展示会出展費用の内訳と相場は？質を落とさずコストを落す方法

この記事では「そもそも展示会にどれくらい費用がかかるのか」「どうにか安くできないのか」などの疑問を持っている担当者に向けて、展示会の出展にかかる費用について解説します。自社の製品を展示会に出展してPRしたいものの、現実的には費用次第というところも多いのではないでしょうか。費用を抑える際の注意点についても併せて見ていき、コスパのよい展示会出展にしましょう！          

「展示会出展料＆ブースの相場」資料ダウンロードページ

「展示会出展料＆ブースの相場」無料ダウンロード 「展示会の出展料ってどれくらいするの？」「ブースのサイズって？」「オリジナルの出展ブースを作る費用は？」などの疑問を分かりやすくまとめたホワイトペーパーを作成しました。ぜひ […]

1.展示会に出展する際にかかる費用

そもそも展示会の出展にはどれくらいの費用がかかるのでしょうか?まずはその主な内訳について見ていきましょう。     

1-1.出展費用

展示会に出展すること自体に費用がかかります。出展費用は、展示会の規模や使用するスペースによって変わってきます。使用するスペースの広さの単位は1小間（コマ）と呼ばれ、１小間3m×3mで設定されているのが一般的です。

全国規模で開催されるようなイベントであれば、１小間30～50万ほどが相場です。地方自治体が主催するものであれば、数万円から出展できることもあります。ただし、展示会の知名度は来場者数にも大きく影響します。

そのため、出展する目的を踏まえ、それを達成できそうな規模のイベントを選ぶことが大切です。また、出展費用が出展料のみなのか、そのほかの費用も含むものなのかも確認しておく必要があります。            

1-2.ブースの設備などにかかる費用

 次に、ブースの施工費用がかかります。具体的には、床面工事や壁面工事、電気工事費用などがありますが、これらは出展費用に含まれている場合とそうでない場合があるので、あらかじめ確認しておきましょう。

主催者側が「パッケージブース」といって、ブースを簡単に設置できるセットアイテムを用意している場合もあります。施工費用の圧縮が可能ですが、パターンが少ないと他社のブースと似てしまい、目立てない可能性があります。

ブースの設置には、次に説明する装飾も含めると、材料や工事費用で50万円～100万円ほど見ておいたほうがいいでしょう。結果的に、出展費用より高くなることも少なくありません。             

1-3.ブースの装飾費用

 ブースの装飾費用については、どこまでこだわるかによって、費用が大きく変わってきます。目安は、1小間あたりで20～100万円ほどになります。凝りすぎると費用も膨らみますが、ほかのブースと比べたときに見劣りするものでは集客効果を期待できません。

閑散としたブースでは、かえって悪目立ちしてしまうでしょう。そのため、装飾については、費用対効果のバランスを取りながら、できるだけ集客やブランディングに貢献できるものにしたいところです。

たとえば、高画質の商品PR映像を大型ディスプレイで流す、照明の数を増やして商品を魅力的に見せる、音響機器を設置してブースを盛り上げるなどの工夫が効果的です。機材類はレンタルにすると費用を抑えられます。このほか、パネルやポスター、ブースで商談を行う場合は机と椅子も必要です。            

1-4.集客費用

 展示会への偶発的な来客を待つだけでなく、自社のクライアントやターゲットに展示会への出展を告知するなど、積極的に集客していくことも大切です。こちらも方法によって金額に差が生まれますが、目安は10万～50万円ほどです。

安く済むのはメールですが、必ず来てもらいたい相手には案内状を送付して招待という形をとるべきでしょう。展示会用のスペシャルサイトを制作する企業も増えています。スペシャルサイトを立ち上げておけば、そこにブースの写真や出展内容、出展時間といった基本情報を常時掲載しておくことが可能です。

公式SNSがあれば、それらと連携させることによる相乗効果も期待できます。集客については、インターネットも活用して、できるだけターゲットへのタッチポイントを増やすことが大切です。         

1-5.その他の費用

 そのほかに必要な費用として挙げられるのは、スタッフの人件費や配布物の制作費用などです。人件費のなかには、スタッフ用のマニュアル作成費、交通費や昼食代などが含まれます。

スタッフ用にユニフォームを作成する場合はその費用も必要ですが、ユニフォームは用意しておくほうがいいでしょう。

たとえば、企業のシンボルカラーや商品の訴求カラーをベースにしたユニフォームにしておくと、ブースとの統一感も生まれます。来場者からしても、質問があったときに誰に聞けばいいのか一目瞭然です。

展示会に必要な配布物は、パンフレットやノベルティです。手に取ってみたい、ぜひもらって帰りたいと思わせるデザインを工夫しましょう。このほか、イベント用にMCやコンパニオン、ナレーターを雇う場合は、ランクに応じて相応の費用がかかります。必ず準備しなければならないわけではありませんが、展示会の規模によっては、社員ではなく外部のプロに進行を任せる方がスマートです。
費用として全体の10～20％程度はこの項目でかかると想定しておきましょう。

 2.展示会の費用を抑える方法と注意点

費用を抑えたい場合に、自社側で工夫できるのは出展費用以外の部分です。費用面での調整幅が大きいのはブースの設備・設営工事・装飾ですが、ここを節約しすぎるとブースの見た目に影響が出てしまいます。

2-1.出展料の低い展示会を選ぶ

全国規模の展示会から、地域限定のイベントまで大小様々な展示会があり、出展料も大きく差があります。出展を決める際出展料を必ず確認しましょう。

例えば東京都が主催し当社がプロデュースをてがけた、WOODコレクション（モクコレ）は、出展費用が2万円と相場より安価な設定になっています。

行政が主導する展示会では比較的安価になる傾向があるなど、開催団体にもよって差があるので、自社が出展すべきジャンルの展示会をいくつかピックアップし出展する展示会を選びましょう。

WOODコレクション（モクコレ）2023

2-2.補助金・助成金・割引制度を活用する

展示会によっては、早期に展示会出展を申請することで出展料の割引を受けられる「早期出展割引」を行っているものもあります。

また、地方公共団体などがその地域の中小企業を対象に販売促進を目的として支給している補助金、助成金が活用できる場合があります。

補助金は受給資格や条件を満たしていても必ず支給されるとは限りませんが、助成金は受給資格や条件を満たしていればほぼ支給されるものです。 補助金を支給されるためには募集期間に応募書類を提出し、審査を受ける必要があります。受け取れる金額は一般的に補助金のほうが助成金よりも多いため、審査に挑戦してみるのも良いでしょう。

自社で利用できる補助金、助成金がないかこちらのサービスで検索してみてください。

2-3.展示会には繰り返し出展する

繰り返し出展することで、展示会出展は効果は上がっていきます。代表的な理由を紹介いたします。

・ノウハウが蓄積される

参加した際に効果測定やフィードバックをしっかり行うことで、次回出展に活かせるアイデアが生まれてきます。 ブース来場者への応対の仕方、お渡しする資料のサイズや量、紙ベースで案内した方が良い情報とタブレットを用いて案内した方が良い情報などが見えてきます。

・ブランド認知度の向上

定期的に展示会に参加することで、ブランドや製品が業界内でより広く認知されるようになります。特に新しい顧客やビジネスパートナーに対して、信頼性と存在感を示すことができます。

・顧客関係の構築と強化

繰り返し展示会に参加することで、既存の顧客と定期的に直接対話する機会が得られます。これにより、顧客との関係を深め、長期的なビジネス関係の基盤を築くことができます。

・市場動向の理解

定期的に業界の展示会に出展することで、最新の市場動向、競合他社の活動、新技術やイノベーションについての洞察を得ることができます。これは、戦略的な意思決定に役立ちます。

2-4.設備・装飾を簡素なものにする

来場者の目に留まらないブースでは、出展する意味がありません。出展する主たる目的は、自社の商品・サービスのPRや販促です。そのため、コスト意識を持ちつつも、集客が期待できる魅力的なブースに仕上げる必要があります。

2-5内製化する

ブース全体のデザインから運営まで内製すれば、コストカットにはなります。しかし、競合他社がこぞって完成度の高いブースで華やかな演出を行うなか、手作り感あふれるものでは、大きく見劣りしてしまうでしょう。特に来場者数の多いイベントでは、たった一度の失敗でも自社のブランドイメージに大きな傷がついてしまうおそれもあります。後悔しないためにも、ある程度はプロに外注してクオリティの高いものを作ることをおすすめします。

ブース装飾やデザインに迷ったら読むブログ！展示会のポイント解説

この記事では、展示会出展におけるブース装飾の重要性とデザインのポイント、さらには施工会社の選び方までをまとめて解説します。展示会のブースでは、来場者（バイヤーなど）に直接自社の商品やサービスを紹介できるため、新規顧客の獲 […]

3.最適なコスト品質を両立するなら展示会のプロに依頼しよう         

展示会の出展では、コストより「投資効果」を考えましょう。どれだけブースデザインやプロモーションに注力すると効果が出るのか？展示会のプロには実績に裏打ちされたノウハウがあります。

ここからは、展示会出展の強い味方・株式会社トーガシが、プロに依頼するメリットや選び方について説明します。 

3-1.展示会出展の代行サービスに全て任せられる

 展示会の準備において、何を外注して何を内製で行うかは、担当者が精査しなければならないと思うかもしれませんが、まとめてプロに任せたほうが効率的です。費用はかかりますが、その価値に見合うクオリティを期待できます。展示会の担当者ともなると、当日までに準備しないといけないことは山のようにあります。外注できるところは任せて、担当者は社員にしかできない仕事に専念すべきです。経験豊富なプロをパートナーにしておけば、対応の抜け漏れがあっても、早めに対処・サポートしてくれます。

また、イベントはトラブルがつきものです。当日に思いがけない事態が起きたり、その場で臨機応変な対応を求められたりすることも少なくありません。本来の仕事に集中できていれば、余裕をもって展示会当日を迎えられます。余裕があれば、不測の事態が起きても冷静な判断ができますので、展示会の効果を損なわずに済むでしょう。

3-2.一貫して行ってくれるサービスを選ぼう

まとめて依頼を受けるほうが、外注先としてもコスト削減の提案をしやすくなります。全体最適化の観点から、どこに予算をかけ、どこを削れるかを調整しやすいためです。ただし、外注先によって、展示会をどこまでサポートしてくれるかはさまざまです。選定する際には、デザインや設営、装飾はもちろん、宣伝や事務作業、運営までトータルサポートしてくれるところをおすすめします。最初から最後まで一貫してプロデュースしてもらえるほうが展示会の効果を最大化できます。企画の説明や依頼の手間が一度で済むのも、忙しい担当者には大きなメリットでしょう。スケジュールに余裕があれば、複数社でコンペを行って任せたいところを選ぶのも手です。            

展示会ブースレイアウト、装飾のポイント・コンペについて

多くの来場者が集まる展示会は、新規顧客の獲得が見込める絶好の場です。出展するからには、限られた予算の中で最大限の効果が得られる展示ブースにしたいものです。 しかし、各社が社運をかけて出展している展示会で、他に抜きんでたブ […]

3-3.トーガシの展示会サポート実績

株式会社トーガシはこれまで様々な展示会への出展をサポートしてきました。ここでは弊社の出展サポート事例を紹介いたします。

・ツーリズムEXPOジャパン2023 公益社団法人和歌山県観光連盟 様ブース

世界の観光・ツーリズムをリードする総合観光イベント「ツーリズムEXPOジャパン2023」の公益社団法人和歌山県観光連盟 様ブースです。
「聖地リゾート」をテーマにまるで和歌山に来たかのようなブースづくりをご提案しました。

ツーリズムEXPOジャパン2023 公益社団法人和歌山県観光連盟 様ブース

・第25回不動産ソリューションフェア 三菱地所 様ブース

不動産業界新聞「週刊ビル経営」を発行する株式会社ビル経営研究所による総合展示会です。
「三菱地所の次への入口」をテーマに、開放感・誘引性を特に意識したブースデザインに仕上げました。

第25回不動産ソリューションフェア 三菱地所 様ブース

・第9回 ワールドデンタルショー2023 有限会社エルバ 様ブース

国内外から歯科医師、歯科技工士、歯科衛生士・歯科医学および医療従事者が集う 最新の歯科医療器械・材料・ 薬品・書籍・コンピュータ等の展示会です。
シンボルタワーを設け、ブース中央に展示スペースと商談スペースを集約し、ふらっと立ち寄っていただける空間を目指しました。

第9回 ワールドデンタルショー2023 有限会社エルバ 様ブース

その他の案件実績はこちらをご参考ください。
https://www.tohgashi.co.jp/matter/

4.効果の上がる展示会に     

 大事なのは展示会に出展する目的を明確にすることです。その目的達成を前提としたうえで、コストを落とす部分と反対にかけるべき部分を精査すべきです。株式会社トーガシでは、施工や装飾はもちろん、会場選定やウェブサイト制作、印刷物手配、当日の運営までトータルでサポートします。初めての出展でわからないことだらけであってもゼロから相談に乗っているので、まずは相談してみてはいかがでしょうか。         

5.【無料DL】ホワイトペーパー「出展料＆ブースの相場」

「展示会の出展料ってどれくらいするの？」「ブースのサイズって？」「オリジナルの出展ブースを作る費用は？」などの疑問を分かりやすくまとめたホワイトペーパーを作成しました。ぜひご活用ください！
※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。