イベント制作のノウハウをプロが伝授！社内外向けの成功事例も紹介

「社内でイベントを制作したいが、やり方がそもそもわからない」このようなお悩みを抱えている企業は多いでしょう。イベント制作を成功に導くためには、企画や準備、運営に関するノウハウが必要になるため、イベント制作会社への相談がおすすめです。
この記事では、イベントプロデュース会社がイベント制作に必要なノウハウを解説します。あわせてイベント制作の成功事例もお伝えするので、ノウハウを知りたい企業やプロへの相談を検討中の企業は必見です。

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1.イベント制作のノウハウ

ここでは企画、準備、運営、終了後の流れに焦点を絞ってノウハウを解説します。

1-1.イベント企画のノウハウ

イベント企画のノウハウで重要なポイントは、下記の3つに分類されます。

• イベントの開催目的
• ターゲット
• 会場選定

誰に向けて何を成し遂げるためにイベントを開催するのかという軸が定まると、形にするために必要なアプローチが可視化されます。ゴールから逆算してイベントを企画できるようになるでしょう。
多くの参加者を集めるためには、イベントを行う会場についても念入りに選定する必要があります。ターミナル駅や空港からのアクセスが良好か、道のりはわかりやすいかという基準で会場を選定しましょう。その際、収容人数や予算などから総合的に判断するのがポイントです。人気会場はすぐに予約で埋まってしまいます。特に知名度の高い会場は数ヶ月前から予約しておく必要があるでしょう。

1-2.イベント準備のノウハウ

イベントを盛り上げるために重要なのが会場準備のノウハウになります。特に、下記3つのポイントに注視して会場を整えたり、参加者を募ったりしましょう。

• イベント内容
• クリエイティブ制作
• 集客

イベント内容はイベントの成功可否を大きく分けるポイントです。開催目的やターゲットに刺さるイベントコンテンツを検討しましょう。その際、会場を盛り上げる空間装飾やステージデザインの準備、集客も行う必要があります。
社内で良いアイデアが浮かばない場合、プロに相談するのも一つの手です。イベント制作会社に相談すれば、コンテンツの内容やクリエイティブ制作、集客と全ての準備を代行してもらえます。経験豊富な企業に一任することで、社内にイベント制作のノウハウを蓄積できるでしょう。

1-3.イベント運営のノウハウ

イベント当日の運営をスムーズにするためにも、運営スタッフを確保しましょう。安心して参加できるイベントを制作するためにも、緊急時の案内など対応マニュアルの完備も必要です。必ずイベント開始前に運営スタッフの役割分担を再確認し、リハーサルを行いましょう。
イベント制作における企画や準備で手一杯になり、運営の確認が後回しになるケースは少なくありません。スムーズに運営できるのか否かによって企業のイメージが大きく左右されてしまいます。企業のイメージを損ねないためにも、プロに相談して当日の運営を依頼するのがおすすめです。

1-4.イベント終了後のノウハウ

客観的にイベント制作の結果を判断するためにも、報告書を作成しましょう。イベント企画時に決定した目標を達成できたのか評価するには、数値を用いるのが有効です。
なお、社外向けにイベントが終了したお知らせを公開することで、企業の取り組みをアピールできます。文章だけの報告書にならないよう当日撮影した写真や動画を挿入しましょう。イベント制作会社によっては、終了後のレポートまで代行してくれるため実務にかける時間を割かずにイベントの成功可否を判断できます。

2.トーガシのイベント制作における強み

株式会社トーガシはイベント制作会社として、これまで数々のイベントに携わってきました。企画から運営まで一連の流れを代行可能です。

2-1.イベント制作にかける想いを丁寧にヒアリング

弊社が重要視しているのは、クライアントのイベント制作にかける想いをヒアリングし形にさせていただくことです。イベントを制作されたい理由やゴールを詳しく伺った上で、企画を提案させていただきます。
実際、ライフサポート・エガワ様の60周年記念イベントに企画から携わらせていただいた際には、他社と比較してもヒアリングが積極的だったとお褒めの言葉をいただいております。要望を詳しくお伺いするのはもちろん、イベント制作を通してクライアントの想いを形にするお手伝いをさせていただきます。

2-2.イベント制作を一からプロデュース

企画立ち上げの段階から運営まで、イベント制作を一括サポートさせていただきます。ヒアリングした情報をベースに企画や装飾、当日の運営まで行なっております。
イベントの一括プロデュースだけでなく、企画や空間装飾、運営のみなど段階的なお手伝いにも対応しているので、お気軽にご相談ください。

2-3.各分野のプロが集結

営業やクリエイティブ、コピーライティング、エンジニアリングなど、トーガシには各分野のプロが集結しています。ワンチームとなってクライアントの悩みを解決するサポートをさせていただきます。

3.イベント制作の成功事例

トーガシにご相談いただければイベントの企画段階からサポート可能です。労力のかかる会場装飾や什器の搬出作業、終了後の会場片付けなども代行させていただきますので、お気軽にご相談ください。
弊社がイベント制作に携わらせていただいた一例を紹介します。

3-1.第2回 日本観光ショーケース in 大阪・関西

高まる観光需要やインバウンド需要に対応した展示会「第2回 日本観光ショーケース in 大阪・関西」では、企画や制作、会場運営をトーガシが担当しました。70団体が出展し、3日間で合計3,343名がご来場。2024年の開催が予定されるなど、大盛況のうちにイベントが終了しました。

3-2.WOODコレクション（モクコレ）2023

BtoBとBtoCの双方にアプローチする木材製品の総合展示会「WOODコレクション（モクコレ）2023」では、トーガシが企画や展示会の広報・告知、集客、ステージコンテンツの企画、空間デザイン、事務局など総合的にサポートさせていただきました。
来場者の興味を引きつける企画としてセミナーを開催し、ビジネスマッチングを強化。来場者だけでなく、出展者の満足度を高める仕掛けも提案しました。オンラインの展示商談会も実施し遠方のお客様とも交流できる仕掛けも実施するなど、ビジネスが加速する空間を構築。BtoC向けの施策としては、木のある暮らしなど木の魅力を再発見する啓発を行いました。
その結果、お客様から来場者が興味を持つ企画だったとご好評いただいております。

3-3.JOIN 移住・交流＆地域おこしフェア 2023

移住・交流相談や地域おこしなどを目的としたイベント「JOIN 移住・交流＆地域おこしフェア 2023」でも企画や装飾施工、運営までトーガシが一括サポート。移住相談ブースの設置や地域おこし協力隊募集ブース、関係人口ブース、企業出展ブースを設置するなど、地域との関係人口創出の一役を担わさせていただきました。その他、ご当地農産物を集結させた商店街を企画するなど来場者の満足度が高くなる仕掛けもご提案しました。
このようにトーガシは出展者も来場者にも「来てよかった」と思っていただけるようなイベントの制作を得意としております。

3-4.第2回 外国人留学生エキスポ

外国人留学生のお悩み解決や国際交流を目的としたイベント「第2回 外国人留学生エキスポ」でも、トーガシが企画から運営まで担当いたしました。
外国人留学生と支援団体のマッチングを図るなど、生活をサポートする企画を実施。また、イベントの開催地である大阪の魅力を知っていただけるよう道頓堀周辺を回遊するクルージングを企画し、学生の国際交流促進をサポートさせていただきました。
外国人留学生を支援する企業が集結したブースに訪れた学生からは「役に立つ情報を得られた」など、企業の担当者と接点を持てたことに喜びの声をいただいております。

4.イベント制作のノウハウを理解して運営に活かそう！

イベント制作には、企画から準備、運営のノウハウが欠かせません。実施したイベントの反省点を次回開催時に活かすためには、報告書の作成も必要でしょう。
通常業務の傍ら、イベントを一から制作するのは難易度が高く負担もかかります。イベント制作会社に企画段階から相談することで、テーマに沿ったイベントを作り上げられるでしょう。「イベントを制作したいが、企画がまとまらない」「イベント制作を一任したい」このような場合はぜひトーガシまでお気軽にお問い合わせください。

5.「はじめやすい！企画書・提案書フォーマット」ダウンロード

何をするにも必ず「企画書は？提案書は？」となるものです。まずは構成から考えるにしても時間がかかってしまい業務に支障が、、などよくあることです。ここでは「はじめやすい！企画書・提案書フォーマット」と題し、企画書、提案書の違いから中身の構成案、さらにレイアウトのイメージサンプルを掲載した資料をご用意しました。ぜひご利用くださいませ。

※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。