企業イベント成功のコツは会場選びにあり！規模や種類別にポイントを解説

「企業イベントの企画を任されているが、会場選びに悩んでいる」このような悩みを抱えるイベント担当者は多いでしょう。似たような特徴を持つ会場が散見されるため、どの会場にしようか決め手に欠けると悩む担当者は少なくありません。
この記事では、企業イベントにおける会場選びの重要性や選び方のポイントを紹介します。想定される参加人数や社内向け、社外向けと種類別に会場選定のコツもお伝えするのでイベント担当者は必見です。

1.企業イベントを成功させるために会場選びが重要な理由

内定式や入社式、PRイベント、交流会など企業が催すイベントは多種多様です。参加者や対象者を問わずイベントを成功させるためには、会場選びが鍵を握ると言っても過言ではありません。 内定式であれば10月、入社式であれば4月など企業イベントが開催される時期は重なるため、人気会場は予約で埋まってしまいます。時と場合によっては一年前から予約で埋まってしまう可能性もあるでしょう。
つまり企業イベントを成功させるためには、企画段階からどの会場が最適なのか選定し始めることがポイントになります。企画が上がったタイミングから会場選びを始めればイベントの趣旨に沿った施設を選択できるはずです。なお、早い段階から会場選定することでレンタル費用がわかるのも企画時点で会場を選び始めるメリットになります。

2.企業イベントを成功させる会場選びのコツ

イベントホールやアリーナ、展示会場、ホテル、スポーツ施設など企業イベントが開催される会場はさまざまです。ここではたくさんある会場の中から最適な施設を選ぶコツを紹介します。

2-1.収容規模

まずは参加者がどのくらいになる企業イベントなのか検討しましょう。収容人数が100人程度なのか、それとも1,000人以上になるのかで選定すべき会場が異なります。

2-2.アクセスや立地

企画している企業イベントの収容規模に見合う会場が見つかったら、アクセスや立地も検討します。 その際、想定している参加者層によってもどんな立地がよいのか異なります。企業イベントのターゲットが若い女性なのか、それとも主婦なのかによっても候補に上がる立地は異なるでしょう。
ターゲット層問わず会場選定の際に注意したいポイントは、以下の通りです。 主要路線が乗り入れている駅なのか 駅から会場までの道のりはわかりやすいか 駅から遠い会場を選定する場合、企業イベント当日に案内スタッフを配置するなど参加者が来場しやすい運営を心がけましょう。

2-3.設備や備品

企業イベントでプロジェクターや音響、マイクなど使用したい備品がある場合、設備が整っているか確認するのを忘れないようにしましょう。設備が整っていない際は、自由に搬入できるのか、イベント会社からレンタルできるのか確認しておくのも忘れてはいけません。
なおイベント当日は多くの来場者が訪れることを想定し、ネット環境が整っているのか確認しておくのも企業イベントを成功させるポイントです。特にオンラインでイベント当日の様子を配信したい場合、インターネット回線のキャパシティを確認しておきましょう。

2-4.利用料金

企業イベントを開催するにあたり、会場費は大きな出費になります。会場選びの段階で利用料や設備などのレンタル料を確認しましょう。 念の為、キャンセル料について確認しておくのも会場選定のコツです。企業イベントの開催日まで期間がある場合もキャンセルすると費用が発生します。止むを得ない事態に備えてキャンセル料も会場選定の段階で比較しましょう。

3.企業イベントの種類別｜おすすめの会場

「自社が企画中のイベントに最適な施設は何だろうか」とお悩みのイベント担当者は多いでしょう。 ここでは社内向けと社外向けで企業イベントにおすすめの会場を紹介します。アリーナやスポーツ施設、ホテル、宴会場など具体的な施設名をお伝えするので会場選びの参考にしてください。

3-1.社内向け企業イベントにおすすめの会場

社内イベントとしてよく挙げられる内定式や入社式、周年イベントなどにおすすめの会場を紹介します。

1.内定式や入社式

内定式や入社式はこれから働く新入社員に会社の雰囲気を伝える重要なイベントです。新入社員に良い印象を与えるためにも、ホテルや宴会場など華やかさのある会場が選ばれる傾向にあります。 ホテルや宴会場が選ばれる理由は豪華さだけではありません。駅からアクセスしやすい場合がほとんどで、参加人数に合わせた会場を選びやすくなっているのもポイントです。さらに音響やマイクなどの設備も整っている場合がほとんどであるため、備品をレンタルしなくても企業イベントを運用しやすいでしょう。

2.周年イベントや表彰式

周年イベントは日頃の感謝を社員に伝える絶好の機会です。オフィスとは全く異なる雰囲気の会場を選定することで、特別感のある催しになります。 表彰式も周年イベント同様、社員に感謝の気持ちを伝えたり、会社が理想とする社員像を暗に伝えたりできるイベントです。 どちらの企業イベントもホテルや宴会場など、日常とは違う空間を体感できる会場が選ばれています。ホテルなどは会場自体が華やかで、ライティングなどの演出もしやすいためお祝いの場としてふさわしいでしょう。

▼ホテルで行われた周年イベントの参考例

3.社員総会

社員総会を開催する目的は組織の団結力を向上させたり、コミュニケーションを円滑にしたりすることです。企業によっては今後のビジョンを共有するなど業績にまつわる発表を行うケースもあるでしょう。 一般的にはホテルや宴会場、貸会議室で開催される場合がほとんどです。プロジェクターやマイク、インターネット回線など必要な設備が揃っているため、スムーズに運営できるでしょう。会場レンタル料以外に余計な費用がかからないのもホテルなどを選定するメリットです。
なお殺風景な貸会議室という従来のイメージを覆すような会場もあります。飲食店とのケータリングサービスを導入している貸会議室もあるため、費用を抑えつつ社員総会を開催したい場合に最適です。

4.交流目的のイベント

社員同士の交流を促す目的でスポーツイベントなどを開催するケースがあります。イベントの運用を天候に左右されたくない場合、アリーナやスポーツ施設の利用がおすすめです。

3-2.社外向け企業イベントにおすすめの会場

企業のイメージを左右する社外向けイベントにはどんな会場が最適なのか紹介します。

1.展示会/プライベートショー

展示会を開催する場合、イベントの趣旨や規模に沿った会場を選定しましょう。来場者が10,000人を超えるような大型展示会であれば、東京ビックサイトや幕張メッセ、インテックス大阪などの国際展示場が一般的です。自社展示会やプライベートショーなど、中小規模の展示会であれば、都市型の中規模の展示会場が多く存在します。

2.PRイベント

新商品発表会など企業に注目が集まりやすいPRイベントに最適な会場は、ホテルやホールが定番ですが、ポップアップショップなど屋内屋外問わず様々なアピール方法が考えられます。PRする商材のターゲットや性質を考慮して場所を選ぶことが肝心でしょう。

3.講演会やセミナー

講演会やセミナーの開催におすすめな会場は、大規模なものであればコンベンションホールや国際会議場など、1000名規模以上の収容規模の会場になりますし、100名程度であれば貸会議室など来場者の人数によって変わってきます。大小さまざまな会議スペースがある東京国際フォーラムなどは代表的な会場でしょう。アクセスがよい場所に位置しているケースが大半であるため、より多くの参加者が集まることが期待できます。 さらに机やパイプ椅子などの備品も揃っていて、参加人数によってどの部屋を借りるか選びやすいのも貸会議質を選択するメリットです。

4.交流会

どのような目的で開催する交流会なのかによっても、選ぶべき会場が異なります。 例えば顧客とのコミュニケーションを活発にする目的で交流会を開催する場合、立食式のイベントを開催できるホテルや宴会場がおすすめです。

4.イベント会場のトレンド！スポーツ施設・アリーナの活用

最近は、オフシーズンやイベントが開催されていない平日などに、スポーツ施設やアリーナの活用もトレンドの一つになっています。会場例としてゼビオアリーナ仙台は、大型トラックを会場に入れられるなどさまざまな種類のイベントの要望に柔軟に対応できる環境が整っています。エディオンアリーナ大阪は8,357㎡もの敷地面積を誇り、競技場や多目的ホールなどさまざま会場があり柔軟な対応が可能な施設となっています。

▼エディオンアリーナ「MICEイベント特設サイト」

▼公式サイト

5.企業イベントの企画や会場選定の流れ

企業イベントの成功には、最適な会場選定はもちろんターゲットを見据えた企画も欠かせません。 ここでは、企業イベントの企画から運営までの流れで押さえておきたいポイントを紹介します。

5-1.企業イベントの目的を決定する

企業イベントを成功させるためには、なぜイベントを開催するのか、イベントを通して何を成し遂げたいのかという点を明確にする必要があります。 ポイントは目的を一つに絞ることです。開催目的が複数あっても一番成し遂げたいことは何なのか明確にし、社内で共有しましょう。

5-2.企業イベントの内容を企画する

目的を明確にした上で、予算やイベントの内容を決定しましょう。開催趣旨に沿った催しを作り上げるためにも企画した内容で目的を達成できるのか検討を重ねるのがポイントです。

5-3.イベント会場の選定

企業イベントの目的や企画内容が決定したら、会場を選定します。ターゲット層が来場しやすい日時や場所から会場選定するのがイベントを成功させるコツです。 気になる会場が見つかったら必ず下見を行いましょう。その際、優先的に確認したいポイントは以下の通りです。

• アクセスの環境
• 使用したい備品の有無
• 搬入経路
• クロークやトイレの個数

などなど。性別問わず来場者に満足してもらえるイベントにするためにも、会場下見は男性社員と女性社員のペアで行うことをおすすめします。

5-4.イベントの告知

会場選定が終了したら、イベントの告知を行います。情報を届けたいターゲットに最適な方法でイベント情報を発信しましょう。 SNSを使いこなす若い世代が対象となる企業イベントの場合、デジタル広告による集客効果が見込みやすくなっています。

5-5.イベントの運営

企業イベント当日は念入りにリハーサルを行いましょう。余裕を持って来場開始3時間前までには会場入りしておくことをおすすめします。 なお企業イベント当日は、写真や動画などを撮影しましょう。後日イベントの終了を公式ホームページや社内報で発信し報告するまでが一連のイベント運営に関する流れとなります。

6.企業イベントの会場選びを成功させるならイベント運営会社への相談がおすすめ

企業イベントを成功させるためにも、会場選びに注力しましょう。とはいえ「条件に見合う会場がわからない」「何を最優先に会場選定すればいいのか見当がつかない」とお悩みの担当者もいらっしゃるはずです。
イベント運営会社のトーガシは展示会の開催や周年イベントなど、数々の社内外向け企業イベントに携わってきた経験があります。トーガシにご相談いただければ担当者がご要望をお伺いした上で、条件に一致する会場をご提案可能です。 東京国際フォーラムや新宿NSビル、京都みやこめっせなど、トーガシが指定業者として登録されている会場は多岐にわたります。指定業者ならではの視点で細やかなご相談に対応しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

7.【資料DL】失敗しない！周年イベント　タスク・チェックシート

企業イベントの中でも周年イベントは記念となる重要なイベントです。それゆえに担当者は頭を悩ませるものです。この資料では「失敗しない！周年イベント　タスク・チェックシート」と題し、「企画・運営・外部委託」の三つの場面で使えるチェックシートを作成しました。参考にしていただき周年イベントを成功させましょう！
※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。