オンラインイベントの企画の立て方は?ウィズコロナのイベントについて解説

新型コロナウイルスによる社会への影響は大きく、感染防止のための外出自粛なども余儀なくされる時代です。そのようななか、オンラインの活用が注目されています。イベント開催も例外ではありません。
しかし、実践方法がわからないため、オンラインイベントに踏み出せない企業も多いのではないでしょうか。この記事では、オンラインイベントの企画や開催方法について、オフラインイベントと比較しながら紹介していきます。

1.イベント開催方法

新型コロナウイルスがもたらす影響が大きく、従来の主流だったオフラインイベントの開催が難しいのが現実です。そのため、昨今のイベントは「リアルとオンラインが融合した形のもの」「条件付きのオフラインイベント」「完全オンラインイベント」のように開催方法が多くなっています。融合型も含め、イベントをオフラインで行うためには、徹底した新型コロナウイルス対策が欠かせません。一方、イベントにオンラインを取り入れる場合は、インターネット環境や配信ツール、各種機材を準備する必要がでてきます。そのほか、リモート出展というやり方もあり、その代行サービスも登場しています。

感染予防のためには「密状態」をつくらないことが大きな課題です。とくに、多くの人が集まるイベント会場では、感染リスクがより高くなることを知っておく必要があります。これは、イベント主催者の注意義務とも言えるでしょう。感染予防の具体的な方法として、入退場時の手指のアルコール除菌やマスク着用が挙げられます。そのうえで、ソーシャルディスタンスの確保や換気の徹底といった対策も欠かせません。

レイアウトや導線づくりを意識することで、密状態を避けることにもつながります。屋内会場を使うときは収容率を50%以下に抑えなければなりません。そのためには、一度に多くの参加を促すのではなく、参加人数の分散も大切です。また、会場の要所にアルコールを配置したりマスクを着用したりすることも重要です。ちなみに、アルコールは濃度70%以上95%以下のエタノールが推奨されています。もちろん、マスクの着用をスタッフが行うのはもちろんのこと、イベント参加者全員にも徹底することが重要です。

2.オンラインイベントとオフラインイベントの違い

イベント開催に際しては、オンラインとオフラインそれぞれの特徴を理解しておきましょう。また、それらを的確に把握したうえで、両者を融合したイベントを企画するのもいいのではないでしょうか。

まず、イベントを成功させるには集客」が欠かせません。イベントをオンラインで行う場合、主催者と参加者間の物理的距離という障壁がなくなります。オンラインなら国の内外問わず参加できるため、幅広い層へのアプローチが十分可能です。一方、オフラインのイベントでは、よりセグメントされたターゲット層に絞り込むことができます。イベントに興味を持った人が自ら会場を訪れるという、積極的な姿勢が見られることもオフラインが持つ特徴です。

イベント開催に際しては、会場準備も大きな課題になります。オンラインイベントでは会場のキャパを考慮しなくても済みます。また、基本的にはコストがかからないことや、日程調整がしやすい点なども見逃せません。一方、オフラインイベントの開催では、リアルならではのライブ感があります。参加者が会場のレイアウトや装飾などを直接目にできるため、心証によい影響を与えることも期待できるでしょう。

いずれの場合でも、イベントを企画するときはコスト面も考えなければなりません。コスト軽減という面ではオンラインイベントが理想と言えるでしょう。事前準備の手間暇が抑えられる、当日の運営負担を軽減できるなどのメリットがあるからです。オフラインでは、会場費をはじめ、機材などの費用、物品搬入や搬出の労力などが膨大にかかってきます。イベント方法を決めるためには、いろいろな角度から総合的に判断することが大切です。

3.オンラインイベント開催の流れ

PCを見る人

イベントの開催にオンラインを取り入れることで、集客や事前準備、コスト軽減などのメリットがあることがわかりました。では、オンラインイベントを開催するためには、どのような流れで準備すればよいのでしょうか。この段落では、オンラインイベント開催に必要なノウハウについて紹介します。>

3-1.企画

イベントの成功には「企画」が大きな鍵を握ります。これはオフラインイベントを開催するときも同じです。まず、イベントの目的をはっきりさせます。そのうえで、イベント参加者に与える変化や効果を明確にしましょう。参加者の性別や年代などのターゲットを絞り込む作業も必要です。

自宅や職場などから参加できるのがオンラインイベントならではの魅力とはいえ、参加者がアクセスしやすい時間帯を選ぶことが大切です。夜間や休日に開催すると参加しやすくなりますが、ビジネス向けなら平日の昼間を選んでもよいでしょう。より多くの参加者を募るには集客方法にもこだわる必要があります。若い世代にはSNSを活用する、年齢層が高い場合はチラシやDMを使うなど、ターゲットによる使い分けも検討しましょう。

イベントの内容によってはオンラインに向かないこともあります。ダイナミックな動きが必要なイベントはオフラインのほうが適しているからです。オンラインイベントをするときは、ひとつの画角で行える内容を選ぶことが大事なポイントです。

3-2.当日までの準備

イベントの企画が決まったら、当日に向けて入念な準備を行いましょう。より多くの参加者を集めるには、イベントの周知が欠かせません。そのためには、サイトにランディングページをつくることも一案です。ランディングページは、イベントの概要はもちろん、イベントの魅力が伝わるような内容にする必要があります。

オンラインの場合、参加者の情報を管理しやすいのがメリットです。イベント申込時には、参加者の年代や性別、所属などの基本情報の収集が可能だからです。それらの情報からは、参加者がイベントに求めるニーズの把握もできます。また、分析した情報をイベント構成に反映することも可能です。イベントの目的自体は企画段階で決めますが、参加者に合わせた内容を心掛けることにより、参加者の満足度アップにもつながります。

意義あるイベントをするには、当日のスケジュール管理やスタッフの役割分担をしっかり行いましょう。オンラインで行う場合、音声や映像によるアクシデントを考えておかなければなりません。もし、配信中にトラブルが発生した場合、イベント参加者が離れてしまうリスクがあります。想定される失敗やトラブルを事前に整理して迅速に対応できるためにも、複数回のリハーサルが必要です。

参加者にイベントの参加方法を共有することも欠かせません。オープンなイベントでは集客用のイベントページが用意できます。一方、クローズなイベントを開催する場合は、個別にメールを送りましょう。いずれにしても、当日の配信方法を参加者がしっかり把握する必要があります。そのためには、多くの人が参加しやすいツールを選びましょう。

3-3.当日の運営

参加者との物理的距離が障壁にならないなど、オンラインイベントにはいろいろなメリットがあります。イベント当日は、参加者の出欠確認はもちろん、進行管理などをスケジュール通りに行うことも欠かせません。一方、オンライン技術を過信しないことも大切です。想定外の配信トラブルが起きる可能性を考えておきましょう。そのためには、利用可能なインターネット回線を用意したり、緊急時に配信できる機材を揃えておいたりすることも重要です。

オフラインとは異なり、参加者の反応がわかりにくいこともオンラインイベントの課題です。実際、参加者の盛り上がりを感じづらいことも少なくありません。そうならないためには、クイズの出題やコメントを受け付けるなどの配慮も必要です。オンラインイベントでは、常に参加者とのコミュニケーションを取り続けることで、参加者満足度の向上に努めましょう。
イベント終了後に行うフォローも大事なポイントです。可能な限り早くアンケートの配布を行い、参加者の「声」を聞きましょう。そこには、イベント参加者ならではの気づきもあるので、次回のオンラインイベントに活かすことも可能です。また、よりスキルアップしたオンラインイベントを目指すことで、顧客拡大を目指すこともできます。

4.オンラインイベントの注意点は?

オンラインイベントの開催前には入念な準備が必要です。綿密な進行スケジュールを練ったうえで、スタッフ間での共有も欠かせません。もちろん、本番中の「報連相」が大事なことは必須です。これらの作業は参加者が目にする機会はありませんが、イベントを成功させるためにも、しっかり行っておきたいところです。

イベントの雰囲気を高めるには、配信環境にこだわることも大切です。オフラインイベントで会場の装飾などに力を入れるのと同じです。通信環境はもちろん、音声や照明などにこだわることで、より参加者満足度の高いイベントが実現できます。オンラインイベントならではの「アーカイブ機能」にも注目です。イベントの様子を動画として残すことで、反省点や改善点の把握に役立ちます。それらは、次回以降のオンラインイベントに活かすことができます。

5.成功させたいオンラインイベント!プロの力を借りることも検討

オンラインイベントを開催するには、オンラインイベントならではの特徴を把握しなければなりません。この記事で紹介したオンラインイベントの基本や注意点などは理解いただけたでしょうか。オンラインイベントが主流になった背景には、新型コロナウイルスという不測の事態という存在があります。一方、オンラインイベントの必要ノウハウを持つ企業が少ない点を見逃せません。

このようなイベントが初めての企業は、専門家に依頼するのも選択肢のひとつです。株式会社トーガシは、これまで企業のリアルイベントの企画・集客・運営をトータルサポートしてきました。オンラインイベントのサポートを行っている点も大きな強みです。意義あるオンラインイベントにするためにも、サービスの詳細をご確認いただき、ぜひご相談ください。

6. ホワイトペーパー・ダウンロード

近年、プロモーションやマーケティングの手法はめまぐるしく変化しています。ここでは「withコロナ時代で加速する、アーカイブ型コンテンツマーケティング”360°VR”の最適解」と題して、ホワイトペーパーを作成いたしました。下記のフォームへ入力後ダウンロード可能となります。ぜひご利用ください。

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