展示会への出展!どんな費用がかかる?質を落とさずコストを落す方法           

自社の製品を展示会に出展してPRしたいものの、現実的には費用次第というところも多いのではないでしょうか。この記事では「そもそもどれくらい費用がかかるのか」「どうにか安くできないのか」などの疑問を持っている担当者に向けて、展示会の出展にかかる費用について解説します。費用を抑える際の注意点についても併せて見ていきましょう。             

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1.展示会に出展する際にかかる費用

そもそも展示会の出展にはどれくらいの費用がかかるのでしょうか?
まずはその主な内訳について見ていきましょう。     

 1-1.出展費用      

展示会に出展すること自体に費用がかかります。出展費用は、展示会の規模や使用するスペースによって変わってきます。使用するスペースの広さの単位は1小間(コマ)と呼ばれ、1小間3m×3mで設定されているのが一般的です。全国規模で開催されるようなイベントであれば、1小間30~50万ほどが相場です。地方自治体が主催するものであれば、数万円から出展できることもあります。ただし、展示会の知名度は来場者数にも大きく影響します。そのため、出展する目的を踏まえ、それを達成できそうな規模のイベントを選ぶことが大切です。また、出展費用が出展料のみなのか、そのほかの費用も含むものなのかも確認しておく必要があります。            

 1-2.ブースの設備などにかかる費用

 次に、ブースの施工費用がかかります。具体的には、床面工事や壁面工事、電気工事費用などがありますが、これらは出展費用に含まれている場合とそうでない場合があるので、あらかじめ確認しておきましょう。主催者側が「パッケージブース」といって、ブースを簡単に設置できるセットアイテムを用意している場合もあります。施工費用の圧縮が可能ですが、パターンが少ないと他社のブースと似てしまい、目立てない可能性があります。ブースの設置には、次に説明する装飾も含めると、材料や工事費用で50万円~100万円ほど見ておいたほうがいいでしょう。結果的に、出展費用より高くなることも少なくありません。             

 1-3.ブースの装飾費用      

 ブースの装飾費用については、どこまでこだわるかによって、費用が大きく変わってきます。凝りすぎると費用も膨らみますが、ほかのブースと比べたときに見劣りするものでは集客効果を期待できません。閑散としたブースでは、かえって悪目立ちしてしまうでしょう。そのため、装飾については、費用対効果のバランスを取りながら、できるだけ集客やブランディングに貢献できるものにしたいところです。

 たとえば、高画質の商品PR映像を大型ディスプレイで流す、照明の数を増やして商品を魅力的に見せる、音響機器を設置してブースを盛り上げるなどの工夫が効果的です。機材類はレンタルにすると費用を抑えられます。このほか、パネルやポスター、ブースで商談を行う場合は机と椅子も必要です。            

 1-4.集客費用      

 展示会への偶発的な来客を待つだけでなく、自社のクライアントやターゲットに展示会への出展を告知するなど、積極的に集客していくことも大切です。安く済むのはメールですが、必ず来てもらいたい相手には案内状を送付して招待という形をとるべきでしょう。展示会用のスペシャルサイトを制作する企業も増えています。スペシャルサイトを立ち上げておけば、そこにブースの写真や出展内容、出展時間といった基本情報を常時掲載しておくことが可能です。公式SNSがあれば、それらと連携させることによる相乗効果も期待できます。集客については、インターネットも活用して、できるだけターゲットへのタッチポイントを増やすことが大切です。         

 1-5.その他の費用

 そのほかに必要な費用として挙げられるのは、スタッフの人件費や配布物の制作費用などです。人件費のなかには、スタッフ用のマニュアル作成費、交通費や昼食代などが含まれます。スタッフ用にユニフォームを作成する場合はその費用も必要ですが、ユニフォームは用意しておくほうがいいでしょう。たとえば、企業のシンボルカラーや商品の訴求カラーをベースにしたユニフォームにしておくと、ブースとの統一感も生まれます。来場者からしても、質問があったときに誰に聞けばいのか一目瞭然です。

 展示会に必要な配布物は、パンフレットやノベルティです。手に取ってみたい、ぜひもらって帰りたいと思わせるデザインを工夫しましょう。このほか、イベント用にMCやコンパニオン、ナレーターを雇う場合は、ランクに応じて相応の費用がかかります。必ず準備しなければならないわけではありませんが、展示会の規模によっては、社員ではなく外部のプロに進行を任せる方がスマートです

握手

 2.費用を抑えたい場合の注意点      

 費用を抑えたい場合に、自社側で工夫できるのは出展費用以外の部分です。費用面での調整幅が大きいのはブースの設備・設営工事・装飾ですが、ここを節約しすぎるとブースの見た目に影響が出てしまいます。来場者の目に留まらないブースでは、出展する意味がありません。出展する主たる目的は、自社の商品・サービスのPRや販促です。そのため、コスト意識を持ちつつも、集客が期待できる魅力的なブースに仕上げる必要があります。

 ブース全体のデザインから運営まで内製すれば、コストカットにはなります。しかし、競合他社がこぞって完成度の高いブースで華やかな演出を行うなか、手作り感あふれるものでは、大きく見劣りしてしまうでしょう。特に来場者数の多いイベントでは、たった一度の失敗でも自社のブランドイメージに大きな傷がついてしまうおそれもあります。後悔しないためにも、ある程度はプロに外注してクオリティの高いものを作ることをおすすめします。

 3.質を落とさずコストを落とす方法!プロに依頼しよう          

 クオリティを落とさず、コストを節約したい場合は、プロの力を借りましょう。ここからは、プロに依頼するメリットや選び方について説明します。  

 3-1.展示会出展の代行サービスに全て任せられる      

 展示会の準備において、何を外注して何を内製で行うかは、担当者が精査しなければならないと思うかもしれませんが、まとめてプロに任せたほうが効率的です。費用はかかりますが、その価値に見合うクオリティを期待できます。展示会の担当者ともなると、当日までに準備しないといけないことは山のようにあります。外注できるところは任せて、担当者は社員にしかできない仕事に専念すべきです。経験豊富なプロをパートナーにしておけば、対応の抜け漏れがあっても、早めに対処・サポートしてくれます。

 また、イベントはトラブルがつきものです。当日に思いがけない事態が起きたり、その場で臨機応変な対応を求められたりすることも少なくありません。本来の仕事に集中できていれば、余裕をもって展示会当日を迎えられます。余裕があれば、不測の事態が起きても冷静な判断ができますので、展示会の効果を損なわずに済むでしょう。

 3-2.一貫して行ってくれるサービスを選ぼう

まとめて依頼を受けるほうが、外注先としてもコスト削減の提案をしやすくなります。全体最適化の観点から、どこに予算をかけ、どこを削れるかを調整しやすいためです。ただし、外注先によって、展示会をどこまでサポートしてくれるかはさまざまです。選定する際には、デザインや設営、装飾はもちろん、宣伝や事務作業、運営までトータルサポートしてくれるところをおすすめします。最初から最後まで一貫してプロデュースしてもらえるほうが展示会の効果を最大化できます。企画の説明や依頼の手間が一度で済むのも、忙しい担当者には大きなメリットでしょう。スケジュールに余裕があれば、複数社でコンペを行って任せたいところを選ぶのも手です。            

 効果の上がる展示会に     

 大事なのは展示会に出展する目的を明確にすることです。その目的達成を前提としたうえで、コストを落とす部分と反対にかけるべき部分を精査すべきです。株式会社トーガシでは、施工や装飾はもちろん、会場選定やウェブサイト制作、印刷物手配、当日の運営までトータルでサポートします。初めての出展でわからないことだらけであってもゼロから相談に乗っているので、まずは相談してみてはいかがでしょうか。         

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