オフラインイベントのメリット・デメリットや運営のポイントを解説

イベントの開催方法に関して、オフラインとオンラインのどちらが適しているのか迷っている企業は多いのではないでしょうか。

この記事ではそれぞれの特徴やメリット、デメリットを解説するとともに、イベントの総合プロデュースを得意とする株式会社トーガシが運営上のポイントについてもお伝えします。

近年注目を集めているハイブリッド開催や弊社が担当したイベントの成功事例も紹介しているので、企業のイベント担当者は必見です。

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1.オフラインイベントとオンラインイベントとの違い

オフラインイベントとは、決められた日時に参加者が一つの会場に集結して行われる催しで、リアルイベントとも呼ばれます。それに対してオンラインイベントとは、スマートフォンやパソコンなどの電子機器を利用して主催者と参加者がつながる催しです。

従来のイベント開催様式は全て、参加者が一つの会場に集結するオフライン方式でした。しかし、ITツールの発達により遠隔からでもイベントが開催できるようになったことで、近年ではパソコンやスマートフォンを利用するオンラインイベントの開催が目立っています。

企業がイベントを開催する目的は主に、商品の認知度向上や顧客と接点を持つことです。イベントの開催概要に沿って開催方式を決定すれば、より多くのターゲットに魅力を訴求できるようになります。

2.オフラインイベントを開催するメリットとデメリット

オフラインイベントを開催することで、企業と参加者が接点を持てるというメリットもあります。企業が成長する上で顧客の反応を伺ったり、フィードバックを得たりすることは欠かせません。オフラインでイベントを開催すると、どのような良い点があるのか、懸念事項も交えて確認しましょう。

2-1.オフラインイベントのメリット

オフラインでイベントを開催すれば参加者の目を見て話せたり、インパクトを残しやすかったりするメリットがあります。オフライン開催ならではの良い点を詳しく確認してみましょう。

良好な関係を構築できる

参加者や顧客と直接コミュニケーションを取れるため、良好な関係を構築しやすいというメリットがあります。また表情を見ながら会話できるため、相手のニーズを汲んだ上で解決策を提案しやすい点もオフラインイベントのメリットです。

オンラインイベントでも相手の反応を伺うことはできるものの、細やかな気配りができるのはオフラインイベントならではです。イベント担当者には参加者と積極的に交流する姿勢が求められます。

臨場感を楽しめる

イベント会場を装飾したり音響を使用したりできるため、特別感を演出できます。視覚に訴える情報量が多いのはもちろん、イベントによっては聴覚や嗅覚を刺激することもできるでしょう。

五感を使ってイベントを楽しめるため、商品やサービスのインパクトが残りやすいのもオフラインイベントの特徴です。

運営上のトラブルをカバーしやすい

念入りにイベントの運営シミュレーションを行ったとしても、クレームなどのトラブルに見舞われる可能性も否定できません。参加者に気づかれないように運営スタッフがトラブルに対応しやすい点もオフラインイベントのメリットです。

2-2.オフラインイベントのデメリット

オフラインでのイベント開催は準備に時間がかかったり費用が嵩んだりするため、イベント主催の効果を検討する必要があります。

念入りな準備が必要

オフラインイベントでは、企画から運営までの各段階できめ細やかな計画が必要になります。特に大規模な催しになるほど、使用できるイベント会場も限られてくるため早めに動き出す必要があるでしょう。

さらにイベント当日の進行を滞りなく行うためにも、運営スタッフの動きを綿密に把握することが重要です。準備段階から多くの時間がかかる点は、オフライン開催のデメリットだと言えるでしょう。

コストがかかる

会場費や装飾費、機材のレンタル料、運営スタッフの外注代などオフラインイベントの開催にはさまざまなコストが発生します。

天候や世の中の情勢によってはイベントを中止せざるを得ないケースもあるため、費用対効果をしっかり検討する必要があるでしょう。

3.オンラインイベントを開催するメリットとデメリット

オンラインでイベントを開催すると集客しやすいだけでなく、会場費などを大幅に削減できるというメリットがあります。しかし、通信環境の安定性など懸念事項もあるため、どのようなデメリットがあるのかについてもあわせて確認しましょう。

3-1.オンラインイベントのメリット

オンラインでイベントを開催するメリットは、居住地などの制約なしに参加者を募れる点にあります。

居住地に関係なくイベントに参加できる

インターネット環境が整っていれば、日本国内はもちろん海外からも参加できるのはオンラインイベントのメリットです。家庭の都合で仕方なくイベント参加を諦めていたという方もオンライン開催であれば、参加しやすいでしょう。

主催者にとっては場所を問わず集客できるため、参加者を募りやすいというメリットもあります。

コストを削減できる

イベント会場を押さえる必要がなく、運営スタッフの人数も最小限で済むためイベントの開催に伴い発生するコストを削減しやすい点もオンライン開催のメリットです。

ゲストの招待に費用がかかっていた場合など、浮いた経費を参加者への特典などに使用できるでしょう。コストパフォーマンスの高いイベントを運営したい企業には、オンライン開催がおすすめです。

外的要因による影響が少ない

イベントの開催可否に関して、天候や世の中の情勢に影響を受けないのはオンライン開催ならではのメリットです。オフラインの場合、念入りな準備を重ねても外的要因による影響でイベントの開催を中止しなくてはならない場合があります。

コストをかけて準備したイベントを中止したくない場合は、オンラインでの開催が向いているでしょう。

3-2.オンラインイベントのデメリット

良い側面が多いかのように思えるオンラインイベントにも、開催時の懸念事項があります。デメリットについても把握した上で、どちらの開催方式が適しているのか検討しましょう。

運営にコツが必要

オンライン開催の場合、参加者の表情を把握しにくいため興味を引きつける工夫を施さないと離脱率が高くなる可能性があります。司会進行役は、参加者からの質問を受け付けたり話し方に抑揚をつけたりしましょう。

機材や回線のチェックが欠かせない

使用する機材やネット回線の状況によっては配信が途切れたり、イベントを中止せざるを得なくなったりする可能性があります。オンライン開催でよくあるトラブルを理解した上で、使用機材や通信環境は念入りにチェックしましょう。

当日までにリハーサルを重ね、トラブルが起きた場合のマニュアルを完備しておくと安心です。

画面越しの見やすさへの配慮が必要

オンラインイベントの場合は、イベント会場に来場しません。そのため、イベントの様子がパソコンやスマホでどう見えているのかを計算したうえでの設営が求められます。

3-3.オフラインとオンラインを掛け合わせたハイブリッド開催もおすすめ

オフラインならではの盛り上がりを出したいが、多くの人に参加してほしい。そのような場合は、両者を掛け合わせたハイブリッド開催がおすすめです。

ハイブリッド開催にすれば参加者が状況に応じて出席方法を選べるほか、イベント自体が中止になるリスクを取り除くことができます。さらに当日の内容をアーカイブ化できるため、視聴者のデータから自社に興味のある顧客情報を入手しやすくなる点もハイブリッド開催のメリットです。

4.オフライン・ハイブリッドのイベント事例

株式会社トーガシはイベント総合プロデュース会社として、オフライン開催やハイブリッド開催の主催経験があります。以下では、弊社がイベントの開催に携わった事例を紹介します。

4-1.Eight Networking EXPO 2023

2023年4月に開催された人脈づくりに注力したイベント「Eight Networking EXPO 2023」では、トーガシが事務局対応や運営をサポート。参加者と出展者、さらには参加者同士が交流できるプログラムを設けるなど、つながりの提供に務めました。

さらに会場の基礎施工や装飾施工も弊社が担当するなど、イベント開催に関する全ての業務を代行可能です。

Eight Networking EXPO 2023

4-2.WebX

2023年7月に行われたアジア最大級のWeb3カンファレンス「WebX」では、トーガシが事務局対応、空間デザイン、基礎施工、装飾施工を担当。

Web3分野の中でも注目を集めるプロジェクトや創業者を招いた公演やネットワーク機会の創出など、さまざまな仕掛けを実施しました。

WebX

4-3.PROJECT TOKYO 2023 September

2023年9月に開催されたファッションの合同展示会「PROJECT TOKYO 2023 September」では、トーガシが事務局対応からグラフィックデザイン、空間デザイン、基礎施工、装飾施工を実施。

国内ブランドのほか、韓国やアメリカ、ヨーロッパなどからもブランドが出展し、大盛況のうちに終了しました。

PROJECT TOKYO 2023 September

5.オフラインイベントの運営はプロへの相談がおすすめ

オフラインイベントの運営には、念入りな企画と事前準備が必要です。当日を安心して迎えるためにも、企画段階から費用対効果を検討した上で入念なシミュレーションを重ねましょう。

イベントの開催経験がない企業やオンライン開催も掛け合わせたハイブリッド型を検討している企業は、株式会社トーガシまでご相談ください。イベント概要に沿った最適な開催方法から企画内容、当日の運営までの一括代行を受付中です。

貴社のイベント開催に向けて、ゼロから一緒にイベントを作り上げていきましょう。

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