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展示会の案内状の書き方!ポイントや重要性について徹底解説!

展示会を成功させたいなら、できるだけ集客を増やすことが条件となります。案内状も役立つ重要なアイテムの一つのため、積極的に利用するスタンスを持ちましょう。

ただし、むやみに送付するのではなく、適切なものを用意しなければなりません。この記事では、案内状が重要な理由を説明しつつ、書くときや送るときのポイントも解説します。

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1.なぜ送るの?展示会集客における案内状の重要性とは          

展示会を開く目的として多いのは、売上のアップにつなげることです。自社の製品や、サービスを広く知ってもらえれば、それだけビジネスチャンスを拡大できます。そのため、自社の出展情報を見込み顧客に伝えることは重要です。

そのための手段の一つとして案内状の送付は欠かせません。来場して関心を持ってもらえれば、そのまま商談や成約に結びつくことも期待できます。また、ブースが会場内の目立ちにくいところにある場合、そのデメリットを軽減できることも大切です。案内状に位置を明記しておくことで、足を運んでもらえる可能性がアップします。

なお、自社が中小企業なら、案内状の重要性はさらに大きくなります。なぜなら、来訪者は有名企業の名前に引かれることが多く、それらのブースを優先的に回りやすいからです。知名度の低さをカバーするためにも、事前に案内状で出展を告知し、存在や内容をアピールしておきましょう。

2.案内状を書く際のポイント          

案内状を送っても、見た相手がわかりにくいと感じれば、効果は小さくなってしまいます。案内状を最大限に活かしたいのであれば、多角的な観点で工夫しなければなりません。訪れてみたくなる案内状を書くためのポイントを3つ紹介します。         

2-1.ビジネス書式で書く   

展示会の案内状は、「あくまでもビジネスにおける文書」ということを忘れてはいけません。最初に、宛名や発信年月日、件名を書いて本文につなげるなど、ビジネス書式には基本構成があります。

そのため、案内状が一般的なビジネス書式にもとづいて作成されていれば、受け取った人は何がどこに記載されているのか直感的に把握できるでしょう。結果として、スムーズに最後まで読み進められるため、こちらが伝えたいことを十分に認識してもらいやすいです。

目的をすぐに把握できるようにしておくこともポイントです。趣旨が明確な「展示会のご案内」などのタイトルをつけ、時候のあいさつを済ませたら、さっそく展示会の内容を箇条書きで記します。

参加費用の有無や、展示する製品なども具体的に書いておきましょう。もちろん、正式なビジネスの文書なので礼儀やマナーを守ることも不可欠です。例えば、頭語と結語も適切に使わなければなりません。「拝啓と敬具」「謹啓と謹白」など、正確な組み合わせで記すことが必要です。

2-2.場所や日時をわかりやすくする

案内状は、展示会に来てもらう目的で送るため、場所や日時をしっかりと告知する必要があります。そのため、基本情報はすぐにわかるように、目立たせることを意識しながら書きましょう。

会場の所在地を伝えるだけでなく、迷わずに済むような情報の提供も重要です。具体的には、会場周辺の地図を添付したり、アクセス方法を紹介したりすることが挙げられます。最寄り駅から会場までの移動時間や、公共交通機関の利用情報などを記載しておくと、さらに親切な案内状になります。

また、会場に到着してからのことも配慮が必要です。出展しているブースの位置を示し、入り口からの経路なども図で示しておくと来てもらいやすくなります。サービスの体験会などをブースで行う予定なら、そのスケジュールを記しておくこともポイントの一つです。

2-3.来場のメリットを伝える          

来場を促すには、どのようなメリットがあるのか伝えることも効果的です。例えば、ノベルティのプレゼントや無料相談会の実施を告知しておくと、「訪れたい」という気持ちの後押しになります。

また、過去に出展したことがある場合は、そのときと差別化する意識を持ちましょう。今回ならではのオリジナリティを出すことが、大事なポイントです。出展が毎年の恒例になっている企業は、なおさらマンネリ化に気を付けなければなりません。

案内状をもらっても、以前と内容があまり変わっていないなら、参加を見送る可能性が高くなります。また、多少の変化しかなければインターネットなどによるチェックだけで十分と考える人もいるでしょう。

そのため、他では公開しない情報を紹介する予定など、会場以外では得られないメリットを記載しておくことも集客のアップにつながります。

3.案内状を送る際のポイント          

案内状の効果は、内容だけで決まるわけではありません。送るタイミングや、方法なども影響するので注意しましょう。ここでは、送付する際のポイントを3つ解説していきます。      

3-1.送るタイミングを見極める      

 基本的に、ビジネスパーソンは忙しいため、展示会の直前に案内状を送った場合、すでに仕事のスケジュールが埋まっている可能性があります。そのため、早めに送ることが大前提です。しかし、だからといって数カ月も前に知らせると、忘れられてしまうリスクがあります。

また、早く案内状をもらっても他の仕事の予定がまだ不明で、スケジュールを組みにくいビジネスパーソンもいるため、展示会の2週間~1カ月前ぐらいが送付の目安です。

さらに、個々の事情がわかるなら、それらも考慮してタイミングを決めると良いでしょう。例えば、相手が役職者だと知っていれば、通常より早めに送ったほうが良い場合もあります。なぜなら、役職の高さに比例して予定は早く埋まりやすいからです。

3-2.手渡し・郵送・メールなど送る方法を考える      

内状は、受け取り方によっても印象が変わります。取引先や既存顧客のように、すでに深い関係を構築できている相手には手渡しが有効です。顔を見ながら親愛の情を持って渡すことで、「ぜひ来てもらいたい」という気持ちを伝えやすくなります。相手としても、わざわざ持参してくれた事実を受け、「自分も訪れてみよう」という意識芽生えやすいでしょう。

もし、手渡しできない場合は、郵送が無難です。しかし、この場合もいきなり送りつけるのは良くありません。案内状の送付について、先に電話で伝えておくことが礼儀です。そのような姿勢が好感に結びつき、来場を促す効果を見込めます。

一方、見込み顧客に関しては、来てくれる確率が上記よりも低いため、できるだけ多くアプローチすることがポイントです。そのため、コストパフォーマンスを意識した送り方を選択しましょう。具体的には、メールで配信すれば広く告知しても出費を抑えられます。

3-3.相手によって文面を変える      

相手との関係性によって適切な文面は異なるため、「送り先によって変える」というテクニックも役に立ちます。例えば、取引先や既存顧客が相手なら、事務的に案内するだけでなく、日ごろの感謝も含めて伝えることが大事です。

なぜなら、親近感や安心感が来場のきっかけになるケースも多いからです。また、展示会の当日に関する事柄として、普段の担当者がブースで接客することなどを知らせると、そのような感情を喚起しやすくなります。

一方、見込み顧客には展示会の内容に焦点を当ててアピールすることがポイントです。興味を引かなければ来場してもらえないため、「自社の製品やサービスがどのように有益なのか」についてお知らせしましょう。案内状を見て不明に感じた点を質問してくるケースもあるため、問い合わせの窓口をわかりやすく記しておくことも欠かせません。

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