最適なイベント企画会社はどこ？依頼するメリット・選び方のポイントを解説

この記事では3種類のイベント企画会社や、自社に最適な依頼先の選び方などについて紹介します。企業の社内イベントや展示会への出展など各種イベントを成功させるためには、イベント企画会社に業務依頼するのがおすすめです。たくさんあるイベント企画会社の中から、自社に最適な1社を見つけ出し、イベントを成功させましょう！

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1.イベント企画会社とは？

社内イベントや展示会など、企業のイベントで企画や運営を行う会社をイベント企画会社と言います。そんなイベント企画会社には、企画力や制作力、運営力に長けている会社があり特徴が異なるのが一般的です。どのようなイベントを開催したいかによっても、依頼すべき会社が異なってくるでしょう。

1-1.提案力に長けているイベント企画会社

イベントの目的やターゲット、開催方法などに課題感がある場合、例えば、

このような場合は、提案力に長けているイベント企画会社に依頼するのが最適でしょう。提案力に長けているということは、イベントの開催意義を掘り下げて考えるスキルにも優れているということです。

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1-2.制作力に長けているイベント企画会社

実行力やリソースに課題感がある場合、例えば、

このような場合は、制作力に長けているイベント企画会社に依頼するのが最適です。イベント開催に向けた計画からチーム作り、空間作り、それらに付随する調整や交渉、指示出し、発注など、準備に関する業務を依頼できます。運営ノウハウが豊富なので、イベント成功に向けた準備を安心して任せられるでしょう。

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1-3.運営力に長けているイベント企画会社

イベント当日に発生する運営業務に課題感がある場合、例えば、

などイベント運営に長けているイベント企画会社なら、当日に発生する運営業務の一切を任せられます。

念入りに準備した上でイベント当日を迎えたとしても、イレギュラーな対応が発生する可能性も否定できません。そのようなタイミングでイベント運営に関するノウハウが豊富な企画会社が現場にいれば、慌てずに対応できるでしょう。

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2.イベント企画会社に依頼する場合と自社で行う場合の違い

自社でイベントに関する企画から運営まで行う場合、慣れない業務に疲弊して関連企業への連絡や指示、発注など、重要事項を見落としてしまうかもしれません。しかしノウハウが豊富なイベント企画会社に依頼すれば、効率的に全ての業務が進むようになります。これまでの実績から各段階で見落としがちなポイントについても熟知しているため、イベントが失敗する確率も低くなるでしょう。企画から携わってくれる会社に依頼すれば、イベントの効果測定もしやすくなります。

3.イベント企画会社に依頼するメリットとは？

イベント企画会社に依頼するメリットは、業務効率化が期待できるということだけではありません。メリットは多岐にわたるので、一つずつ確認してみましょう。

3-1.イベントを成功させやすくなる

はじめてイベントを開催したり、展示会に出展したりする場合、その分野に関するノウハウがないため見込んでいた効果を期待できない可能性があります。しかし、イベント企画会社に依頼すれば、ノウハウが豊富な分、イベントを成功させやすくなるでしょう。

社内で一からイベントを作り上げるよりもその分野のプロフェッショナルであるイベント企画会社に依頼した方が、結果的には費用対効果も高くなるのです。

3-2.集客率や認知度の向上につながる

「イベントの運営自体は問題ないけれど、どうやって人を集めたらいいのかわからない」という悩みを抱えている企業は少なくありません。実績豊富なイベント企画会社であれば、イベントの開催目的に沿った集客方法に関する知見があります。ターゲットに適切な方法でアプローチできれば認知度の向上につながるため、イベントを成功させやすくなるでしょう。

3-3.社内業務にリソースを割ける

イベント企画に関するノウハウがない中、社内で一切の業務を遂行する場合、莫大な時間がかかります。その結果、他の業務に手が回らなくなるというケースも少なくないでしょう。

イベント企画会社は効率良くイベント運営する能力に長けています。つまりイベント企画会社に依頼すれば、社内業務にリソースを割けるため業務効率化につながるでしょう。

4.イベント企画会社の選び方・失敗しないポイントを解説

どんなイベントを開催したいのかによっても、依頼すべきイベント企画会社は異なります。ここでは依頼先選びで失敗しないポイントを解説するので、参考にしてください。

4-1.イベント企画会社の得意分野はどうか

先ほどお伝えしたように、一口にイベント企画会社と言っても得意分野が異なります。効果を最大限享受するためにも、自社が抱えている課題によって企画力、制作力、運営力に長けている会社を使い分ける必要があるでしょう。解決したい課題に合った企画会社を選べば、イベントを成功に導くことができます。

4-2.イベント企画会社の実績はどうか

イベント企画会社を選定する際、実績に注目しましょう。

特にこのようなケースでは、自社と親和性の高い企業のイベントに携わった経歴があるのか確認する必要があります。同じような業種のイベント企画実績があれば、当日の運営に関する提案も期待できるでしょう。またトラブル発生時の対処方法に関する知見もあるため、余裕を持ってイベントに臨めます。

4-3.提案力があるか

提案力のあるイベント企画会社に依頼すれば、企画から運営までさまざまな段階で適切なアドバイスを受けられます。社内でイベント運営に関するノウハウがない場合、提案力のある会社と一緒にイベントを作り上げることでそのノウハウをインストールできるでしょう。

抽象的なイメージを具体的な企画として提案してくれる会社を選べば、企画段階からイベントを成功させるまでの一連の流れがわかるようになります。依頼できる業務の範囲が自社の希望に合っているかイベント企画会社によってもさまざまな特徴があるように、依頼できる業務の範囲が異なります。

このように、会社によってもイベント企画会社に依頼したい範囲に違いがあるのが一般的です。

イベント企画会社を探し始める前に、社内でどの程度外部委託したいのか検討しておく必要があるでしょう。社内検討後に最適な会社を探し始めれば、母数を絞り込めます。そのため、選定先が多すぎて選びきれないというケースが少なくなるはずです。

4-4.イベント前後のフォローがあるか

イベント前の集客施策やイベント後のフォローまで一貫して提案してくれる企画会社を選べば、イベントの効果向上が期待できます。特に、イベントや展示会を振り返った上で改善点を提示してくれる企画会社なら、今後積極的に取り組むべきポイントが可視化されるでしょう。

認知度向上のためにイベントや展示会に出展するのであれば、顧客情報をデータ化し、お礼メールの配信、効果測定のサマリー作成に関する提案まで行なっている企画会社が最適です。

5.【イベント企画の実績】トーガシ編

ここからは、トーガシのイベント企画実績について紹介します。

5-1.留学生支援イベント「第2回 外国人留学生エキスポ」

第2回 外国人留学生エキスポ

外国人留学生向けに日本での生活に置けるお悩み解決や、国際交流をテーマとしたイベントで、企画制作、出展誘致、集客、運営、施工まで一気通貫しイベントを主催しました。
コロナ禍で学生同士の交流が激減したという悩みを解決するために、交際交流コーナーを設置。また日本の文化に触れたいという要望に応えるべく、茶道体験や魚の解体ショーなど日本の文化を味わえるコーナーも設置しました。その結果、外国人留学生から「役に立つ情報を得ることができた」などイベントに満足していただけたことがわかる感想をいただいています。

5-2.日本観光ショーケース in 大阪・関西

イベント概要は、「旅の力で日本を元気にする展示会」をテーマに、観光をメインとしている団体、企業様、そして「旅行」をキーワードに活動されている出展者様、また当イベントの意義にご賛同、開催を応援いただける企業様を一堂に会し、新たなビジネスチャンスを創造することを目的とした展示会です。
イベントのポイントはリアルイベントとオンラインイベントの融合型で、特にWEBの施策では、展示会イベントの本質である

6.トーガシのイベント企画における強み

コスト削減という観点からしても、スポットで業務代行してくれる企画会社より総合的にサポートしてくれる企画会社がおすすめです。

6-1.まずは念入りなヒアリングから

トーガシはイベント企画において、クライアントとなる企業が抱える課題を一緒に解決すべく、念入りなヒアリングを重視しています。またクライアントの希望に沿ったイベント企画を行うために、相談しながら進めていくことも重要視しています。

6-2.イベントの計画立案から運営までトータルプロデュース

トーガシはイベントや展示会開催における、市場調査や広報、空間デザイン、会場の演出、当日の運営、アフターフォローまでトータルプロデュースしています。企画段階からイベント後の効果測定まで一括でサポート可能なため、担当者との連絡など事務作業に無駄な時間が発生することもありません。イベント当日にアクシデントが発生しないよう、長年の経験から培ったノウハウを元に最後まで並走いたします。

7.イベント企画を成功させよう

イベントや展示会を成功させるためには、実績とノウハウが豊富な企画会社に依頼するのが最適です。トーガシはイベントの立ち上げから運営まで、トータルサポートを行なっています。電話もしくはお問い合わせフォームからの相談が可能なので、まずはお気軽にご相談ください。コンペ参加依頼や見積もり依頼なども受け付け中です。

8.【無料DL】主催時の運営マニュアル３つの注意点と重要ポイント

イベントを主催する際、企画から手配、準備、当日の運営まで様々な業務が発生し、その分多くのスタッフが関わります。当日のスムーズな運営を行うためには、運営マニュアルが必要不可欠です。この資料では運営マニュアルを作成するにあたってのポイントや、よくあるトラブルに対しての「3つの注意点」などをまとめました。実際に使用したサンプルも巻末に掲載しておりますので​、ぜひダウンロードしてご覧ください。

※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。