イベント運営会社の失敗しない選び方とは？依頼するメリットも解説

「社内外向けのイベントを開催したい」「展示会に出展したい」など、企業や商品のプロモーションをかけてイベントを開催したり出展したりする機会は多々あります。 その際、自社で企画から運営まで行うか外注するか迷う担当者は多いでしょう。 社内にイベント運営ノウハウが蓄積されていない場合、イベント企画運営会社に外注するのがおすすめです。 この記事では、イベント企画運営会社の仕事内容や外注するメリットとデメリットを紹介します。 失敗しない選び方についても解説するので、イベント担当者は必見です。

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1.イベント運営会社の仕事内容とは？

イベント運営会社の仕事内容とは、イベントの企画から運営までの業務を遂行することです。イベントの運営から企画までの間に発生する業務は多岐に渡ります。 展示会の出展など社外向けのイベントの場合、出展の告知や集客などもイベント運営会社の業務内容となるでしょう。
一口にイベント運営会社と言っても、

と、得意とする業務が異なる可能性があります。

どんなイベントを開催したいのか、ターゲットはどこなのかが確定していると、イベント企画運営会社を選びやすくなります。 イベントの企画や運営まで総合的に相談したい場合は、イベントに関連する一切の業務を代行してくれる会社に依頼するのがおすすめです。

2.イベント運営会社に外注するメリット

社内で企画から運営まで担当せず、イベント運営会社に外注するメリットとデメリットとは何でしょうか。 外注すれば、催しが成功に近づくのは当然です。 それではイベントの成功だけでない、外注するメリットとは何でしょうか。ここでは外注先を決定する前に知っておきたいメリットを紹介します。

2-1.面白い企画を提案してもらえる

企画力のある会社はクライアントがイベントを開催したり出展したりする趣旨を理解した上で、企画を提案してくれます。 開催もしくは出展意義のあるイベントになるか、集客できる面白い企画になっているか検討していくつかの企画案を提案してくれるはずです。 イベントを開催したくても、社内で良いアイディアが浮かばず悩んでいる担当者は少なくありません。 そういったタイミングでイベント運営会社に外注すれば、第三者の視点で魅力的な企画に仕上げることができるでしょう。

2-2.集客効果の高いイベントを開催できる

社外向けにイベントの開催や出展を行う場合、イベントが成功するか否かは集客力にかかっていると言っても過言ではありません。 面白い企画が浮かんだとしても、人が集まらなければイベントが成功したとは言い難いのではないでしょうか。 集客ノウハウがあるイベント運営会社に外注すれば、SNSや企業の公式ホームページなどさまざまな媒体を通してイベントを告知してくれます。 イベントの開催趣旨やターゲット層に沿った集客方法を提案してくれるため、社内に正しい集客ノウハウが蓄積されるのもイベント運営会社に外注するメリットです。

2-3.イベント当日の運営をサポートしてもらえる

イベントの企画や集客に成功したら、どのようにイベントを運営するのか検討しましょう。 開催するイベントの規模が大きくなるほど、進行の遅延など想定外の事態が発生する可能性があります。 イベント運営ノウハウがある会社なら最適な人員を確保した上で、イベントをスムーズに運営する手助けをしてくれるでしょう。

3.イベント運営会社に外注するデメリット

それでは、外注するデメリットとは何でしょうか。ここでは外注先を決定する前に知っておきたいデメリットを紹介します。

3-1.外注費用が発生する

イベントの企画や運営に関する業務を外注するということは、費用が発生します。 展示会の出展やイベントの開催にも費用がかかるため、プロモーション費用などを捻出できない企業にとっては外注のハードルが高くなるでしょう。 イベント企画運営会社に外注する上で、きちんと費用を確認することも重要です。 開催もしくは出展したいイベントの規模別に、平均的な外注費を調べておくと費用に納得した上で依頼できるでしょう。 イベントに関連する業務を外注するか検討する際、まずは見積もりを取ると良いでしょう。

3-2.ノウハウが残らない

企業規模、イベント規模によっては運営も社内で行っていきたい場合、外注してしまうとノウハウが社内に蓄積されないとこが多くあります。そのような場合は、完全丸投げではなく、部分的に依頼するなど工夫すると良いでしょう。

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4.イベント運営会社の失敗しない選び方

イベント企画運営会社によっても得意分野があることは、先にお伝えした通りです。 ここでは気になる外注先が自社に最適なのか確認するために、失敗しない選び方を紹介します。 6つのポイントに絞ってイベントを成功させる企画運営会社の選び方をお伝えするので、参考にしてください。

4-1.依頼できる業務範囲

イベント運営会社に相談する前に、社内で外注したい業務内容について確認しましょう。 企画から運営まで携わって欲しいのか、それとも当日の運営だけ依頼したいのか社内で明確にすると、外注先を決定しやすくなります。 気になるイベント企画運営会社が見つかったら、その会社の得意とする業務内容についても確認しましょう。 自社が外注したい業務内容に関する実績が豊富なイベント企画運営会社に依頼するのがベストです。 なお費用等含め外注する業務をイベント企画運営会社と相談しながら進めたい場合は、企画から運営まで一任できる会社を選びましょう。

4-2.得意とするイベントの分野

イベントを成功させるためにも、運営会社が得意とするサポート分野を確認しましょう。 IT業界、建設業界など業種に関する分野だけでなく、展示会なのか社内向けイベントなのかなど、イベントの種類に関しても確認するのがポイントです。 自社と同じ業種のイベントサポート実績が豊富な会社であれば、業界の事情に関しても熟知しているでしょう。 そのため安心して外注しやすくなります。

4-3.企画運営可能なイベントの規模

イベントの企画や運営に必要なノウハウは、大規模イベント、小規模イベントなど催しの規模によっても異なります。 イベント企画運営会社を選ぶ際、過去の実績を元にどの程度の規模のイベントに携わった実績があるのか確認しましょう。 なお、必ずしも大手のイベント運営会社が良いわけではありません。 あくまでも開催したいイベントの規模から外注先を選ぶようにしましょう。

4-4.企画運営したイベントの実績

気になるイベント運営会社が見つかったら、その会社の公式ホームページなどから過去の実績を確認しましょう。 実績を確認することで、どういった業種のどんなイベントに携わった経験があるのかわかるようになります。 その際、クライアントが抱えていた悩みをどのように解決したのか紹介している会社を選ぶのがおすすめです。 提案力や企画力を測れるため、外注後に失敗したと感じるケースが少なくなるでしょう。

4-5.提案力やサポート体制

イベントの開催や出展経験が豊富でない企業の場合、何から着手したらいいのかわからないのではないでしょうか。 そのような場合、提案力やサポート体制がしっかりしているイベント運営会社を選ぶことをおすすめします。 イベントを開催したり出展したりする意図を理解した上で、適宜提案やサポートしてくれる会社であれば一緒にイベントを作り上げることが可能です。 細かい相談をしたい際も、サポート体制が整っている会社であれば気軽に質問できるでしょう。

4-6.費用対効果

費用感に納得できるイベント運営会社を選びましょう。 その際、過去の実績と照らし合わせて外注費を支払うだけの効果が見込めるのか検討するのがポイントです。 イベントの開催や出展効果を可視化してくれる会社だと尚良いでしょう。
イベントの総合プロデュース可能なトーガシでは、 イベント出展管理システム「Addval/アドバル」展示会出展効果の可視化サービス「ミテポ」 を通して、イベントの効果を最大化するお手伝いが可能です。

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上記のシステムを導入することで、イベント中に発生したリード管理や名刺管理など顧客情報を可視化できます。 イベントの目的は企業や商品のプロモーション、認知度向上であることが一般的です。 費用対効果を可視化できれば、その後のイベント開催や出展計画も立てやすくなるでしょう。

5.イベント運営の実績紹介「トーガシ編」

イベントプロデュース会社のトーガシは、さまざまな分野のイベント企画運営実績があります。 ここではイベントの立ち上げや企画、運営に携わった実績を3つ紹介するので、ぜひご覧ください。

5-1.鉄筋業界の事例

2017年11月鉄筋業界に特化した世界初の展示会として「鉄筋EXPO」が開催されました。 トーガシは展示会の立ち上げから広告や出展誘致、企画、運営、会場施工、デザイン、WEBなど、展示会の開催に伴う全ての業務を代行。 「鉄筋業界を盛り上げたい」というクライアントの想いを受け、鉄筋関係者が喜ぶイベント作りを心がけました。 その結果、クライアントからは次回以降の開催に繋げたいというお言葉をいただいております。

▼詳細リンク：https://www.tohgashi.co.jp/process/tekkin-expo/

鉄筋EXPO

5-2.観光業界の事例

国内旅行の魅力を再発掘する展示会として2022年3月「第1回 日本観光ショーケース in 大阪・関西​」が開催されました。 インバウンド回復を見据えた展示会として日本各地の観光地を紹介するべく、トーガシはイベントの立上げから運営までを一括して代行。 来場者から「国内旅行の意欲が高まった」など嬉しいお言葉をいただいております。 2023年3月には第2回目が開催されました。

▼詳細リンク：https://japan-ts.jp/

5-3.インバウンドの事例

外国人留学生のお悩み解決や国際交流を目的としたイベント「外国人留学生エキスポ(International Student EXPO)」が2022年7月に開催されました。 トーガシはイベントの立ち上げから会場施工、運営など全ての業務を代行。 外国人留学生の住まいや就職を支援する企業の誘致に成功するなど、開催テーマに沿ったイベントとなりました。 来場した外国人留学生からは「日本での就職活動に役立つ情報を得られた」など、嬉しいお言葉をいただいております。 その結果、2023年夏に第3回目となる同イベントの開催が決定いたしました。

▼詳細リンク：https://www.tohgashi.co.jp/matter/exhibition/is_expo2/

第2回 外国人留学生エキスポ

6.イベントの運営を成功させよう

イベントの企画や運営を成功させるためには、開催趣旨に沿った企画や運営が欠かせません。 集客できる催しを作りあげるためにも、イベント企画運営会社に外注するのが最適です。 トーガシはさまざまな分野のイベントプロデュース実績があるだけでなく、立ち上げなど企画や当日のスムーズなイベント運営に関するノウハウがあります。 まずは簡単な見積もりを知りたい
どんなイベントを企画したらいいのかわからない など、イベントの概要が固まっていない段階でのご相談も受け付けております。 クライアントの意向を汲んだ企画の提案が得意なトーガシにお問い合わせください。

7.【無料DL】主催時の運営マニュアル３つの注意点と重要ポイント

イベントを主催する際、企画から手配、準備、当日の運営まで様々な業務が発生し、その分多くのスタッフが関わります。当日のスムーズな運営を行うためには、運営マニュアルが必要不可欠です。この資料では運営マニュアルを作成するにあたってのポイントや、よくあるトラブルに対しての「3つの注意点」などをまとめました。実際に使用したサンプルも巻末に掲載しておりますので​、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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