オンラインイベント企画6つの要点とは?withコロナのイベントを解説!

この記事では、オンラインイベントの企画開催方法のポイントについて、解説します。新型コロナウイルスによる社会への影響は大きく、イベント開催のトレンドも変化し続けています。オンラインの活用も当然の流れでしょう。しかし、実践方法がわからないため、オンラインイベントに踏み出せない企業も多いのではないでしょうか。それぞれの項目を参考にしてオンラインイベントやハイブリッドイベントを成功させましょう!

1.withコロナ時代・イベント開催のトレンド

新型コロナウイルスがもたらす影響が大きく、従来の主流だったリアルイベントの開催が難しいタイミングが多々あるかと思います。そのため、昨今のイベントは「リアルとオンラインが融合した形のもの」「条件付きのリアルイベント」「完全オンラインイベント」のように開催方法の選択肢が多くなりました。最近のトレンドとしては融合型の「ハイブリッドイベント」が主流になっています。

2.オンラインでのメリットやリアルイベントとの違い

オンラインイベントを企画するにあたり、それぞれの特徴を理解しておきましょう。

2-1.全体の予算感

今までのリアルイベントは、来場者数に合った会場を用意する必要がありましたがオンラインの場合は、配信するスタジオやスペース、設備があれば実施できます。広い会場にかかる予算は大きいものです。また、現場のスタッフの人件費などを考えると、オンラインイベントの方が少ない予算で実施でき、広告などへの費用の転嫁が可能です。

2-2.来場者の制限

会場の制限がないという事は、参加する人数にも制限がないという事になります。リアルイベントの場合は規模によって会場を選ぶところから始まります。さらにコロナの状況によっては、ソーシャルディスタンスも考慮しなければなりません。ただ、オンラインイベントのプラットフォームによっては参加人数で費用が変わってくることがあるので注意が必要です。

2-3.距離の問題

インターネット全般に言えることですが、環境さえあれば世界中のどこからでも参加可能です。距離や国籍の問題もクリアできますし、移動にかかっていた時間や費用も抑えることができ、参加へのハードルを下げることができ、幅広い層へのアプローチが可能です。

2-4.コミュニケーション

オンラインイベントの場合、チャット機能を使えば、ほぼリアルタイムでのコミュニケーションが可能になります。最近では、アンケートツールなどを使えば視聴者の回答が画面上で共有できるので、一体感を感じることもできるでしょう。質問することへのハードルも下がるのでアンケートの回答率も上がります。

2-5.イベントの効果測定

リアルイベントの種類によっては開催後の効果測定が難しいものも多くあります。オンライン開催であれば従来のリアルイベントと違い、流入数や滞在時間、行動などが数値として取りやすいので、人気があったプログラムやコンテンツが何かを把握することが簡単になり、それをもとに次回の企画へ活かすことができます。

3.企画立案の6つのポイント

イベントの成功には「企画」が大きな鍵を握ります。これはリアルイベントを開催するときも一番大事なところです。ここではポイントを6つに分けて解説していきます。

企画ミーティング風景

3-1.イベントの目的と目標を定める

何をするにも「目的と目標(KPI・KGI)」が大事です。オンラインイベントなど、今までと違う開催方法を企画する際によく起こる問題が「とにかく開催することが目的」になることです。最近のトレンドなのでとりあえずやってみる、では成果は出ないでしょう。まずはイベントの目的を「テキスト」に起こし、チームで共有しましょう。その後「ゴールを数値化」して目標を決めます。

3-2.ターゲットを絞る

イベントの目的をふまえて、自社でセグメントしたターゲットを絞って設定します。いろいろなテーマで多角的に発信するとぼんやりしたイベントになり、参加者への認知へつながりません。

3-3.独自性を盛り込む

イベント自体の魅力がなければ成功はしないでしょう。競合他社との差別化を図るためにも「ここでしか見れない」という特別感を出し「企画の独自性」を盛り込んだイベントにすることで新規顧客開拓にむけた「ファンメイキング」へつながることでしょう。

3-4.開催方法を選ぶ

ターゲットや大体の内容が決まれば「そこに一番リーチする方法」を考え、オンラインだけなのか、ハイブリッドでの開催か、配信するプラットフォームは何にするのか、などを検討します。大規模であれば、有料のオンラインイベント専用プラットフォームを導入することで運用が楽になったり、自社だけで運用する場合はYoutubeLiveやZoomウェビナーなど小規模で開催も可能でしょう。

3-5.開催日時を決める

開催方法が決まれば、一番ターゲット層が参加できそうな時間帯や曜日、時期などを決めていきます。ビジネス向けであれば平日の日中でも問題ないですが、一般消費者向けであれば帰宅後の落ち着いた時間、などを考慮します。ターゲットの動向をリサーチして決定すると良いでしょう。

3-6.最適な集客方法を考える

イベントの種類やターゲット層によって、集客施策も変わってきます。WEBに特化したリスティング広告やSNS広告、メール配信やフォームマーケティングなどが主流になりつつありますが、リアル+オンライン=ハイブリッドで開催するのであれば従来型のディスプレイ広告や本への出稿、テレビやラジオCMも並行して行うことで、効果を上げることができることでしょう。

4.オンラインイベント開催の流れ

オンラインイベントを開催するためには、どのような流れで準備すればよいのでしょうか。この段落では、開催に必要なノウハウについて解説していきます。

4-1.当日までの準備

イベントの企画が決まったら、当日に向けて入念な準備を行いましょう。より多くの参加者を集めるには、イベントの周知が欠かせません。そのためには、サイトにランディングページ(LPページ)をつくることも一案です。ランディングページは、イベントの概要はもちろん、イベントの魅力が伝わるような内容にする必要があります。

オンラインのメリットで説明したように、参加者の情報を管理しやすいので、申込時には、参加者の年代や性別、所属などの基本情報の収集が可能です。それらの情報からは、参加者がイベントに求めるニーズの把握もできます。また、分析した情報をイベント構成に反映することも可能です。イベントの目的自体は企画段階で決めますが、参加者に合わせた内容を心掛けることにより、参加者の満足度アップにもつながります。

意義あるイベントをするには、当日のスケジュール管理やスタッフの役割分担をしっかり行いましょう。オンラインで行う場合、音声や映像によるアクシデントを考えておかなければなりません。もし、配信中にトラブルが発生した場合、イベント参加者が離れてしまうリスクがあります。想定される失敗やトラブルを事前に整理して迅速に対応できるためにも、複数回のリハーサルが必要です。

参加者にイベントの参加方法を共有することも欠かせません。オープンなイベントでは集客用のイベントページを用意します。一方、クローズなイベントを開催する場合は、個別にメールを送りましょう。いずれにしても、当日の配信方法を参加者がしっかり把握する必要があります。そのためには、多くの人が参加しやすいツールやプラットフォームを選びましょう。

4-2.当日の運営

参加者との物理的距離が障壁にならないなど、オンラインイベントにはいろいろなメリットがあります。イベント当日は、参加者の出欠確認はもちろん、進行管理などをスケジュール通りに行うことも欠かせません。一方、オンライン技術を過信しないことも大切です。想定外の配信トラブルが起きる可能性を考えておきましょう。そのためには、利用可能なインターネット回線を用意したり、緊急時に配信できる機材を揃えておいたりすることも重要です。

リアルイベントとは異なり、参加者の反応がわかりにくいこともオンラインイベントの課題です。実際、参加者の盛り上がりを感じづらいことも少なくありません。そうならないためには、クイズの出題やコメントを受け付けるなどの配慮も必要です。オンラインイベントでは、常に参加者とのコミュニケーションを取り続けることで、参加者満足度の向上に努めましょう。

イベント終了後に行うフォローも大事なポイントです。可能な限り早くアンケートの配布を行い、参加者の「声」を聞きましょう。そこには、イベント参加者ならではの気づきもあるので、次回のオンラインイベントに活かすことも可能です。また、よりスキルアップしたオンラインイベントを目指すことで、顧客拡大を目指すこともできます。

5.オンラインイベントの注意点は?

注意を促すビジネスマン オンラインイベントの開催前には入念な準備が必要です。綿密な進行スケジュールを練ったうえで、スタッフ間での共有も欠かせません。もちろん、本番中の「報連相」が大事なことは必須です。これらの作業は参加者が目にする機会はありませんが、イベントを成功させるためにも、しっかり行っておきたいところです。

イベントの雰囲気を高めるには、配信環境にこだわることも大切です。リアルイベントで会場の装飾などに力を入れるのと同じです。通信環境はもちろん、音声や照明などにこだわることで、より参加者満足度の高いイベントが実現できます。オンラインイベントならではの「アーカイブ機能」にも注目です。イベントの様子を動画として残すことで、反省点や改善点の把握に役立ちます。それらは、次回以降のオンラインイベントに活かすことができます。

6.成功させたいオンラインイベント!プロの力を借りることも検討

オンラインイベントを企画・開催するには、オンラインイベントならではの特徴を把握しなければなりません。この記事で紹介したオンラインイベントの基本や注意点などは理解いただけたでしょうか。オンラインイベントが主流になった背景には、新型コロナウイルスという不測の事態という存在があります。一方、オンラインイベントのノウハウがなく困っている企業も多くある事でしょう。

その場合、専門家に依頼するのも選択肢のひとつです。株式会社トーガシは、年間3000件のリアルイベントの企画・集客・運営を「最適な開催方法のご提案」からトータルサポートしており、オンラインイベントのサポートも一気通貫して行えます。意義あるオンラインイベントにするためにも、サービスの詳細をご確認いただき、ぜひご相談ください。

7.「はじめやすい!企画書・提案書フォーマット」ダウンロード

何をするにも必ず「企画書は?提案書は?」となるものです。まずは構成から考えるにしても時間がかかってしまい業務に支障が、、などよくあることです。ここでは「はじめやすい!企画書・提案書フォーマット」と題し、企画書、提案書の違いから中身の構成案、さらにレイアウトのイメージサンプルを掲載した資料をご用意しました。ぜひご利用くださいませ。

※下記のフォームに入力後ダウンロードができます。企画提案書フォーマット資料