周年パーティーとは？企画や会場、運営のポイントをイベント会社が解説

周年パーティーとは事業の誕生などを祝い、節目のタイミングで開催されるイベントです。当日は社員だけでなく取引先などの招待客も招いて、事業の存続を祝いましょう。

この記事では、周年パーティーの企画や会場選定、運営のポイントをイベントプロデュースの株式会社トーガシが紹介します。「周年パーティーを盛り上げたい」「社内コミュニケーションを活性化させたい」などお悩みごとに最適な企画も解説しているので、周年パーティーの開催を検討中の企業は必見です。

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1.周年パーティーとは？

周年パーティーとは、企業の創立やサービスの誕生を記念して開催されるイベントを意味します。事業やサービスの継続を記念し、5年や10年などの節目に開催される場合が一般的です。

企業の成長を祝いつつ関係者と親交を深める目的でも開催されるため、会場には社内外の関係者が集まります。社員だけでなく家族や取引先などのステークホルダーを招待し、日頃の感謝を伝えた上で今後の展望を発表しましょう。

2.周年パーティーの開催目的

周年パーティーの開催目的は、主に二つあります。社内外の関係者と直接コミュニケーションを取れる機会を活かして、社員や取引先などの関係者に日頃の感謝を伝えましょう。

2-1.社内向けの場合

周年パーティーの開催はインナーブランディングの強化に役立ちます。社長や経営陣が自ら社員の貢献を讃えることで、会社に対する信頼が深まるでしょう。その上で企業理念やビジョンを再共有すれば会社への理解を促しつつ、モチベーションの向上が図れます。

切りの良いタイミングで開催される周年パーティーは、インナーブランディングを加速し主体的に動く社員を育成するのに最適なイベントだと言えるでしょう。

2-2.社外向けの場合

ステークホルダーを招いて開催される周年パーティーは、取引先や関係者とより良い関係を構築したり企業のPRを行ったりする場としても最適です。社員に感謝を示すように取引先にも謝意を伝えましょう。

今後も発展していくという意思を示すためにも、将来のビジョンや展望を語ることも重要です。

3.周年パーティーの企画から運営までの流れ

周年パーティーの企画から運営までの一連の流れを順番に解説します。各ステップでのポイントもお伝えするので、参考にしてください。

3-1.開催概要の決定

まずは開催日時や目的、テーマ、会場、招待客のリストアップなど、周年パーティーの概要を決定しましょう。開催概要が明確になれば、目的に沿ってプログラムを企画しやすくなります。

周年パーティーはホテルの宴会場など、非日常感を演出できる場で開催されるのが一般的です。会場選定の際は、開催テーマに沿った装飾を施せるのかあらかじめ確認しておきましょう。

3-2.企画・運営チームの編成

開催概要を決定したら企画や運営を行うチームを編成します。その際、イベント運営の経験がある人材をチームに入れるのがポイントです。

また運営・企画チームの編成は、多くの部署から社員を集めることも重要です。社員全員の出席を基本とするイベントであることを念頭に、各部署から一人ずつ人員を配置すれば社員を巻き込みやすくなります。

3-3.プログラムの企画

開催概要を基に、当日のプログラムを決定します。

例えば社員同士の交流を深めたい場合、懇親会や食事会を開催して社員が自由に歓談できる時間を設けましょう。組織が大きく部署間の交流が少ない場合は、各部署の取り組みを発表したり会社に貢献した社員を表彰したりするのも一つの手段です。

3-4.記念品や景品の製作

周年パーティーを盛り上げ社内外の関係者の記憶に残すためにも、記念品や景品を製作しましょう。実務で使用できる社名入りのボールペンやファイル、タオルなどいくつあっても困らないアイテムが喜ばれる傾向にあります。

招待客にお土産を用意することで、感謝の気持ちが伝わりやすくなるでしょう。

3-5.備品や機材の準備

会場でレンタルできる備品や機材を確認した上で、他に必要な物があれば手配しましょう。招待客用のテーブルやイスなど基本的な備品からマイクやスピーカー、プロジェクターなど周年パーティーの開催にはさまざまな機材が必要になります。

周年パーティーの開催を公式ホームページやSNSなどで報告する企業が多いため、カメラなど写真撮影に必要な機材の準備も忘れずに進めましょう。当日は社員が周年パーティーに集中できるよう、カメラマンを手配するのもおすすめです。

3-6.告知

社内外の関係者に周年パーティーの開催を告知しましょう。

ステークホルダーへの告知は営業担当が直接、取引先に出向いて出席して欲しい旨を伝えるのも一つの手段です。社内への告知は多くの社員に自分ごととして捉えてもらえるよう、開催目的や目玉となる企画を記載します。

また、告知の段階でドレスコードに関するアナウンスを行いましょう。周年パーティー参加時の服装に迷うケースは少なくないため、事前に参加者の服装がわかれば当日の衣服を準備しやすくなります。

3-7.リハーサル

当日の運営をスムーズに進行するためにも、必ずリハーサルを行いましょう。社内外の関係者が会場入りしてから会場を後にするまでの一連の流れを通しで行うのがリハーサルのポイントです。

運営スタッフ全員で一連の流れを確認すれば、不安なく当日を迎えられるでしょう。

3-8.周年パーティーの運営

運営スタッフは会場1時間前には集合し、再度一連の流れを確認します。

進行が滞ったりスケジュールに大幅な遅れが発生したりしないよう、緊急時の対応マニュアルを完備しておくのもポイントです。急病人が発生した場合、自然災害が発生した場合など起こりうる事態を想定した上で、マニュアルを準備し運営スタッフに配布しましょう。

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4.周年パーティーを成功させるためのポイント

周年パーティーを成功させるためには、いくつかのポイントを踏まえた上で準備を進める必要があります。

4-1.予算と目的を把握する

予算と目的を把握しておけば、企画を練りやすくなります。捻出できる費用と周年パーティーを通して達成したい事柄が明確になっていることで、意義のある催しを開催できるようになるでしょう。

4-2.周年パーティーにふさわしい会場を選定する

周年パーティーは社員だけでなく、家族や取引先などステークホルダーを招待して開催するイベントです。周年パーティーの満足度が自社への信頼や印象に直結すると言っても過言ではありません。

お祝いの場であることを踏まえて、周年パーティーにふさわしい会場を選定します。ホテルの宴会場やイベントホールなど、豪華な雰囲気を演出しつつ装飾を施せる会場が人気です。当日は横断幕を掲げたり、記念撮影用のブースを用意したりして会場を盛り上げましょう。

4-3.ケータリングを活用する

周年パーティーでは懇親会や食事会が開催されるのが一般的です。社内で飲食物を用意するのではなく、ケータリングを活用すると良いでしょう。運営チームの負担を軽減できるほか、アレルギーや食の好みなどにも対応できるようになります。

4-4.社員を巻き込む工夫をする

周年パーティーを盛り上げるためには、社員の興味関心を集める必要があります。告知段階で表彰式や記念品の贈呈を予定している旨を伝えましょう。

4-5.イベント運営のプロに相談する

社員のパフォーマンスを高めたり、社外の関係者からの信頼を得たりするためにも周年パーティーは失敗が許されません。企画から当日の運営までを社内のリソースで賄う場合、他の業務が滞ったり準備に漏れが発生したりする可能性もあるでしょう。

イベント運営のプロに相談すれば、最適な企画の立案から当日の運営までを一任できます。周年パーティーの企画から運営を外注し、当日は運営スタッフの負担を軽減させて社員の貢献を労うことも検討してみましょう。

5.【イベント会社直伝】周年パーティーにおすすめの企画

周年パーティーの企画に迷ったら、目的から逆算して検討しましょう。イベントプロデュースの株式会社トーガシが周年パーティーにおすすめの企画を紹介します。

5-1.表彰式やコンテストの実施

周年パーティーを盛り上げるためには、表彰式や社内コンテストの開催がおすすめです。優秀な社員を表彰したり部署ごとにコンテストを行ったりすれば、会場全体が盛り上がるほか社内コミュニケーションが活性化されるでしょう。

5-2.ワークショップの開催

自社や事業への理解を促したい場合、ワークショップの開催を検討してみましょう。自社の事業に関係するワークショップを開催すれば、社員の業務意欲を高められます。また他部署の取り組みを浸透させるために、部門ごとにワークショップを開催するのも良いでしょう。

5-3.新商品やサービス、事業の発表

社員の業務意欲を刺激したい場合、周年パーティーの中で新商品や新サービス、新事業を発表しましょう。社員だけでなく、取引先などステークホルダーからの期待を効果的に高められます。

6.周年パーティーの企画から運営なら株式会社トーガシまで

周年パーティーの企画や運営にお困りの企業は、イベントプロデュースの株式会社トーガシまでご相談ください。

6-1.株式会社トーガシの周年パーティー開催におけるサポート

株式会社トーガシは企画立案から運営までの一連の業務を代行可能です。社内外イベントの運営経験が豊富なスタッフが、イベントの目的をヒアリングした上で最適な案を提案させていただきます。

6-2.周年パーティーの成功事例

ライフサポート・エガワ様の創立60周年記念パーティーでは、弊社が全体のディレクションを担当。企画から会場選定、ステージ演出、空間装飾、運営など総合的にサポートさせていただきました。

働く人や従業員の想いを大切にしたいというクライアントのオーダーを受け、社員の皆様が主役となる周年パーティーを実施。その結果、参加者の笑顔が溢れるイベントになりました。ご担当者様からもこれまで開催したイベントの中でも、社員の笑顔が多い催しになったとお褒めの言葉をいただいております。

ライフサポート・エガワ様 60周年記念イベント

7.周年パーティーを成功させて社内外の関係者との信頼を深めよう

企業の創立や事業の誕生を祝う周年パーティーを開催すれば、社員のモチベーションを向上させたり、社外の関係者とより良い関係を構築したりするのに役立ちます。

周年パーティーの開催を成功させるためには、念入りな企画や準備、運営が必要になります。パーティー当日は全社員に負担なく楽しんでもらえるよう、イベントプロデュース会社に運営などを外注するのがおすすめです。

株式会社トーガシでは貴社の周年パーティーにかける想いや目的をヒアリングした上で、社内外の関係者に喜んでいただけるイベントを企画させていただきます。「まずは見積もりが欲しい」などのお問い合わせも受け付けているので、お気軽にご連絡ください。

8.【資料DL】会社を強くする！周年イベント成功ガイド

企業イベントの中でも周年イベントは記念となる重要なイベントです。それゆえに担当者は頭を悩ませるものです。ここでは「″会社を強くする！″周年イベント成功ガイド」と題して、ホワイトペーパーを作成いたしました。参考にしていただき周年イベントを成功させましょう！
※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。