【例文あり】展示会報告書の書き方｜ポイントや事前準備のコツとは？

展示会報告書とは、見学した展示会で収集した情報を伝授したり出展準備に活用したりするために作成されるレポートです。有効活用することで、社内外に価値ある情報を提供できるでしょう。

この記事では、イベント総合プロデュースの株式会社トーガシが展示会出展報告書の書き方に関してポイントを解説します。展示会見学前に行うべき事前準備のコツや報告書の例文も紹介するので、展示会報告書の作成を任された担当者は必見です。

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1.展示会報告書を作成する意義とは？

展示会報告書は、社内に情報を共有したり展示会準備に活かしたりするために作成されます。上司が部下の業務意欲を確認するために使用される業務報告書とは異なり、情報収集や伝達のために作成されるのが展示会報告書の特徴です。

以下にて、展示会報告書を作成する目的を詳しく解説します。

1-1.社内に情報を共有するため

展示会には業界の最新技術やトレンドを意識した製品やサービスが出展されます。展示会報告書を作成し展示内容をレポートとして仕上げれば、社内に業界の動向を共有できます。

1-2.展示会出展の準備に活かすため

来場者の様子や盛況のあるブースを視察することで、自社が展示会に出展する際の参考にできます。報告書の作成者は、集客に成功しているブースと集客力に欠けるブースの様子を観察し報告書にまとめましょう。

1-3.顧客への情報提供につなげるため

展示会報告書をレポートとして公式ホームページに掲載すれば、顧客の役に立つ情報を提供できる可能性があります。展示会見学を任された担当者は、顧客に価値ある情報を提供することを意識して当日に臨みましょう。

2.展示会報告書を作成するための事前準備

情報が精査された展示会報告書を作成するためには、事前に展示会の見学目的や訪れたいブースを調査しておく必要があります。

ここでは、展示会報告書を作成するための事前準備について解説します。

2-1.展示会の見学目的を明確にする

一般的に展示会に訪れる理由は情報収集のための見学もしくは、出展時の参考にするための見学に分けられます。見学目的が明確になれば、必要な情報を集中的に収集できるでしょう。

見学目的が定かになった上で当日を迎えれば、スムーズにレポート作成に移行できます。

2-2.見学したいブースをチェックリストにまとめる

展示会はテーマに沿って開催されるのが一般的です。つまり同じような製品やサービスを提案する企業のブースが一同に出展することになります。

展示会当日に時間を無駄にしないためにも、事前に展示会の公式ホームページで出展者情報を確認しておくことが重要です。その上で、見学したいブースをチェックリストにまとめておきましょう。その際、出展情報を参考にしながらブースの位置を確認し、見学する順番やルートを決定すると効率的に見学できます。

2-3.展示会報告書のフォーマットを決定しておく

展示会の見学前に、レポートのフォーマットを決定しておきましょう。展示会報告書に記載する項目や構成を頭に入れた上でブースを回れば、必要な情報を収集・整理しやすくなります。

展示会報告書のフォーマットを検討する際、レポートの項目を必要以上に増やさないよう気をつけましょう。例えば情報収集を目的に見学する場合、レポート項目は下記5点に抑えるのが最適です。

• 製品やサービスの料金
• 製品やサービスの機能
• 導入するメリット
• 導入企業の例
• サポート内容

情報収集する上で比較対象となる項目を最低限にまとめるのが事前準備のポイントになります。

3.【例文あり】展示会報告書の書き方

ここでは展示会報告書の例文を紹介するので、参考にしてください。

3-1.業界や製品の情報収集が目的の場合

情報収集を目的とする場合、比較対象を絞った上でそれぞれの共通点や異なる点を具体的にまとめましょう。その上で、作成者が感じた事柄を所感として述べるのがポイントです。

◾️業界や製品の情報収集が目的の場合

報告書の作成者の所感を最後に述べることで、レポートを通して伝えたいことが明確になります。

3-2.出展に備えた視察が目的の場合

出展に備えた視察が目的となる場合、ブースレイアウトや人員配置などに注目して報告書を作成しましょう。

◾️出展に備えた視察が目的の場合

複数のブースを比較して紹介する場合、共通点や特徴を端的にまとめましょう。

4.わかりやすい展示会報告書を作成するポイントと注意点

わかりやすい展示会報告書を作成する上で意識すべきポイントや注意点を紹介します。

4-1.5W2Hを取り入れた項目で構成する

展示会報告書は5W2Hを取り入れて作成することを意識しましょう。

• When：いつ
• Where：どこで
• Who：誰が
• What：何を
• Why：なぜ
• How：どのように
• How much：いくらで

上記7つの要素を取り入れた展示会報告書を構成すれば、情報が精査されたわかりやすいレポートに仕上がります。5W2Hを取り入れ、読み手にとって必要な情報が過不足なく記載された展示会報告書を作成しましょう。

4-2.当日の様子がわかる写真を挿入する

展示会当日の様子が伝わる報告書に仕上げるためにも、積極的に写真を挿入しましょう。ブースの写真はもちろん、来場者が注目している製品やサービスの写真を挿入するのがポイントです。展示会当日の臨場感が伝わるようアングルを変えて何枚か撮影しておきましょう。

4-3.見学目的に沿ったレポートを意識する

展示会の見学目的に沿ったレポートに仕上げることを意識しましょう。例えば出展時の参考にする目的で報告書を作成する場合、集客に成功しているブースの特徴を細かく記載するのがポイントです。

見学目的に合わせて自社に役立つ情報を記載できているかという点に注意して、レポートを作成しましょう。

4-4.事実と作成者の所感は区別する

わかりやすい展示会報告書を作成する上で、事実と所感を区別して記載することが重要です。展示内容や料金、機能などの事実を述べた上で印象的だった集客方法などの所感を記載しましょう。事実を記載するだけでなく所感を伝えることで、情報に多面性を持たせられます。

作成者の所感は事実よりも少ない文字量で、端的にまとめるのがわかりやすい展示会報告書作成のコツです。

4-5.見学から1週間以内に作成する

展示会報告書は見学から1週間以内に作成することを意識しましょう。見学から日が経たないうちにレポートとしてまとめれば、より正確で新鮮な情報を発信できます。

4-6.専門用語を避けシンプルにまとめる

展示会報告書は誰が見てもわかりやすい文章を心がけて作成しましょう。具体的には、業界や社内で使用する専門用語を避け、読みやすさを考慮して一文は80文字以内でまとめるのがポイントです。

シンプルにまとめるのを意識することで、最後まで読んでもらえる展示会報告書に仕上がります。

5.展示会の出展準備はプロに相談するのがおすすめ

展示会の出展準備には、他社ブースの調査や情報収集など多くの時間を要します。イベントプロデュース会社に相談すれば、ブースの出展目的やゴールなどを一緒に検討した上で準備や当日の運営を代行してもらえるでしょう。

5-1.株式会社トーガシの展示会の出展サポート

株式会社トーガシは展示会の出展サポートとして、企画の立ち上げや告知・PR、空間デザイン、装飾施工、事務局対応、当日の運営などを一括で対応可能です。

数多くの展示会出展サポートに携わってきた経験から、貴社のブース出展を総合的にサポートさせていただきます。

5-2.展示会出展の成功事例

「第58回スーパーマーケット・トレードショー2024」にて、株式会社トーガシが三井食品株式会社様のブース装飾を担当しました。

展示台に再利用木製パレット什器を使用するなど、日本らしさを取り入れるというテーマに沿った装飾施工の提案をさせていただきました。

第58回スーパーマーケット・トレードショー2024 三井食品株式会社 様ブース

6.展示会報告書の作成を通して社内外に貢献しよう

展示会報告書を作成することで、社内外に情報共有したり出展に向けた準備に役立てたりできます。わかりやすい展示会報告書を作成するためにも、見学目的を明確にしてレポートのフォーマットを決定しておくなどの事前準備を怠らないようにしましょう。

展示会の出展を検討中の企業は、イベントプロデュースの株式会社トーガシまでご相談ください。出展に向けた準備や集客を成功させるコツを共有してサポートさせていただきます。

「見積もりが欲しい」「展示会出展が初めてのため、何から取り組めばよいのかわからない」などのお問い合わせも受付中です。

7.【無料DL】「出展者・来場者向け​ お礼メールの成功例」資料ダウンロード

イベント・展示会は会期が終わってもやることがたくさんあります！展示会終了と共に関係が終わらないよう、次回以降の出展率を高めるためにも、アフターフォローが重要です。

イベントの主催者向けに、お礼メールの書き方やメリット、確度別の事例をまとめましたので是非ダウンロードしてご覧ください。

※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。