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イベントマニュアルを作成し、イベントを成功させよう

イベントの準備や当日の進行作業は多岐にわたり、多くのスタッフが携わります。当日のスムーズな運営のためには、イベントごとにマニュアルを作成し、オペレーションや各自の役割を関係者全員で共有する必要があります。
この記事では、イベントマニュアル作成のポイントを紹介します。

イベントマニュアル作成の目的

イベントの全体像をスタッフ全員で把握する

「どんなイベントで、何を、どんな目的で実施するのか」は、イベント運営に携わるスタッフ全員で認識を統一する必要があります。スタッフが個々の役割を断片的にではなく、全体の流れを踏まえて理解している必要があるのです。

作業のヌケ・モレ・重複を防ぐ

イベントには多くの要員が携わり、それぞれの持ち場で果たすべき役割をこなします。当日の業務範囲を各自が明確に把握することで、運営上必要な作業のヌケやモレ・重複を事前に防ぐことができます。また、マニュアルを作成していく中で、イレギュラーに対する対応策や、想定していたオペレーションの不備に気づくこともできます。

次回開催への申し送り・ノウハウの蓄積

イベントマニュアルを作成すれば、ノウハウを実際のイベントの流れに沿った形で蓄積することができます。イベント終了後の反省や次回開催時への申し送りもスムーズになります。

イベントマニュアル作成のポイント

この章では、イベントマニュアルを作成のポイントを紹介します。

イベントマニュアルの構成要素

イベントマニュアルの内容には、以下のものが挙げられます。

概要

イベントの基本情報です。
・イベント名
・開催日
・開催場所
・対象者
・イベントの概要
をこのページにまとめて記載します

組織図

誰が何を担当するのかを明確にしておくために必要です。特に、イベントの運営や場内設営などで複数の企業がイベントに関わっている場合、各部門の担当者を一目で分かるようにしておきます。
当日の連絡先(携帯番号やトランシーバー番号)を明記しておけば、当日の連携がスムーズです。

タイムテーブル

イベント会場の設営開始から撤収終了まで、一連の流れを確認するためのタイムテーブルを作成しましょう。
タイムテーブルには、要員の持ち場・担当者ごとに、いつ何をするかを記載しておきます。
当日の流れを想定し、10分単位で細かく記入していきましょう。
タイムテーブルは、どの時間帯にどのくらいの人数が必要か算出する上でも大事な役割を果たします。
各自が適度に休憩を取りながら集中して運営に取り組めるよう、適正人数を配分しましょう。

会場見取り図

会場のどこで何をするかを会場見取り図に落とし込みます。来場者の動線もスタッフ全員で共有することができます。
イベント運営会社が作成するイベントマニュアルでは「受付が混雑し来場者を待たせる場合にはどのように誘導するか」など、予想される混乱への対応方法まで盛り込んでマニュアルを作成しています。

サイン計画

来場者が会場での順路に迷わないように、場内掲出物(サイン)の作成が必須です。来場者の動線に合わせて、どんなサインをどこに置くかを見取り図中に図示します。
それぞれの場所に対応するサイン(看板)を別紙に一覧でまとめておきます。

スタッフ配置図

会場のどこに誰がいるか、を明記します。「この持ち場の要員が足りないのではないか」「この受け持ち場所は人を減らしても大丈夫ではないか」など、要員配置の確認にもなります。

持ち場ごとの作業フローや作業内容

持ち場ごとに、作業内容やタイムテーブルをより詳しく記入していきます。それぞれの持ち場でどのような作業を行うかが明確になるだけでなく、担当以外の持ち場での作業内容を具体的に把握できます。
担当作業ごとの注意事項などはこの部分で詳しく記載しておきます。
それぞれのエリアで「よくある質問」「Q&A」を検討し、対応を統一しておくと、イレギュラーも想定しやくすなり、よりスムーズな運営につながります。

配布物のリスト

来場者に渡すもの(カタログやノベルティ)などの設置場所や数量、配布条件などを記載しておきます。
作成担当者や発注先、納品日時なども記入しておくと手配ミス防止にもなります。

備品リスト

・どの部署で何をどのくらい使用するか
・どこに置くか
・誰が準備するか
を一覧にまとめます。当日に「あれがない、これがない」と慌てずにすみ、「誰かがやってくれると思っていた」というミスも防げます。

スタッフの注意事項

服装についての注意事項やゴミ・貴重品などの注意事項をまとめておきます。特にイベント要員として派遣スタッフやアルバイトも参加する場合には禁止事項はまとめて明記しておくのが望ましいでしょう。

緊急時対応

イベント中のトラブルは主催者の責任で対処に当たる必要があります。
・震災、火災
・けが人、急病人の発生
・クレーム
が生じた際、どこが窓口となって処理にあたるかを明確にしておくことで、万が一のトラブル発生時に慌てずに対処することができます。

読み合わせ

マニュアルに記載した進行内容に無理がないか、ヌケやモレがないかを確認するため、各持場のスタッフが集まり読み合わせすることをおすすめします。
イベントの流れに沿ってやるべき作業を確認していくことで、準備のヌケやモレに気づくことができます。他の持ち場との連携が十分かどうかも確認することができます。

共有

マニュアルはGoogleスプレッドシートなど各持ち場のスタッフが共有できる形式で作成することをおすすめします。準備を進める中でマニュアルの内容を変更する場合は、変更履歴が残るようにするとともに、関係者全員にメールやチャットなどで変更内容を送ります。「こんな変更知らなかった!」というトラブルがないよう、スタッフ全員で情報共有に努めましょう。

マニュアルの取扱い

イベントマニュアルは会社の内部情報や個人情報が含まれる書類です。取扱いにはくれぐれも注意しましょう。派遣スタッフやアルバイトに協力してもらう場合も、イベント終了後は返却を義務付け、回収後は厳重に廃棄しましょう。

まとめ

イベントマニュアルに盛り込むべき内容についてポイントを紹介しました。準備を万全に行い、イベント当日の混乱を避けるために、マニュアルが果たす役割は大きいことをご理解いただけたことと思います。