展示会の招待状/案内状の書き方！基礎からポイントを徹底解説

展示会を成功させたいなら、できるだけ集客を増やすことが条件となります。案内状も役立つ重要なアイテムの一つのため、積極的に利用するスタンスを持ちましょう。この記事では、案内状/招待状が重要な理由を説明しつつ、書くときや送るときのポイントも解説します。

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1.案内状作成時に守るべきこと           

案内状を送っても、見た相手がわかりにくいと感じれば、効果は小さくなってしまいます。案内状を最大限に活かしたいのであれば、多角的な観点で工夫しなければなりません。訪れてみたくなる案内状を書くためのポイントを3つ紹介します。         

1-1.ビジネス文書として作成する    

展示会の案内状は、ビジネス文書です。最初に、宛名や発信年月日、件名を書いて本文につなげるなど、ビジネス文書の構成基本構成を守りましょう。
ビジネス文書として必要な項目はこちらです。書き方に迷ったときは本記事の文例もご活用ください。

1-2.展示会の場所や日時をわかりやすく記載する

特に分かりやすく書く必要があるのは、会場と場所です。迷わずに済むような書き方を心がけてください。場所が分かりづらいときは会場周辺の地図や、交通ルートも載せておくと良いでしょう。
案内は、自社のブースまで必要です。会場入り口から出展している場所までの経路も記載しましょう。体験会やセミナーに招待する場合は、別途その日時も記載します。

1-3.展示会への参加方法を明記する

展示会は自由に入れる場合もあれば、事前申し込みが必要な場合もあります。中には有料の展示会もあるため「何も知らずに会場へ来てしまう」リスクに対処しておきましょう。
申し込み方法を丁寧に案内する以外には、案内状にチケットを同封しておくことも選択肢の一つとなります。

2.展示会案内状の文例

ここでは、展示会案内状について各要素の文例を紹介します。こちらの構成を参考にしながら、伝えたいことや目玉となるポイントを盛り込んでいきましょう。メールの場合はスクロールできるため、イベントのウェブサイトに誘導するリンクや会場までの地図も追加すると、分かりやすさが向上します。

3.案内状に書くと良いこと

マナーを守ることは当然として、堅苦しいだけの案内状では興味を惹くことはできません。このような情報も文中に入れておきましょう。

3-1.来場のメリット      

来場を促すには、どのようなメリットがあるのか伝えることが効果的です。例えば、ノベルティのプレゼントや無料相談会の実施を告知しておくと、「訪れたい」という気持ちの後押しになります。

3-2.自社ブースのアピール

展示会では、各ブースが多様な特典を用意しています。ブースに来るとどんな良いことがあるのかお知らせしましょう。継続して出展している場合は、飽きられないようにコンテンツを変えることが望ましいです。
アピールの手段は、モノに限りません。体験会や無料診断、招待状を受け取った方限定の情報など、会場以外では得られないメリットを記載しておくことが集客のアップにつながります。

4.案内状を送る際のポイント

案内状の効果は、内容だけで決まるわけではありません。送るタイミングや、方法なども影響するので注意しましょう。ここでは、送付する際のポイントを3つ解説していきます。      

4-1.送るタイミングは1ヶ月から2週間前

<基本的に、ビジネスパーソンは忙しいため、展示会の直前に案内状を送った場合、すでに仕事のスケジュールが埋まっている可能性があります。そのため、早めに送ることが大前提です。しかし、だからといって数カ月も前に知らせると、忘れられてしまうリスクがあります。

また、早く案内状をもらっても他の仕事の予定がまだ不明で、スケジュールを組みにくいビジネスパーソンもいるため、展示会の2週間～1カ月前ぐらいが送付の目安です。

さらに、個々の事情がわかるなら、それらも考慮してタイミングを決めると良いでしょう。例えば、相手が役職者だと知っていれば、通常より早めに送ったほうが良い場合もあります。なぜなら、役職の高さに比例して予定は早く埋まりやすいからです。

4-2.手渡し・郵送・メールなど送る方法を考える

内状は、受け取り方によっても印象が変わります。取引先や既存顧客のように、すでに深い関係を構築できている相手には手渡しが有効です。顔を見ながら親愛の情を持って渡すことで、「ぜひ来てもらいたい」という気持ちを伝えやすくなります。相手としても、わざわざ持参してくれた事実を受け、「自分も訪れてみよう」という意識芽生えやすいでしょう。

もし、手渡しできない場合は、郵送が無難です。しかし、この場合もいきなり送りつけるのは良くありません。案内状の送付について、先に電話で伝えておくことが礼儀です。そのような姿勢が好感に結びつき、来場を促す効果を見込めます。

一方、見込み顧客に関しては、来てくれる確率が上記よりも低いため、できるだけ多くアプローチすることがポイントです。そのため、コストパフォーマンスを意識した送り方を選択しましょう。具体的には、メールで配信すれば広く告知しても出費を抑えられます。

4-3.相手によって文面を変える

相手との関係性によって適切な文面は異なるため、「送り先によって変える」方が良いでしょう。自社との関係性や、商談につながる期待値、相手の状況など、文面を分けるべき共通項を見つけてグループ化しましょう。
大切なのは、訴求すべきことに違いを見出すことです。

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5.サポートも活用しながら展示会を成功させよう！     

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