと思ってしまいがちですが、細かいことでもしっかり確認することが当日のトラブルを回避することに繋がります。ですのでしっかりと担当者とコミュニケーションをとることが重要です。

自社で行う場合/施工会社へ依頼する場合のポイント

この章では、イベントの設営を施工会社へ依頼する場合/自社で行う場合に注意すべき点をまとめました。
イベント準備については、こちらの記事もご覧ください。
空間広告マガジン‐展示会の準備 スケジュールを把握して万全の準備を

イベント設営を自社で行う場合

設営業務リーダーの選定

イベントの設営に関わる業務は多岐にわたります。舞台イベント関係はAさん、チラシ制作や配布物はBさん、会場装飾はCさん、とそれぞれが準備をしていると、まとめてできる作業をそれぞれがやっていたり、誰もが自分の担当外と思った作業が手つかずで残ってしまったりなどのトラブルにつながりかねません。関連業務を統括するリーダーを決め、設営関連業務の指揮系統を明確にすることで、作業のヌケやモレを未然に防ぎます。

会場責任者との打ち合わせ、下見

イベントの設営を自社で行う場合、会場との綿密な打ち合わせが不可欠です。禁止事項や搬入条件、電源供給など、会場と打ち合わせるべき事柄は多岐にわたります。
会場使用に関する各種申請書類の作成など、事務作業も発生します。申請モレや書類の記載ミスにも注意しましょう。

必要な機材、備品、制作物(看板やパネルなど)の確認

イベントの内容に応じて、イベント会場の設営に向けて用意・制作が必要なものを洗い出します。レンタルでも購入でも、早めの手配が望ましいのは言うまでもありません。
看板やパネルなどは、製作のみ施工会社へ依頼することも可能です。

設営マニュアル・チェックリスト作成

イベント当日の設営手順や設営要員の担当業務などを明確にするため、マニュアルやチェックリストの作成は必須です。
マニュアルの作成については、こちらの記事を参照してください。
空間広告マガジン‐イベントマニュアルを作成し、イベントを成功させよう

設営要員の確保

イベントの内容によっては、当日の設営作業に多くの人手が必要になる場合もあります。
・搬入時の荷下ろし、荷物の運搬
・配布物の梱包を解き、配付できる状態にセットして配付場所に配置
・椅子や机のセッティング
など、多くの作業を限られた時間で完了させる必要があります。
自社で対応しきれない場合は、臨時のアルバイトや派遣の手配も検討します。

搬入手配

設営に必要となる機材や制作物が、期日に間違いなく届くよう手配するのも設営業務での重要なポイントです。余裕を持って発送する、場合によっては自社で持ち込むなど、設営作業開始時に確実に揃っているようにします。

イベント設営を施工会社へ依頼する場合

イベント設営会社を選ぶためのコンペを開催する

パートナーとなるイベント設営会社の選定として一般的なのが、コンペ形式。複数の会社から提案を募ります。知名度や企業規模ではなく、プランの内容と費用を総合的に判断しましょう。
情報が多ければ多いほど、イベント設営会社はプランを練りやすくなります。イベントの目標や概要を分かりやすくまとめたオリエンテーション資料を作成しましょう。

遅くとも半年~3ヶ月前には施工会社の決定を

イベントの規模や内容にもよりますが、遅くとも半年から3ヶ月前には施工会社を決定できるようにオリエンテーションを開始します。設営準備期間が短くなると、ある程度決まったデザインの中からしか選べなかったり、装飾プランを検討・修正する時間が短くなったりするおそれがあります。
施工会社によって発注期限が異なる点にも注意が必要です。施工会社ごとに発注期限や制作スケジュールを確認しましょう。

イベント設営会社によって得意分野や特長は異なる

ひとくちに「イベント」といっても、ステージイベントと展示会、就職セミナーなどでは設営の内容は大きく異なります。イベント設営会社によっては、イベントの種類によって得意・不得意が分かれる場合があります。保有するリース品の種類や自社デザイナーの有無とその人数、映像音響の企画・演出の経験など、イベント設営会社ごとにそれぞれ特長があります。
信頼できるイベント設営会社と継続的な取引を行うメリットもありますが、イベントごとに外注先を変えることで効果を最大化できる場合もあります。

イベント準備・セミナー会場設営を成功させるポイントまとめ

イベントの設営を施工会社へ依頼するか自社対応するかで迷っている方のために、判断のポイントや外注するメリットについてまとめました。 ぜひ参考にしてみてください。

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