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イベント開催時のコロナ対策とは?
リアルイベントやオフライン開催で用意したい物

リアルイベントやオフラインイベントを開催する予定の会社が増えてきました。イベントの担当者はコロナウイルス対策をどのように行えば良いのか、悩んでいるのではないでしょうか。そこで、衛生管理や入場制限などイベント主催者が実施するべきコロナウイルス感染対策、用意しておきたいものについて説明していきましょう。

巻末に、あらゆる場面を想定した感染症対策ガイドラインブックをご用意しております。
イベント開催のチェックシートとしてご活用ください。   

1.withコロナの時代にリアルイベントを開催する際の注意点

2020年5月25日に緊急事態宣言が解除されたため、参加人数によってはリアルイベントもできるようになりました。解除時は参加人数の上限は1000人でしたが、2020年7月10日には参加人数の上限が5000人になりました。ただし、まだまだコロナウイルスは改善しておらず、油断はできない状況です。状況は日々変化していますので、開催するときは上限人数に変更がないかどうかを確認するようにしましょう。
リアルイベントは不特定多数の人が集まるため、クラスターが発生する可能性が高くなります。コロナウイルス対策を徹底的に行いましょう。そして、来場者に安心してもらうためにも、どのような対策を実施しているのか、ホームページや会場内の貼り紙でアナウンスします。さらに、コロナウイルスによる感染を防ぐためには主催者だけでなくスタッフ、そして来場者の協力が必要になります。

2.リアルイベント開催の無視できないメリット

どのように徹底したコロナウイルス対策を行ったとしても、リスクをゼロにすることはできません。それでもリアルイベントの開催には大きなメリットがあります。まず、リアルで触れた製品やサービスといった情報は、動画や画像、SNSといったオンラインで得た情報よりも記憶に残りやすいという特徴があります。なぜなら、リアルのほうが製品の形や香り、色合いなどをより深く知ることができるからです。そのため、製品やサービスをよりアピールすることが可能になります。
次に、リアルイベントには、そのテーマや企業に興味がある人が来場します。パソコンから気軽に参加できるオンラインイベントと違い、会場に足を運ぶには手間や時間がかかるため、来場している時点で関心が大きいといえるのです。そのため、自動的に見込み度の高い客の絞り込みが行え、効果的にアプローチすることができます。また、画面越しではなく、直接見込み客と話すことができるのも強みです。このほか、リアルのほうがオンラインよりも高い信頼性を持って受け入れてもらいやすいというメリットもあります。

3.リアルイベント主催者が実施したい感染対策

リアルイベントの来場者に安心してもらうために、主催者側がやっておきたい感染対策を紹介していきましょう。

3-1.衛生管理

イベント会場では、接触や飛沫によるコロナウイルス感染を防止するように努めなくてはなりません。まず、会場内はもちろんのこと、トイレやテーブルなどの共用部分などの清掃や消毒も徹底して行います。目安としては1時間ごとに行うことが望ましいです。また、出入口や受付、会場内の目につく場所などに手指消毒設備を置いておきます。そして、受付などスタッフと来場者が直接話す必要がある場所はビニールカーテンなどで仕切るようにします。
次に、冬場であっても窓やドアを閉め切っていてはいけません。頻繁に空気の入れ替えを行いましょう。イベント会場だけでなく、スタッフが利用する休憩スペースや更衣室、楽屋、控室も同様に空気の入れ替えが必要です。また、ゴミ箱などの廃棄物置き場は、蓋がついているものを設置します。そして、一定時間おきにゴミを捨てます。会場内で働くスタッフはもちろんのこと、来場者にも手洗いや消毒、検温、マスク着用の協力をお願いするようにしましょう。

3-2.入場管理

入場時は人が密集しやすいため、しっかりとした管理を行います。密になるのを防ぐためには、来場人数に制限をかける方法が挙げられます。また、来場者に検温を実施し、発熱等の症状がある場合には入場をお断りすることも必要です。さらに、受付に行列ができる場合を想定しての対策も行います。とはいえ、スタッフが密にならないように呼びかけのアナウンスを行うと、飛沫感染の可能性が出てきます。来場者に自然とソーシャルディスタンスを呼び掛けるためには、床にシールなどを貼って並ぶ位置を示すと良いでしょう。その際、2mの間隔を空けて貼るようにします。ちなみに、こうした入場制限や検温には時間がかかります。コロナ以前のイベント開催時と比べて、受付に手間がかかることを考慮しておきます。

3-3.スタッフの健康管理

スタッフの健康管理も徹底的に行うようにしましょう。まず、体調不良や熱がある場合は無理して勤務しないようにあらかじめアナウンスしておきます。次に、スタッフの増員も必要になります。1つ目の理由は急にスタッフが休んだときの対策のためです。2つ目の理由はコロナ以前と比べると、手指消毒設備を設置したり、来場者の検温を行ったり、定期的に換気を行ったりと、スタッフの仕事が増えているからです。一人当たりの作業量が増えると、疲れが出やすくなり、健康管理上もよくありません。
このほか、スタッフには必ずマスクを着用すること、手洗いと消毒を行うことを徹底的に指導します。マスクに関しては勤務中だけでなく、行き帰りの電車の中でも着用するようにアナウンスします。正しいマスクの着け方や手洗いの仕方の講習を行う必要もあります。また、イベント会場内の設備消毒を行うときは手袋の着用もしなくてはなりません。”

3-4.密度のコントロール

来場者同士の密度が高くならないような空間をデザインしましょう。まず、多くの人が滞留する場所を作らないようにします。たとえば、受付が1箇所だとどうしても人が密集してしまいます。受付は複数箇所置くようにして、来場者を分散させましょう。次に、席は離して設置します。たとえば、1つおきに「この席には座らないでください」という表示を貼っておくのもよいでしょう。また、イベントの内容によっては演者が来場者たちの前で商品説明やパフォーマンスを行うこともあります。その際、演者は来場者から距離をとるようにします。また、演者が複数いる場合は演者同士の間隔を空けるようにします。

4.イベント感染対策として用意しておきたいもの

会場の受付には、マスクをはじめ、消毒液、体温計を用意しておきます。来場者がマスクをしていない場合、その場でマスクを手渡し、着けてもらいましょう。また、手指の消毒もその場で促します。体温計の場合、スタッフが来場者一人ひとりの熱を測るのは大変です。発熱者を瞬時に検知できる赤外線サーモカメラがあれば、スタッフの負担も減り、受付に人が溜まることも防げます。
また、受付は来場者の名刺と名簿を照らし合わせる手続きがあります。しかし、時間がかかるため、受付管理システムを用意しておくとよいでしょう。入場時の時間を短くすることができ、スタッフと来場者の接触を減らすことも可能になります。さらに、商談テーブルにはスタッフと来場者の間に仕切りがあると安心です。アクリルパネルをはじめ、ビニールカーテンやパーテーションの用意をおすすめします。

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