【例文あり】イベント招待状の書き方まとめ｜集客につなげるコツとは？

イベント招待状とはイベント開催の詳細をお知らせする文書を意味します。開催したりイベントに出展したりする場合、招待状の書き方に工夫を凝らすことで集客率アップを図れます。

この記事では、イベント招待状の書き方に関して集客につなげるためのコツやビジネスマナーを解説します。あわせて新商品発表時や展示会出展時、社内イベント開催時などシーン別にイベント招待状の例文も紹介するので、イベントを控えている企業は必見です。

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1.【シーン別の例文】イベント招待状の書き方

新商品の発表時や展示会出展時など、シーン別にイベント招待状の書き方を例文で紹介します。ビジネス文書の構成を意識し、下記で紹介する例文をシーン別に使い分けてみてください。

1-1.新商品を発表する場合

書面で新商品の発表を案内する場合の例文を紹介します。

◾️新商品を発表する場合の招待状例文

書面ではなくメールで案内を送る場合、受け取る相手の状況に合わせて文面を調整することで集客につなげやすくなります。

1-2.展示会に出展する場合

書面で展示会の出展を案内する場合の例文を紹介します。

◾️展示会に出展する場合の招待状例文

メールで展示会出展の案内を送る場合、展示会や当日出展する商品のURLを記載しましょう。

1-3.社内イベントを開催する場合

書面で社内イベントの開催を社外の関係者向けに案内する場合の例文を紹介します。下記では一例として、周年記念イベントの招待状の例文を取り上げます。

◾️社内イベントを開催する場合の招待状例文

メールにて案内を送る場合、関係先とのエピソードを記載した上で日頃の取引に対する感謝を述べるのも良いでしょう。

2.イベント招待状を出す目的とは？

イベント招待状を出すことで、参加を促したり企画の概要を伝えたりできます。ここでは、イベント招待状を出す目的について詳しく解説します。

2-1.参加者を募り集客につなげるため

イベント招待状を出すことで、催しを告知し参加率を上げる狙いがあります。イベントに参加して欲しいターゲットに招待状を出せば確実にイベントの詳細をお知らせできるため、参加を促せるでしょう。

2-2.社内外の関係者とコミュニケーションを図るため

イベント招待状の出し方は、メールのほかに手紙や対面した際に直接渡す方法があります。

特に重要だと考える顧客や見込み顧客の場合、会社訪問したタイミングでイベント招待状を手渡すのがおすすめです。イベント招待状を手渡しすることで特別感を演出できるだけでなく、営業担当から企画の詳細を伝えられます。先方担当者の反応からイベントに足を運んでくれるのか否か判断しやすい点もイベント招待状を手渡しするメリットです。

2-3.イベントの開催目的を明確にするため

イベント招待状に開催目的や企画を記載することで、想像していた内容のイベントと趣旨が異なったと参加者を落胆させてしまうのを防げます。

イベントに対する満足度は開催企業の評価につながるため、あらかじめ招待状を通して当日の案内を行い企画の趣旨を伝えておきましょう。

3.イベント招待状の書き方｜集客につなげるコツを解説

集客につながるイベント招待状の書き方のコツは、案内を受け取った相手が情報を確認しやすい構成を意識することです。下記では、イベント招待状を通して集客するためのポイントを解説するので参考にしてください。

3-1.イベントの概要をわかりやすく記載する

イベント招待状に目を通した際に、すぐに概要を確認できるよう工夫しましょう。具体的には、箇条書きで下記の項目を羅列して記載します。

• 開催日時
• 場所
• アクセス方法
• 参加費（該当する場合）
• 申し込み方法
• イベントのURL
• お問い合わせ先

イベントへのアクセス方法は最寄り駅から徒歩何分で到着するのか記載した上で、地図を添えるのが最適です。その他、申し込み方法やイベントのURLも記載しておくとイベントの詳細が伝わりやすくなります。

3-2.イベントの参加対象者を明確にする

招待状を手にした相手がイベントを自分事だと捉えられるよう参加対象者であることを明記しましょう。具体的には「〇〇業界で働くビジネスマンのためのイベント」と記載するなど、招待状を受け取った相手に関係のあるイベントだと伝わるように工夫するのがポイントです。

3-3.イベントに参加するメリットを訴求する

参加対象者の立場に立って、イベントに来場するメリットを提示すると集客しやすくなります。

イベント会場に足を運ぶからこそ得られる情報や人脈など、イベントの強みとなる要素を必ず記載するのが集客のコツです。例えば業界の著名人を招いて講演会を行う場合、ゲストの名前を出したり講演内容を記載したりしましょう。

メリットとなる情報を提供できれば、イベント招待状を通した集客に成功しやすくなります。

3-4.集客したい相手によって文面を変更する

一口にイベント参加対象者と言っても、それぞれ抱えている悩みや課題は異なります。案内状を出す際は、直近のヒアリング内容などを元にイベント招待状の文面を変更しましょう。

参加対象者ごとに招待状の書き方を工夫することが、イベント招待状を通したイベント集客のコツです。

3-5.申し込みまでの動線をわかりやすくシンプルに設計する

イベントに申し込むまでの動線をシンプルに設計するのも、招待状で集客を成功させるポイントになります。

誰にでもわかりやすく簡単に申し込みできることが伝わるよう、イベント招待状にQRコードを記載するのも一つの手段です。案内状を受け取った相手が直感的にイベントに申し込みできるよう工夫してみましょう。

4.集客率アップ！イベント招待状を出す際のポイント

イベント招待状を出す際にいくつかの工夫を凝らすだけで、集客率アップにつながる可能性があります。集客率アップを狙うイベント招待状の書き方と合わせて参考にしてください。

4-1.イベントで展示する製品などの資料を添付する

展示会に出展する場合、当日展示する製品などの資料を添付しましょう。新商品発表会の場合、新商品の情報を解禁することで参加対象者の興味関心を効果的に高められます。

4-2.イベント会場の案内図などを同封する

展示会など規模が大きいイベントの場合、出展するブースの位置がわかる案内図を同封しましょう。展示会の場合、来場者は会場マップを使用し当日回るブースに目星をつけていることも珍しくありません。

事前にブースの位置がわかれば、展示会に来場するついでに立ち寄ってみようと考える人は少なくないでしょう。

4-3.イベント前にメールや電話をする

イベント招待状が到着してから少し経った頃に、集客したい相手にメールや電話を入れてみましょう。追加でイベントのお知らせを行えば、集客できる可能性が高くなります。

5.イベント招待状のビジネスマナー

イベント招待状を出す際に気をつけたいのが、ビジネスマナーです。受け取った相手に失礼のないよう基本的なルールを確認しておきましょう。

イベント招待状に限らず一般的に案内状を出す最適なタイミングは、催しの2週間前〜1ヶ月前とされています。また、イベント招待状はビジネス文書の基本的な構成を厳守するのが基本です。発送日や宛名、差出人、件名、前文、主文、末分という構成の流れを守り案内状を出しましょう。

その他、イベント招待状のビジネスマナーに関しては下記の記事を参考にしてください。

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6.イベント招待状の書き方や集客アップの施策なら株式会社トーガシまでご相談を

イベント総合プロデュースの株式会社トーガシは、イベント招待状の書き方や集客アップの施策を得意としております。

6-1.株式会社トーガシのイベントサポート

これまで株式会社トーガシは数多くのクライアントのイベントサポートを担当してきた実績があります。案内状の送付など告知に関する施策だけでなく、イベント開催・出展時の企画から集客、空間デザイン、当日の運営、効果測定などイベントに関する一切の業務を代行可能です。

イベント総合プロデュースが得意な弊社にぜひご相談ください。

6-2.イベントの成功事例1：WebX

アジア最大級のWeb3カンファレンス「WebX」では、イベント主催サポートを担当いたしました。事務局対応や基礎施工、グラフィックデザインなどイベントの根幹となる事業をサポート。

当日は世界各国から起業家や投資家が集まるなど、活気あふれるイベントとなりました。

WebX

6-3.イベントの成功事例2：WOODコレクション（モクコレ）2023

BtoBとBtoCが混同する「​WOODコレクション（モクコレ）2023​」では、イベント主催サポートとして展示会広報や告知、集客、ステージやコンテンツの企画、ビジネスマッチングなど幅広い業務を代行。

ビジネスマッチングが加速したことで、参加者だけでなく出展企業からもお褒めの言葉をいただくなど満足度の高い展示会となりました。

WOODコレクション（モクコレ）2023

7.イベント招待状の書き方を理解して集客を成功させよう

イベントへの集客を成功させるためには、招待状の書き方や出し方に関するポイントを理解することが重要です。参加対象者の興味関心を集められるようイベントに来場するメリットや得られる情報などを記載しましょう。

株式会社トーガシでは数多くのイベントサポートに携わった実績をもとに、イベント招待状を通して集客を成功させるお手伝いさせていただきます。その他、イベント告知や広報、企画の立ち上げ、当日の運営などイベントに関する業務の総合的なサポートを得意としております。

「イベント開催を検討しているものの、対応が追いつかない」「イベントに出展する予定だが、集客まで手が回らない」このような企業は、弊社までお問い合わせください。貴社のイベント概要をお伺いした上で最適な施策を提案させていただきます。

8.【無料DL】「出展者・来場者向け​ お礼メールの成功例」資料ダウンロード

イベント・展示会は会期が終わってもやることがたくさんあります！展示会終了と共に関係が終わらないよう、次回以降の出展率を高めるためにも、アフターフォローが重要です。

イベントの主催者向けに、お礼メールの書き方やメリット、確度別の事例をまとめましたので是非ダウンロードしてご覧ください。

※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。