イベント受付システムで管理業務を効率化！導入メリットや注意点を解説

イベントの開催に伴い、イベント案内ページの制作や告知、参加者の受付、当日の入退場者の管理、お礼状の送付など業務が増え、対応の難しさに頭を抱えている企業は多いでしょう。そこで、業務を効率化したい企業におすすめなのがイベント受付システムの導入です。イベントの案内から当日の管理までシステム上で一元管理できるようになります。 この記事では、イベント受付システムの詳しい機能や失敗しない選び方を紹介するので、イベント開催に伴う業務上のストレスを軽減したい企業は必見です。

「イベントDXコンサル・テクドリ」資料ダウンロードページ

「テクドリ」資料ダウンロードページ パンデミックによってオンラインイベントが多く誕生しましたが、その効果を感じられていますか？オンラインの利便性とリアルの価値が融合したイベントを開催したいが、適切なツールの選定やリアルの […]

1.イベント受付システムの機能

イベント受付システムとはイベント運営を効率的に進めるために導入するITツールです。多くのシステムが標準搭載している機能をお伝えします。

1-1.イベント案内や受付の代行

イベントのテーマや開催日時などの概要を示した案内ページを作成できます。イベントの案内ページをWeb上に作成・公開することで集客を促すことができるのと同時に、電話での問い合わせを減らせるなど業務効率化を図れるでしょう。

1-2.参加者情報の一元管理

イベント案内ページに参加予約フォームを組み込むことが出来るため、システム上で参加者の受付管理ができるようになります。
無料で使用できるイベント受付システムが欲しいと自作される担当者もいらっしゃるでしょう。しかし、自作した受付システム用の管理用データは多くの場合個人情報が含まれるためイベント会場等で使用する場合は最大限の注意が必要です。しっかりしたセキュリティ機能を備えたイベント受付システムを導入した方が、個人情報が流出する危険性を抑えられます。

1-3.入退場の管理

システムによっては参加者情報が登録されると、QRコードが自動で生成されます。イベント当日はQRコードで入退場者の管理が行えるため、受付の対応を簡略化できるでしょう。イベントコンテンツとして予約制のセミナーを開催する際も、QRコードから入退場者の管理が可能です。

1-4.マーケティングの代行

イベント終了後に欠かせないお礼メールの送信や、次回イベントの案内などもシステム上で行えます。
これまで顧客を個別に管理してお礼状を送付していた場合、イベント受付システムを導入することで後追いが簡単にできるようになるでしょう。システム上で顧客の抱えている課題などをメモしておけば、見込み顧客を育成したり最適なタイミングで案内を送付したりすることも可能です。

イベント管理システムの導入メリットとは？おすすめ比較ポイントを解説

展示会などのイベントを成功させる上で、業務効率化を図れるイベント管理システムの導入は欠かせません。この記事ではイベント開催企業・出展企業と、双方の視点から見た導入するメリットや、比較ポイントなどを紹介します。 目次1.イ […]

2.イベント受付システムの選び方に関するポイント

イベント受付システムの導入を検討中の企業によって、必要とする機能やあると便利な機能が異なります。自社に最適なシステムを導入するために知っておきたい選び方のポイントを解説するので、参考にしてください。

2-1.必要な機能があるか

まずは、社内でイベント受付システムにどのような機能が搭載されていると業務が効率化されるか検討しましょう。例えば顧客とのコミュニケーションを重視したい場合、チャットシステムが導入されているようなイベント受付システムの導入が最適でしょう。
事前に必要な機能を明確化することで、シンプルで使い勝手のよいシステム選びが可能となり、その後の運用、管理のフローに活かすことができます。

なお、イベント受付システムの中には後からオプションで機能を搭載できる製品もあります。使用する中であると便利な機能に気がつくケースもあるため、オプションで機能をバージョンアップできるような製品を選ぶのもポイントです。

2-2.管理業務が効率化されるか

イベント担当者が直感的に操作しやすいシステムを導入しましょう。本導入前に、お試し期間を設けている製品も多数あります。導入後に業務に余計な時間をかけないためにも、必ずお試ししてから導入を検討するのがポイントです。

なお、イベント担当者だけでなくイベントに参加する顧客にとっても使用しやすいシステムを導入する必要があります。イベント案内ページが見にくかったり、参加フォームがわかりにくかったりすると参加者の取りこぼしにつながる可能性があることを念頭に置いて、製品を検討しましょう。

2-3.セキュリティ対策がなされているか

イベント受付システム上で参加者情報を管理するため、厳重なセキュリティ対策がなされている製品を選びましょう。

顧客の氏名や役職、場合によっては決済情報も取り扱う可能性があります。万が一、個人情報が流出してしまった場合に信用問題に発展する恐れがあるため、不正アクセス対策やウイルス対策が徹底された製品なのか確認してください。

2-4.サポート体制が充実しているか

イベント受付システムを使用する中で、製品の使い方がわからない場合や機能をカスタマイズしたいと感じる場面もあるでしょう。そのようなタイミングで気軽に相談できる製品を選びましょう。

サポート体制が充実しているイベント受付システムを導入することで、日頃から安心して製品を使用できます。製品の中には専任のオペレーターがサポートしてくれる場合もあるので、社内のITリテラシーによって必要なサポートの範囲を検討しましょう。

2-5.費用に納得できるか

一度イベント受付システムを導入すると、長期にわたって使い続けることになります。一般的には初期費用と維持費用がかかるため無理なく使用し続けるには、納得できる価格帯の製品を選ぶ必要があるでしょう。

実施するイベントに必要十分な機能を把握することで、導入コストを抑えたシステム選びが可能です。 機能と使いやすさ、サポートの充実度など総合的に判断した上で、費用に納得できるイベント受付システムを選ぶのがポイントになります。

関連記事：新しい時代、 新しいMICEのカタチ トーガシ独自の DXソリューション

DXソリューション

serviceサービス DXソリューション サービス DXソリューション 新しい時代、 新しいMICEのカタチ トーガシ独自の DXソリューション 新しい時代には新しいカタチのMICEが求められます。MICEが持つ高揚感 […]

3.イベント受付システム導入時の注意点

イベント受付システムを導入するにあたり、メリットだけでなくデメリットにも目を向ける必要があります。 製品の販売元である運営会社のシステムに不具合が発生した場合、一時的に製品が使用できなくなったり、バグが発生したりする可能性も否定できません。イベント開催が直近に迫っている場合、参加者を管理できなくなるなど運営業務に大きな支障をきたすことになるでしょう。

このようなトラブルが起きた場合に備えて、イベント受付システムからこまめに参加者リストを出力しておくなどの対応を行なっておくことをおすすめします。なお、導入前に想定外のトラブルが起きた際の対応マニュアルが完備されているのか、しっかり確認しましょう。

業務効率化のためにイベント受付システムを導入する企業がほとんどですが、製品の販売元は信用できる企業なのかという確認も怠れません。サイバー攻撃対策などセキュリティ管理に余念がない製品を導入することで、安心して使用し続けられるでしょう。

オンラインイベントのプラットフォームとは？おすすめ10選とメリットをご紹介

新型コロナウイルス感染拡大を防止するために、展示会やイベントをオンライン形式で実施する企業が増えています。オンラインでの展示会は、専用のプラットフォームで行うのが一般的です。しかし、実際にはどのようにしたらいいかわからな […]

4.イベントに関するオンラインシステムのお悩みはトーガシまで

イベント案内や受付管理、集客などの構築や運営にお悩みの企業は、イベント総合プロデュース会社のトーガシまでご相談ください。イベントの企画・立案から見込み顧客の分析まで網羅できる「テクドリ」をご案内中です。

「イベントDXコンサル・テクドリ」資料ダウンロードページ

「テクドリ」資料ダウンロードページ パンデミックによってオンラインイベントが多く誕生しましたが、その効果を感じられていますか？オンラインの利便性とリアルの価値が融合したイベントを開催したいが、適切なツールの選定やリアルの […]

オフライン、オンライン、DXと開催条件を問わず全てのイベントを一括管理できるサービスが弊社の「テクドリ」です。企画などの立ち上げはもちろん、出展者誘致、デジタルマーケティングを活用した集客、会場選定、事務局対応、見込み顧客の分析などイベントに伴い発生する業務の全てをテクドリでサポートできます。

コンサルティング料金は無料でご利用いただけるので、「イベント運営のやり方がわからない」「イベント運営のノウハウを学びたい」このような企業にも導入いただいております。

5.イベント受付システムを導入して管理業務を効率化しよう！

イベント受付システムを導入すると、案内業務や情報管理が効率化されます。さらに、顧客情報の分析にも役立つためマーケティングにも活用することが可能です。

イベント総合プロデュース会社のトーガシがご案内するテクドリでは、イベント運営業務における様々な問題解決を最適なツールの選定から運用までトータルでサポートいたします。多くのイベント運営に携わってきた当社ならではの視点で企画や集客、会場施工などのコンサルティングも無料で対応させていただきます。

「一緒にイベントを作り上げられるパートナーを探している」「イベントを成功に導いてほしい」このような企業はぜひテクドリの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。製品の機能や使い方などに関するお問い合わせも受付中です。

6.イベントコンサルティング「テクドリ」資料ダウンロード

パンデミックによってオンラインイベントが多く誕生しましたが、その効果を感じられていますか？オンラインの利便性とリアルの価値が融合したイベントを開催したいが、適切なツールの選定やリアルの運用リソースが足りずに悩んでいるというお客様向けのコンサルティングサービス、それが「テクドリ」です。イベントの悩みをお持ちのご担当者様は、お気軽にお問い合わせください。コンサル料無料キャンペーン中です！
※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。