上場記念パーティーの企画・準備ノウハウをイベント会社が解説

企業にとって大きな節目となる上場を果たしたら、上場記念パーティーを開催しましょう。社内外の関係者をゲストとして招き、上場の報告とお礼を伝えるうってつけの場です。
上場記念パーティーの準備期間は約1ヶ月ほどしかないため、準備不足のまま当日を迎える企業は少なくありません。そこでこの記事では短期間で上場記念パーティーの準備を成功させるためのポイントなどを解説します。準備段階での注意点についてもお伝えするので、上場を目指している企業は必見です。

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1.上場記念パーティーとは？

株式の上場を記念して行われるパーティーを上場記念パーティーといいます。会社にとって節目のイベントとなるため、上場が決定した後にお祝いの場を設ける企業は少なくありません。
社員や取引先など利害関係のあるステークホルダーを招待し、盛大に上場をお祝いしましょう。

2.上場記念パーティーの開催意義

上場記念パーティーの開催は社員を讃えたり、社外の関係者と良好な良好な関係を構築したりすることにつながります。
ここからは社内向けと社外向けに上場記念パーティーの開催意義を解説します。それぞれどのような目的があるのかわかれば、招待客のリストを整理しやすくなるでしょう。

2-1社内向けの開催意義

社員の頑張りなしに株式が上場することはありません。企業の業績に貢献してくれた社員に感謝を示すとともに、上場の喜びを会社全体で分かち合いましょう。
また経営陣が今後の目標を共有する場を設ければ、社員のモチベーション向上につながります。社員の中には上場という大きな目標を達成した後に、燃え尽きたような感覚に陥る人材がいることを理解した上で、今後の動向を発表するコンテンツを用意しましょう。

2-2社外向けの開催意義

上場記念パーティーには、社員だけでなく取引先などの関係者を招きましょう。社外の関係者を上場記念パーティーに招くことで、感謝の気持ちを伝えることができます。
なお、上場記念パーティー当日は写真や動画を撮影しましょう。企業の公式ホームページやSNSで当日の様子をレポートすることで、自社の取り組みや上場をアピールできます。万が一、取引先の関係者が上場記念パーティーに足を運べなくても、写真や動画を通じて式典の様子や謝意を伝えられるでしょう。

3.上場記念パーティーの準備期間

上場承認日から上場日までは1ヶ月程度しかありません。
その間に通常業務と並行しながら上場記念パーティーの準備も行う必要があります。上場後にパーティーの準備で慌てないためにも事前に決定すべき事柄や必要な備品、スケジュールなどを把握しておきましょう。

4.上場記念パーティーの準備

上場記念パーティーの準備に関する段取りを解説します。あわせて準備段階でのポイントもお伝えするので、確認してみましょう。

4-1開催概要の決定

上場記念パーティーを開催する上で、まず決定すべき事柄が開催概要です。日時や場所だけでなく開催目的をよく考えましょう。企業によっても企業理念を共有する場にしたい、社員を讃えたい、会社のPRに使用したいなど上場記念パーティーを通じて伝えたい事柄は異なります。実行委員会のメンバー全員で同じ目的を共有することで、メッセージ性のある上場記念パーティーを開催できるでしょう。
なお上場日当日は経営陣が上場セレモニーに出席するため、分刻みのスケジュールになることが想定されます。社内外を問わず関係者全員で上場をお祝いするためにも、上場セレモニーと上場記念パーティーは別日に設定されることをおすすめします。

4-2参加者の確認

開催概要が決定したら参加者を確認しましょう。特に取引先が多い場合は専務取締役もしくは代表取締役社長など、どの層までを招待客とするのか社内で検討が必要です。
上場が決まってからの約1ヶ月という短い準備期間中に慌てないためにも、あらかじめどの企業の誰をゲストとして招きたいのか決定しておきましょう。

4-3会場選定

参加者の確認が終了したら会場選定を行います。ホテルのホールや多目的施設など、大人数を収容できる会場で開催されるのが一般的です。

4-4ケータリングの手配

上場記念パーティーを盛り上げたり社内外のコミュニケーションを活性化させたりするためにも、食事や飲み物を用意しましょう。特別な日にふさわしい豪華なメニューを手配するのがポイントです。ホテルを会場に選ぶ場合、食事の提供があるか確認しましょう。食事が用意されていない場合、ケータリング先を決定し手配する必要があります。
お酒を飲めない関係者がいることを考慮しノンアルコールのカクテルやビールを用意すると喜ばれるでしょう。

4-5プログラムの設計

ケータリングの手配と同時進行しながらプログラムの設計も行いましょう。開催概要が明確になっていれば、上場記念パーティーで企画するコンテンツも決定しやすくなります。
この段階で、プログラムの運営に必要な備品についても確認してください。上場記念パーティーを盛り上げるためにも音響や照明などが必要になるでしょう。ホテルなどの大規模会場であれば音響や照明などを自由に設定できる可能性が高いものの、どこまで自由に使用できるのかあらかじめ確認しておくことをおすすめします。

4-6運営スタッフの役割分担

上場記念パーティー当日の運営をスムーズに行うためには、運営スタッフの役割分担を事前に決めておく必要があります。司会進行や受付、誘導などイベントの運営進行にかかわるスタッフからカメラマンなどイベントの様子を映像として残すためのスタッフも必要です。
イベントの開催に慣れていない企業の場合、当日の進行に不安が残るでしょう。晴れの日を盛大にお祝いするためにも、イベントプロデュース会社に当日の進行を相談してみることをおすすめします。

4-7会場装飾

パーティーを盛り上げるためにも、会場装飾にこだわりましょう。オリジナリティ溢れる装飾を施せば参加者の満足度向上につながります。
上場記念パーティーの装飾を検討する際、どのように企業カラーを取り入れるか検討しましょう。社名やロゴの入ったパネルを用意するのもおすすめです。イベントに訪れた関係者が写真を撮りたくなるような仕掛けを考えることで、SNSでの宣伝効果が望めます。なお、上場記念パーティーで参加者のために上場の鐘を用意するのもおすすめです。上場セレモニーで鳴らせなかった方にとっての良い思い出になるでしょう。

4-8記念品準備

来場者全員に謝意を示すためにも記念品を準備しましょう。ボールペンや電波時計などは使う人を選ばないことから定番の記念品として人気があります。
社内外の関係者とより良い関係を構築していくためにも、記念品の準備は念入りに行いたいポイントです。独自性のある記念品を用意したい場合、自社の商品やサービスと絡めた品物を発注できないか検討してみましょう。なお記念品の準備は予算と納品にかかる期間を考慮した上で準備を進めることが重要です。

4-9席次表や台本の作成

当日の進行を滞りなく行うためには、席次表や台本などが役立ちます。ゲストが手にする席次表はデザインにもこだわりましょう。
上場まで支えてくれたことに対して感謝の気持ちを込めたメッセージを席次表に書き込めば、よりアットホームな雰囲気の上場記念パーティを作り上げることができます。

5.上場記念パーティー成功のポイント

参加者全員が足を運んでよかったと思う上場記念パーティーを開催するためにも、下記のポイントに注目しましょう。

5-1セレモニー要素のあるコンテンツを盛り込む

上場記念パーティーといえば、上場の鐘をイメージする方は少なくありません。お祝いの場という雰囲気を演出するためにも鐘を用意しましょう。
とはいえ、鐘の準備が間に合わないケースも想定されます。そのような場合は参加者全員にクラッカーを手渡して同時に鳴らすなどの代案がおすすめです。

5-2時間に余裕のあるスケジュールにする

大規模なイベントの進行は予定していたタイムスケジュールより遅れる場合が多いことを考慮し、時間に余裕を持たせたプログラムにしましょう。予定される各プログラムの終了時間よりも多少長めに時間を設けておくことが運営を成功させるポイントになります。時間に余裕があるとわかれば、運営スタッフも焦ることなく司会進行できるはずです。
なお、参加者が自由に飲食を楽しめる時間を長めに設けるのもポイントです。社内外のコミュニケーションを活性化させるきっかけになるでしょう。

5-3本番同様の流れでリハーサルを行う

上場記念パーティー当日を迎える前に、本番と同じ流れでリハーサルを行いましょう。来場者の受付から司会進行、当日のプログラム内容、食事の提供方法、退場まで一通りの流れを確認する必要があります。特に社員が舞台照明を担当する場合、指示の伝達方法やタイミングなど細かい点までチェックすることがポイントです。
運営に携わるメンバー全員がリハーサルを通じて本番同様の流れを理解しておけば、安心して当日を迎えられます。

5-3イベントプロデュース会社への外注を検討する

上場記念パーティーの準備期間は1ヶ月程度しかないため、社員の負担が大きくなります。その他の業務と並行してイベントの準備をする場合、抜け漏れが多くなる可能性も否定できません。社員に上場記念パーティー当日を負担なく迎えてもらうためにも、上場承認されたらすぐにイベントプロデュース会社への相談がおすすめです。
社内イベントの運営実績が豊富なイベントプロデュース会社にプログラムの設計や当日の運営を外注すれば、上場記念パーティーを成功に導いてくれるでしょう。

6.上場記念パーティーの企画から運営ならトーガシまでご相談を

上場記念パーティーの企画から運営まで一括代行できるイベントプロデュース会社をお探しなら、株式会社トーガシまでご相談ください。

6-1トーガシなら企画から運営まで一括でサポート

トーガシは社内向けイベントの立ち上げから当日の運営、片付けまで一括でお任せいただいた実績が多数あります。なぜイベントを開催するのか、イベントを通して伝えたい想いは何かという気持ちに寄り添った運営を得意としております。

6-2トーガシの社内イベントサポート事例

トーガシが社内イベントのサポートに携わった事例を一部紹介します。

周年記念イベント

ライフサポート・エガワ様「60周年記念イベント」の事例では、社員向けのパーティーを開催し帰属意識を高めたいという想いを受けて企画制作から会場提案、ステージ演出、空間演出を担当。その中で、体制づくりなどチームビルディングにも携わり、イベント当日を迎えました。
イベント当日は盛大な盛り上がりを見せ、担当者様より今後のイベント進行にも携わって欲しいとお褒めの言葉をいただいております。

社内懇親パーティー

社員とご家族を招いた1,000名規模の懇親パーティーでは、トーガシが企画、装飾施工、グラフィックデザイン、映像制作、運営を担当。お子様向けに企画したお祭り屋台も賑わいを見せるなど、大盛況のうちに終了しました。

内定式

内定式では企画、映像制作、演出を担当。スローガンや内定者へのメッセージを映像の中で演出するなど、メッセージの訴求力を高めるデザインを作成いたしました。

7.上場記念パーティーの企画から運営を外注して業績を祝おう

上場記念パーティーの成功には念入りな準備が欠かせません。しかし準備期間が短いため、満足のいく企画を練れないまま当日を迎える企業が少なくないのも事実です。
社内向けのイベントプロデュース実績が豊富な会社に外注すれば、企画から運営まで総合的にサポートしてもらえます。イベント運営のプロにアドバイスを仰げるため、イベントの運営ノウハウを社内に残せるでしょう。
株式会社トーガシは企画から運営まで一括代行が可能です。企業の上場記念パーティーに懸ける想いをヒアリングした上で、イベントを成功に導くお手伝いをさせていただきます。「まずは見積もりが欲しい」などご相談も受付中なので、お気軽にお問い合わせください。

8.「上場セレモニー＆上場記念パーティ 開催のポイント」ダウンロード

上場セレモニーは社内外に大きく影響をもたらすイベントです。ぜひ成功させ、社を動かす推進力にしてください。ここでは「上場セレモニー＆上場記念パーティ 開催のポイント」と題して、ホワイトペーパーを作成いたしました。ぜひご利用ください。

※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。