【イベント展示会】集客を成功させる6つの施策と事例紹介!

イベント・展示会を主催するとなると、準備しなければならないことは多岐にわたります。そのなかでも、どのようにして集客するかは頭を悩ませる問題のひとつなのではないでしょうか。この記事では、集客方法とそのツールごとのメリット・デメリット、イベント・展示会における集客の重要性や主催が考えるべきこと、また具体的な施策例などについて紹介します。

1.イベント・展示会を行う際の集客の重要性・ポイント

イベント・展示会を開催する場合には、内容を充実させようと考えるものです。当然ながら内容を充実させることも重要ですが、来場者が少なくてはどんなに充実した内容でも知ってもらうことができません。どのくらいの人が訪れたかは、イベントが成功したかどうかの評価に大きく関わります。開催するイベント・展示会の目的や目標を明確にし、企画段階から集客のターゲットを定めましょう。告知方法はオフライン・オンラインの双方を含めるとさまざまなものがありますが、ターゲットに合わせて適切な集客ツールを選ぶのが重要なポイントです。  

2.【ツール別】効果的な6つの集客方法とメリット・デメリット  

集客方法にはどのようなものがあるでしょうか。ここでは、イベント・展示会に効果的な集客方法をメリット・デメリットとあわせてツール別に6つ紹介します。

2-1.集客方法【1】SNS    

facebookやTwitter、InstagramなどのSNSを活用し集客する方法があります。SNSは基本的に無料であり、誰でも手軽に情報発信できることが特徴です。拡散力が強いため、短時間で情報をたくさんの人に届けられるのがメリットです。企業がイベントの宣伝をするのであれば、インフルエンサーを起用する事例もあります。オリジナルのハッシュタグを作成して、拡散してもらいやすくする工夫などを取り入れるとよいでしょう。広く情報が拡散されれば、興味を持つ人はもちろん興味を持っていなかった人の目に触れて集客できる可能性もあります。

宣伝に対してどのような反響があったかをデータで分析できるため、次回開催時にはどこを改善すればいいか発見することにもつながるでしょう。一方で、SNS上には情報が多すぎるため、適切な知識を持ったうえで発信しないと情報が埋もれてしまいます。うまくターゲットに届けられるような情報発信をしなければなりません。SNSの利用者は若年層が多く、ツールによってはターゲットが限定されやすい点にも注意が必要です。

2-2.集客方法【2】チラシ・ポスティング

チラシを作成して、開催予定のイベント会場付近や商業施設・掲示板などに掲載するのも有効な手段です。SNSは利用者が限られますが、チラシは幅広い層に宣伝ができます。掲示板などにチラシを掲載しておけば、通行人の目に留まる可能性があるでしょう。通行人の印象に残るよう、キャッチコピーを工夫したり写真やイラストなどを挿入したりしてデザインをよくすると宣伝効果が高まります。地域向けのイベントであれば、近隣にチラシをポスティングする方法も有効です。ただし、チラシを使っての宣伝には、チラシの制作や配布などにコストと時間がかかります。施設によってはチラシの掲載や配布に事前の許可が必要なところもあるため、注意しましょう。

2-3.集客方法【3】メルマガ

定期配信しているメルマガがすでにあれば、それを活用して集客を狙うことができるでしょう。メルマガ購読者は自社の商品・サービスに興味を持ってわざわざ登録してくれていることが多いため、不特定多数の人に向けた宣伝よりも高い集客効果が見込めます。件名と内容の両方にイベント開催期間を明記するなどの工夫により、未開封のままスルーされることを防ぐとよいでしょう。SNS同様、配信数に対する開封率や実際の来場者数などのデータが得られ、ユーザーがどのくらい興味を持ったのか分析できます。

一方、メルマガは興味がなくなっても登録解除しないままのユーザーが一定数おり、開封されないリスクがあるでしょう。何度もしつこく配信するとメルマガの登録を解除されたり、企業自体への信頼が低下するおそれもあるため、配信頻度には注意が必要です。また、メルマガ購読者のなかにはイベント会場から遠い場所に住んでいる人も含まれることを念頭に置きましょう。

2-4.集客方法【4】ハガキ・封書など紙のDM  

ハガキ・封書など紙のDMは、ターゲットに対して直接アプローチできる有効な方法です。紙のDMはWeb上の情報よりも開封率が高いといわれており、スルーされるリスクを軽減できます。手触りのよい紙を使用する、宛名を各位ではなく個人名にするなどの工夫をすると、内容に目を通してもらいやすくなるでしょう。紙のDMは興味を持ったら保管しておくためいつでも確認できること、ほかの人にそのまま情報を共有しやすいことがメリットです。一方でチラシ同様、DM制作費や送料などのコストがかかるのがデメリットです。

2-5.集客方法【5】Webサイト

Webサイトは、インターネット上の集客拠点です。サイトを訪れたユーザーが自社に興味を持てるような設計にしましょう。イベントに参加したくてサイトを訪れたユーザーが迷うことのないように、わかりやすい申込フォームが設置してあると親切です。オフラインでの申込方法も併記してあると、なおよいでしょう。

Webサイトであれば、動画や写真、イラストなどを使い視覚的にインパクトのある情報提供が可能です。そして、Webサイトの存在が企業のブランディングにも役立ちます。一方で、ユーザーにインターネット検索をしてもらう手間がかかること、検索結果の上位に表示されないとユーザーがWebサイトにたどり着けないおそれがあるのが懸念点でしょう。似たような名前の企業がたくさんある場合には、検索結果の上位に表示させるのが難しいかもしれません。  

2-6.集客方法【6】Web広告  

自社のWebサイトやイベントページへの誘導に、Web広告を使うといった方法もあります。Web広告には、検索キーワードと広告が関連する際に上位表示される「リスティング広告」、検索サイトの広告枠に表示されるバナー型の「ディスプレイ広告」などがあります。それぞれ特徴が異なるため、用途に合わせて使い分けましょう。Web広告は多くのユーザーに向けてPRできること、関連するような内容の検索をしたユーザーにアプローチできること、配信や配布の手間がかかりにくいことがメリットです。ただし、1クリックごとに費用が発生するケースもあり、コストが多くかかる可能性も考えなければなりません。  

3.イベント・展示会を行う際に主催が考えるべきこととは?  

イベント・展示会を主催するには、多くのことを考えなければなりません。会場や装飾会社、搬入条件や禁止事項、集客・告知方法など、選んで決めるべき事柄が幅広くあります。それだけでなく、必要な機材や備品の準備、設営要員の確保なども必要です。特に、初めてイベント・展示会を主催する場合には、慣れていないぶん負担が大きくなりやすいため相当な手間と時間がかかるでしょう。

4.トーガシの集客施策例

ここで、(株)トーガシが行った集客施策の実施例を紹介します。イベントは「外国人留学生EXPO」概要は、海外からの留学生の課題を解決したうえで国際交流を創出する場として「学ぶ」「住む」「働く」「遊ぶ」の4つのテーマを軸として開催されます。

施策内容は、大きく分けて「イベント出展者誘致」と「来場者誘致」の2つです。出展者誘致はイベントへ出展してもらえるよう企業に対してプロモーションを行うこと、来場者誘致はターゲットに会場へ足を運んでもらうための施策です。出展者誘致は相手が企業であること、来場者誘致は相手が企業と消費者であるという点が大きく異なります。相手が違えば誘致のための施策も変わってきます。それぞれを比べてみましょう。  

4-1. イベント出展者誘致

イベントに出展してもらえる企業を増やすために、まずは企業リストから開催予定のイベントに対して親和性があるかどうかを基準として、お声がけをする企業を選定していきます。その中から、電話を使ったテレマーケティング、メールマーケティング、問い合わせフォームへの投稿や企業への直接訪問などで「この展示会・イベントに参加する事のメリット」を具体的に提案させて頂きました。

ここではサービスや製品の販路拡大・ブランディングやCSR活動、新規顧客の開拓など、イベントそれぞれのメリットを共有させて頂くことが重要なポイントになります。もちろん出展案内資料、出展申込書の作成や、オンラインでの出展者説明会なども開催し、総合的にサポートを行います。 

4-2. 来場者誘致

まずは、絶対条件である特設WEBサイトの作成を第一に行います。先にお伝えしたように「インターネットの集客拠点」です。そこから「広報活動」を行います。開催するイベントや展開の来場者誘致を成功させるには「広く知ってもらう」必要が有ります。また、主催・共催団体、後援・協力団体と共に様々な活動をしていきます。

具体的には、プレスリリース配信サービスのPR TIMESやニュースキャストなどへの投稿、招待メールの一斉配信、そして、SNS(facebook、Instagram、Twitter、Youtube)アカウントを作成し運用します。また、発信するコンテンツも重要です。PR動画やコンセプトイメージの作成、開催日までのカウントダウンをで投稿するなど、さまざまな施策を行いました。

また、広告の運用も同時に進めます。ターゲットが留学生という若年層であったため、Google広告やリスティング広告、SNS広告などのインターネット広告を多く活用しました。実施したイベントが「外国人留学生たちの課題を解決すること」をメインテーマにしていたため、留学生を受け入れているであろう学校関係者へのアプローチも行いました。イベント内容やターゲットが変わると、必要な施策も変わってきます。

5.集客方法を工夫してイベント・展示会を盛り上げよう   

イベント・展示会の成功の秘訣は、ターゲットに合わせた宣伝方法を選び集客に重点を置くことです。ただ、主催者は備品や当日の設営者の確保など、集客以外にも様々準備しなければならないことがあります。トーガシでは、イベントの主催代行・当日の運営・施工を行っており、SNSを使った宣伝や告知の代行にも対応しています。企画から集客、イベント運営までをすべて任せられるところを探している場合や、イベント主催が初めてであったりリソースがなかったりする場合には、トーガシに問い合わせてみてはいかがでしょうか。  

6.【資料DL】「SNS/リスティング広告 費用相場の早見表」無料ダウンロード

広告やイベントの宣伝などの集客施策でSNSやリスティングは避けては通れません。ですが、なかなか比較できないものです。そこで「SNS/リスティング広告 費用相場の早見表」と題して、ホワイトペーパーを作成いたしました。下記のフォームへ入力後ダウンロード可能となります。ぜひご利用ください。

SNSリスティング広告の早見表