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展示会の集客方法とは? 失敗する理由と効果的な対策を解説

「展示会に出展してもうまく集客できない」とお悩みの担当者は多いと思います。 展示会に出展しても閑古鳥が鳴いているブースは少なくありません。 一方で絶えず賑わっているブースもあります。 展示会で集客するには、事前準備、当日、開催後にそれぞれ適した施策が必要です。 この記事では、展示会で集客を失敗する理由と事前準備~開催後の施策についてのポイントを解説します。

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出展しても集客に失敗する理由

はじめに、展示会に出展しても集客に失敗する理由を5つ取り上げます。
自社が以下の項目に当てはまっていないか、振り返ってみてください。

①出展することが目的となっている

自社商品を効果的に訴求するためには、全体のブースデザインにこだわることも大切です。 しかし、来場者のニーズを意識したブース作りができていないと、多くの他社ブースの中からターゲットの興味を惹くことはできません。 展示会の来場者は、HPやメディアの情報でなく、ブースでの体験やヒアリングを通じて、展示されている商品やサービスの導入を検討しています。 ターゲットとする来場者の目線・考えを意識し、足を止め、話が聞いてみたくなるブースの演出が大切です。 出展者と来場者の認識が異なっていることを理解しておきましょう。

出展者と来場者の認識の違いを理解

例えば、合同展示会は数十社、数百社の企業が出展しています。 自社はその中の1社にすぎません。 多数の出展者に埋もれてしまう可能性も考えておく必要があります。

展示会の特長を活かしたアピールができていない

昨今、ホームページなどのメディアで情報発信が積極的に行われています。 展示会にわざわざ出向かなくても同様の情報が集められるようになっています。 よって、ホームページで得られるような情報を提供するだけでは、せっかくの展示会出展の機会を活かしきれていません。 「足を運んでも得たい情報がある」「担当者の話を聞いてみたい」と思わせることも重要です。

②事前集客に力を入れていない

展示会は期間が定められていて、会期中の出展だけで集客できると考えがちです。 特に既存顧客に対しては事前にアプローチすることで、展示会への興味を持って来場していただける可能性があります。

③事前のブース設計を間違えている

ブース設計は来場者の興味を惹くためにも重要です。 自社がターゲットとしたい来場者が分かるように装飾や設計がなされていなければ、集客につながりません。 展示会前にはレイアウトやデザインなどをしっかりと考え、会期中の集客に活かす必要があります。 ポイントは来場者に限られた時間内で「何を取り扱っているか」を分かってもらうことです。

④展示会でのスタッフの雰囲気が悪い

来場者やブース付近を通りがかる人に気さくに話しかけ、爽やかな対応をすることは言うまでもありません。 来場者が近寄りやすい雰囲気を出すことは集客にも大きな影響を与えます。

⑤ブース来場者へのフォローや管理ができていない

展示会終了後はすぐに直後の営業活動に活かしていくことも大切です。 フォローを入れなければ見込客との営業案件の獲得機会を失うでしょう。 また、既存顧客ならば信頼関係にも影響が出る可能性もあります。 自社の印象を残し次の開催でも集客できるようにするには、展示会後のフォローも大切です。

展示会で集客するにはどうしたらいいか

展示会の集客に失敗する理由からも理解できるように、集客のポイントは「事前準備」「当日の仕掛け」「展示会後の対応」です。 どれも展示会の集客には欠かせないポイントになりますので、以降のテーマで詳しく解説していきます。

展示会までの事前準備

展示会までの事前準備は集客が成功するかどうかのカギを握ります。
効果的な事前準備をしていきましょう。

来場する可能性の高い顧客からアプローチ

既存顧客へアプローチする場合、闇雲に顧客リストの上からDM(案内状)を送付するのは費用対効果が低くなります。 合同展示会でもプライベートショーでもテーマが決まっています。 そのテーマに対して興味を持ちそうな顧客を絞り込みましょう。 ターゲットを明確にすることで既存顧客は「自分に関係がある」と感じ、集客にも効果が出てきます。

案内状の送付

展示会の集客で一般的な方法がDM(案内状)の送付です。 案内状は既存顧客だけではなく、見込客に送付することも可能です。 展示会のテーマに合わせて、見込客になると想定される企業をリサーチして案内状を送付してみてもいいでしょう。 予算に応じてリサーチ会社に依頼し、リストアップするのも効果的です。 案内状には展示会の内容が分かるものの他に、展示予定の商品やサービスのチラシ、担当者の名刺を入れるのも有効です。

メールでの告知

案内状だけでは集客に大きな効果を得ることは難しいです。 案内状が相手先に届いた頃にメールを送ると案内状の開封率が上がるでしょう。「展示会の案内状は届きましたでしょうか」という文面で送ってみてください。 メールの開封率は郵便物に比べて劣りますので、件名をしっかりと明記して送りましょう。 案内状、メールと複数回のアプローチを重ねることで自社への意識も高まります。

自社サイトでの告知

自社のWEBサイト、ブログなどのオウンドメディアでの告知も忘れずに行います。 事前にバナーを作成してサイトに掲載するとよいでしょう。 展示会の特設サイトを開設し、タグを埋め込むことで見込客をサイト内で行動が追跡できます。 その行動をもとに展示会出展のWEB広告を配信が可能になり、集客につなげられます。

SNSを使った告知

自社でFacebookページやTwitterを開設しているならば、SNSを使った告知も行いましょう。 自社のWEBサイトなどへのリンクを貼り付けて、アクセスすることで詳しい情報がみられるようにします。 SNSを運用している既存顧客がいるならば、リンクをシェアしてくれることもあります。 シェアされたリンクから見込客が展示会の存在を知る可能性も考えられます。

展示会当日の仕掛け

事前準備の次に、当日の仕掛けも検討しましょう。
当日の仕掛けも集客には大きな影響を与えます。

興味を惹くブース設計

ブース設計は来場者からの第一印象を決定づけるものです。 人を惹きつけるためには、注目を集める仕掛けが必要になります。第一印象の良し悪しは0.3秒で決まると言われていますので、一瞬で目に留まるブースに仕上げましょう。 「ロゴが大きくて分かりやすい」「キャッチコピーが面白い」「他のブースよりも配色が目立つ」などがブース作りのコツになります。 来場者に興味を持たせるブース設計を事前に考え、当日は際立たせましょう。
なお、ブース設計については本サイトの展示会を成功へ導くブースデザインの考え方も参考にしてみましょう。

フライヤー、ノベルティの配布

来場者がブースに立ち寄るきっかけになるのがフライヤー、ノベルティです。 フライヤーは商品やサービスが分かりやすく紹介されていることがポイントになります。 合同展示会であれば、来場者は何枚ものフライヤーを持ち帰ることになります。 その中に埋もれてしまわないためにも一目で分かる内容に仕上げておきましょう。 また、ノベルティはもらうと満足度が上がります。 商品名や社名を入れ込むことで、後々の拡散効果も期待できるでしょう。 見込客が興味を持ちそうなノベルティであれば、集客効果も上がります。

スタッフの対応を良くする

少しでも多くの人にブースへ立ち寄ってもらうには、通路に出て積極的な声がけをしましょう。 声がけするときも、明るく元気な振る舞いをして呼び込みます。 展示会に合わせて、ロゴ入りや統一カラーのユニフォームを用意すれば活気も感じるでしょう。 もちろん、ブース内に来たお客様にも丁寧な対応を心がけ、印象を良くしてください。

SNSを使ったライブ配信

会場の様子をFacebookやTwitterでライブ配信すれば、まだ会場に来ていない人にアピールが可能です。会場やブース内の雰囲気を伝えることで、現地にいない人への告知ができて集客に効果的です。 またコロナ禍の昨今であれば、YouTube Liveで商品の説明を行いECサイトへ誘導するなどの方法も効果的になります。(参考事例)

展示会後の対応

展示会が終わったら来場者へのフォローを行います。見込客であれば、自社を印象付けるために素早い対応が重要です。既存顧客に対しても来訪後のフォローを行うことで信頼の向上につながります。できるだけ早い対応が自社を印象付けるポイントです。

理想はブースに来場頂いた翌日、すぐにメールを送ることです。会場内のスタッフが対応できなければ、社内の対応できるスタッフから送ってもらいましょう。ブースでの御礼のメールには反応が無いことも多いですが、ブースでの対応状況や、次回のアクションをしっかりと記録し、時間を掛けて営業活動に活かしましょう。

来場者の名刺、対応記録は社内でルール化し、アンケート等と合わせて管理・見直しをすることで、費用対効果の検証や、次回出展を検討する上でも大変役に立ちます。

関連記事:展示会のお礼メールのポイント! 展示会はどう活用するべきか

まとめ

展示会で集客するには事前準備から始まり、当日の仕掛け、展示会後のフォローが大切です。 出展するだけ、もしくはプライベートショーを開催するだけでは思うような集客には至らないでしょう。 本記事を参考に、展示会での集客を行ってみてください。

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