【今日から実践】イベント運営に必要な情報丸ごと解説！

企業がイベント運営を通して自社のイメージアップや売り上げの促進を図るためには、スムーズなイベント進行が欠かせません。

この記事では、イベント運営会社のトーガシが企画から当日の進行までに必要な準備や考え方などを紹介します。「イベント運営に必要な知識を得たい」「イベント運営の流れを知りたい」このような企業は必見です。イベント運営に役立つポイントをお分かりいただけるでしょう。

「主催時の運営マニュアル​ ３つの注意点と重要ポイント」

「主催時の運営マニュアル３つの注意点と重要ポイント」 無料ダウンロード イベントを主催する際、企画から手配、準備、当日の運営まで様々な業務が発生し、その分多くのスタッフが関わります。当日のスムーズな運営を行うためには、運 […]

1.イベント運営とは

企業がイベントを行う目的は、顧客へのプロモーションや製品の発表、株主総会、会議の主催や社員向けの満足度向上などさまざまです。そのため、イベントの種類も多いですが必ずと言っていいほど課題となるのが「運営」です。

イベントの企画立案などの前準備から当日の運営、片付けまで全ての作業と、多くの物と人の動きがあります。したがって円滑な運営を行うためには、必要な人員と役割分担、マニュアルなどの準備が必要になります。

2.【準備編】イベント運営に必要なこと

有意義なイベントを運営するためには、目的やターゲットの把握が必要です。どのような準備が意義のあるイベント運営につながるのか解説します。

2-1.イベントを開催する目的の把握

イベントを運営するにあたり、企業がイベントを行う目的を把握することが重要です。イベントを開催する目的は社内向けの催しなのか、それとも社外向けの催しなのかによっても大きく異なるでしょう。社内向けイベントの場合、交流の促進や企業理念の共有、社員へ謝意を伝えることなどがイベント開催の背景にあると考えられます。社外向けイベントの場合、自社や商品のブランディング、顧客層の拡大、日頃のご愛顧に感謝を示すことなどが挙げられるでしょう。

運営に携わる社員全員でイベントを開催する目的を共有し、目的を達成するにはどのような準備が必要なのか逆算して検討しましょう。

2-2.イベントのターゲット選定

誰に向けたイベントなのかが明確になれば、概要を決定しやすくなります。例えば社外向けイベントの場合、既存顧客向けなのかそれとも潜在顧客向けのイベントを開催したいのかによってアプローチ方法や内容が異なってくるでしょう。

イベント開催のコアともなるターゲットの選定は、念入りに行うのがポイントです。

2-3.イベント構成の作成

イベントを開催する目的やターゲットが決定したら、当日の構成について検討しましょう。

当日どのような企画を行うのかという構成が、集客の出来に大きく関係します。例えば既存顧客向けのイベントで新商品をPRしたい場合、新商品をお試しできたりクーポンを配布したりする施策を行えば集客につながるだけでなく購買活動も促進できるでしょう。イベント構成の作成時は、ターゲットに刺さりそうな構成を検討するのがポイントです。

2-4.イベントの会場選定

イベント趣旨に沿っているのか、ターゲットが足を運びやすいのかということを重点的に会場を選定しましょう。万が一アクセスが容易でない会場を選定する場合、主要駅からの交通手段を確保するなど来場者が足を運びやすくなる解決策を検討しましょう。

社内向けイベントの場合、ホテルの宴会場や貸し会議室などが会場として選ばれる傾向があります。社外向けイベントの場合、イベントホールやコンベンションセンターなどが活用されるケースが大半です。集客したい人数や目的に合わせて会場を選定しましょう。

2-5.イベントの集客

イベント運営を成功させるためには、段階を追った集客の施策が必要です。イベントの開催概要やターゲットにあわせてどのような施策が最適なのか検討しましょう。

例えばSNSを利用した集客を行う場合、ターゲットの年齢やITリテラシーなどによってツールを使い分ける必要があります。企業の公式ホームページやアカウントなども使用しながら集客を行いましょう。

2-6.イベント運営をサポートするスタッフの確保

イベントの規模によっては、社員だけでは運営に必要なリソースをまかないきれない場合もあるでしょう。そのような場合、イベント運営会社に相談し運営に長けたスタッフを外注する必要があります。

イベント運営会社はイベント当日の運営に欠かせない知識や経験があるため、外注することでイベントの進行がスムーズに進むようになるでしょう。

3.【当日編】イベント運営に必要なこと

イベント本番前に、当日の運営に携わるスタッフ全員で役割分担や動きの最終確認を行います。運営スタッフは遅くとも開始1時間前までに会場入りし、当日の流れを確認しましょう。

3-1.最終打ち合わせ

当日のスケジュールや構成に沿って、運営スタッフの役割分担と動きについて最終的な打ち合わせを行いましょう。イベント当日を迎える前に打ち合わせを行っていたとしても、開始前に最終確認を行うことで抜け漏れや連携不足を防げます。

イベント規模や運営スタッフの人数が多い場合、各配置のリーダーを集め最終確認を行いチームに持ち帰って重要事項を伝達してもらうのも一つの方法です。

3-2.機材や装飾の準備

当日使用するマイクやプロジェクター、音響システムなどに不具合がないか確認しましょう。特にプレゼンテーションを行う場合など、持ち込んだパソコンと会場のプロジェクターが不具合なく接続できるか確認するのが重要です。

会場装飾を施した場合、破損している箇所や危険な点がないか念入りに下見しましょう。丁寧な機材や装飾のチェックが安全かつスムーズなイベント運営につながります。

3-3.緊急時の対応確認

イベント運営中に災害が発生したり急病人が出たりする可能性も否定できません。緊急時に慌てないためにも、万が一の事態が起きた場合の対応方法を確認しておきましょう。なおイベント当日にクレームが出ないとは限りません。現場だけではクレームに対処できない場合の対応マニュアルも完備しておくと、スタッフが安心してイベント運営に携われるでしょう。

緊急時の対応方法として、現場責任者の連絡先をリスト化した資料を各配置のリーダーに配布しておくのもおすすめです。

3-4.イベント運営マニュアル

イベント運営の全体像を可視化するためにも、イベント運営マニュアルを用意しましょう。イベント運営マニュアルを作成することで、スタッフの役割分担や動きなど細やかな部分が可視化されるためスムーズなイベント運営につながります。

緊急時の対応方法に関しても、イベント運営マニュアルに記載しておくことで、万が一の際も素早く対処できるだけでなく落ち着いて行動できるでしょう。

イベント運営マニュアルの重要性や作成時のポイント、注意点などについて詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください。

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4.イベント運営が終了した後に振り返りを行う

イベントが終了したら当日の成果を可視化し、評価点や今後の課題点を見つけるためにも振り返りを行いましょう。きちんと振り返りを行いレポートを作成することで、社内にイベント運営ノウハウを蓄積できます。

5.イベント運営ノウハウを知りたい企業はトーガシまでご相談を

イベント運営の経験がない企業やプロのイベント運営ノウハウを身近で学びたい企業は、株式会社トーガシまでご相談ください。イベント運営のプロが当日の進行をサポートさせていただきます。

5-1.企業イベントの運営経験が豊富

株式会社トーガシは企画立案から運営、振り返りまで一括でイベントの進行を代行させていただいています。会場選定や装飾、片付けなどイベント運営にかかわる全ての業務をサポート可能です。

規模を問わず、社内外向けのイベントをサポートしてきた実績が豊富な当社が貴社のイベント運営を成功に導かせていただきます。

5-2.トーガシのイベント運営実績

トーガシがイベント運営をサポートした実績を紹介します。

Eight Networking EXPO 2023

新たなビジネスやイノベーションの創出を目的に開催された「Eight Networking EXPO 2023」では、空間デザインやグラフィックデザイン、什器制作、基礎施工、事務局対応から運営までをトーガシが担当。

人脈作りに特化したイベントとして参加者と出展者、さらには参加者同士が交流できるプログラムを設けるなど、ビジネスマッチングとネットワーキングの機会創出に貢献しました。

第2回 日本観光ショーケース in 大阪・関西

観光復活の起爆剤となる展示会として期待が寄せられた「第2回 日本観光ショーケース in 大阪・関西」では、告知・PRや集客、演出、Web制作から運営までをトーガシが担当。

70団体が出展し3日間で合計3,343名が来場されるなど、大盛況のうちに終了しました。

WOODコレクション（モクコレ）2023

対事業者だけでなく、一般消費者向けにも門戸を解放した展示会「WOODコレクション（モクコレ）2023」では、事務局対応や映像制作、Web制作、オンライン開催のサポートから運営までをトーガシが担当しました。あわせて、オンラインでも当日の様子を配信するハイブリッド展示会の運営もサポート。

さらにビジネスマッチングを強化する施策を行うなど、来場者と出展者双方の満足度向上に努めました。

6.イベント運営に必要なことを理解して当日を迎えよう

ここまで、イベント運営に必要な準備や確認事項をお伝えしました。イベント運営を滞りなく進行するためには、念入りな準備と当日の最終チェックを行うのがポイントです。

「イベント運営をお任せしたい」「プロの視点でアドバイスしてほしい」このような企業はぜひ株式会社トーガシまでご連絡ください。イベント運営の経験豊富なスタッフ陣がイベントを開催する背景や目的をお伺いし、運営をサポートさせていただきます。

これまで多くのイベントを成功に導いてきた弊社ならではの知識と経験を元に、貴社のイベントを盛り上げることをお約束します。

7.【無料DL】主催時の運営マニュアル３つの注意点と重要ポイント

イベントを主催する際、企画から手配、準備、当日の運営まで様々な業務が発生し、その分多くのスタッフが関わります。当日のスムーズな運営を行うためには、運営マニュアルが必要不可欠です。この資料では運営マニュアルを作成するにあたってのポイントや、よくあるトラブルに対しての「3つの注意点」などをまとめました。実際に使用したサンプルも巻末に掲載しておりますので​、ぜひダウンロードしてご覧ください。

※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。