【すぐ試せる】イベント企画の手順とポイント、アイデアを分かりやすく紹介

「イベントの開催を検討しているものの、企画の仕方がわからない」「イベント初心者にも分かりやすい情報が欲しい」このような悩みをお抱えの企業も多いのではないでしょうか。イベントの開催を通して達成したいゴールに到達するには、詳細な企画が欠かせません。

この記事では、初心者向けにイベント企画の重要性や考え方、ポイントなどを解説します。あわせて成功事例も紹介するので、これからイベントを主催したい企業は必見です。

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1.イベント企画とは

イベントの開催目的や実施内容の決定、当日の運営までの計画を立てて実施することをイベント企画といいます。企業がイベントを開催する主な目的は知名度や売り上げの向上です。目的を達成するためにも、念入りな企画が必要になります。

2.イベント企画のポイント

イベント主催において、企画の良し悪しがイベントの成功可否を分けると言っても過言ではありません。特にイベントのターゲット選定やどのようなプログラムを実施するのかという点が重要になります。目標設定を行った上で、ゴールに到達するために必要な企画は何か逆算して考えましょう。

2-1.目的とターゲットは可能な限り明確にする

イベント・マーケティング初心者の方は、「何をやるか」を最優先で考えてしまいがちです。イベントには参加者がいる以上、「誰に」対して「何のために」イベントを行うかを明確にする必要があります。企画の段階で、目的と目標が決まり、ターゲットも特定の人物が想像できるほど情報量を充実させると「企画で外す」可能性は大きく下がります。

2-2.イベントに参加する価値を明確にする

目的とターゲットが明確にできれば、「なぜ、この人はイベントに参加するのだろう？」という問いが自然に生まれます。イベント参加に問わず行動には理由があります。イベントに参加するとどんな良いことがあるのだろう？参加者が抱えているどんな問題が解決するのだろう？と考えると提供すべきベネフィットが見えてきます。
イベントのコンテンツはもちろん、商談会や展示会であっても「参加するだけで得をする仕掛け」があると見込み客をさらに惹きつけます。

2-3.開催後の活用プランを考えておく

イベントの効果は開催後も続きます。カンファレンスでの交流から大きな商談に繋がったり、SNSでイベントの様子が長期的にシェアされたり、社内イベントが社員共通の話題としてコミュニケーションを円滑化したりなど、考えられることをリストアップしましょう。次回開催に繋がるアクションも考えておくことが望ましいです。

3.【初心者必見】イベント企画の手順

イベント企画は順序立てて考えることで、抜け漏れのない計画になります。初心者にもわかりやすいようにイベント企画の手順を解説するので、参考にしてください。

3-1.イベントの開催目的とターゲットの決定

まずは、どういった目的でどのようなイベントを企画するのか検討しましょう。イベントを開催したい背景が明確になれば、必然とゴールも設定しやすくなります。

開催目的が明確になったらターゲットを決定しましょう。誰に向けたイベントなのかという点が明確になると、どのような企画が必要なのか逆算して検討できます。

ターゲットを決定する際、対象を広げすぎるとイベントの軸がずれたり伝えたいメッセージの訴求力が弱まったりする原因になります。イベントの趣旨が逸れるのを防ぐためにもターゲットは細やかに選定しましょう。

3-2.関係者の整理

イベントを企画するにあたり、中心となってプロジェクトを引っ張るリーダーや部署を決定しましょう。決定権がどこにあるのか明確になることで、企画を決定しやすくなります。企画の中心人物や部署が決定したら企画を実行する上で必要なリソースを検討し、どの部署に協力を仰ぐ必要があるのかリストアップしましょう。

関係者が整理されれば、イベント企画に携わる組織の体系が可視化されるためスムーズに意思決定しやすくなります。

3-3.イベント開催概要の決定

イベントの開催目的やターゲットの決定、関係者の整理ができたら開催概要を検討します。ターゲットの行動範囲や生活スタイルを踏まえて、アクセスしやすい場所や日時を決定しましょう。オンラインでのイベント開催も珍しくないため、いかにターゲットが来場しやすい会場や日時を選定できるかが参加者を募る上でのポイントとなります。ターミナル駅や空港から遠い会場でイベントを開催する場合、シャトルバスを運行したり道案内するスタッフを確保したりしましょう。

人気のあるイベント会場は、数ヶ月前から予約が必要な場合があります。イベントの趣旨に沿った会場を押さえるためにも、前もって企画を行うことが重要です。

3-4.イベントにかけられる予算の把握

イベントを企画する際、複数の案で迷う場面は多々あるでしょう。そのような場合、予算を把握できていれば企画を決定しやすくなります。イベント主催には会場費や人件費、機材や備品のレンタル費、広告の配信などさまざまな費用が発生します。限りある予算を有効に使用するためにも、いくらまでなら予算を割けるのか検討しておくのがポイントです。

予算を把握することで、費用をかけられる部分と削減したい部分を検討しやすくなりスムーズにイベントを企画しやすくなります。

3-5.イベント内容の決定

イベントを開催する目的やターゲットを考慮し、どのようなプログラムを行うのか決定しましょう。ここでのポイントは、ターゲットの興味を引く企画を決定することです。例えば、自社の新商品を試せるなど独自性のある企画を練れば集客しやすくなるでしょう。イベントに足を運んだからこそ享受できるメリットを提示することが重要です。

なお、季節需要など世の中のトレンドと掛け合わせたイベントを企画するのもよいでしょう。どのようなイベントを行えばターゲットに刺さるのかという視点で検討することがポイントになります。

3-6.イベント運営手段の決定

イベントを行う手段はオフラインだけでなく、オンラインという方法もあります。

オフラインでイベントを開催する場合、五感を使ってその場を楽しめるでしょう。オンラインの場合、集客しやすく会場を押さえる手間や予算を削減できるというメリットがあります。

オフライン開催、オンライン開催の良いところを掛け合わせたハイブリッド開催も検討してみましょう。より多くのターゲットを集客できる他、イベントをアーカイブとして保存できるため後から見返したり広報に使用したりできます。

3-7.集客方法の決定

イベント企画時に、集客方法についても検討しましょう。さまざまな集客方法がありますが、重要なのはターゲットに沿った施策を検討することです。例えばSNS広告を配信する場合、ターゲットの年齢層や性別、生活スタイルによってツールを選定する必要があります。集客したい対象を決定した上で、どんな施策が有効なのか検討するのがポイントです。

4.イベント企画時に必要な書類

イベント企画をスムーズに行うためには、企画書や運営マニュアルが役立ちます。それぞれの使い方や用意するメリットを解説するので、確認してみましょう。

4-1.イベント企画書

イベントへの理解と承認を得るために作成する書類をイベント企画書といいます。イベントにかかる工数や予算を把握するために必要な書類で、企画書を作成することで開催目的やゴール、ターゲットが可視化されます。

企画書を作成する際は提出する相手の承認を得ることを目標に、数値を記入するなど具体例を出すのがポイントです。特に、下記の5W2Hを意識すれば、提案内容が明確になるでしょう。

• When（いつ）
• Where（どこで）
• Who（誰が）
• What（何を）
• Why（なぜ）
• How（どのように）
• How much（いくら）

イベント企画書の構成やテンプレートについて詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

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4-2.イベント運営マニュアル

イベントのスケジュールなど当日の動きや運営スタッフの配置をまとめた資料をイベント運営マニュアルといいます。運営マニュアルを用意することでイベント進行に関する全体像が可視化されるため、それぞれの役割が整理されオペレーションの抜け漏れを防ぎやすくなります。

イベント運営マニュアルの作成ポイントや注意点について知りたい方は、下記の記事も参考にしてください。

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5.イベント企画の成功事例

イベント総合プロデュース会社の株式会社トーガシは、展示会の主催サポートなど企画から運営までイベント運営をお手伝いさせていただいています。

木材製品の総合展示会「WOODコレクション（モクコレ）2023」では、展示会の主催サポートとして広報や告知、集客、ステージやコンテンツの企画、ビジネスマッチング、空間デザイン、運営、事務局対応、ハイブリッド開催などを弊社が担当しました。

来場者だけでなく出展者満足度も高める仕掛けとして、ビジネスマッチングを強化させる施策を実施。当日は39都道府県から250事業者が参加するなど、大いに盛り上がりました。

6.イベント企画なら実績豊富なトーガシまで

イベント企画なら総合プロデュースを得意とする株式会社トーガシにお問い合わせください。企画の立案や設計だけでなく、会場選定や装飾、集客、運営、片付けなどイベント主催における一連の業務を代行させていただきます。

イベントの規模にかかわらず、これまでさまざまな企画のサポートを行ってきた弊社ならではの視点で、貴社のイベント企画をリードします。

7.「イベントコンテンツを魅力的にするための方法」ダウンロード

イベントコンテンツを魅力的にするために何をすればいいのか、理由と方法をまとめた「イベントコンテンツを魅力的にするための方法」を作成いたしました。ぜひご利用ください。

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