イベント開催にかかる経費を安くする方法とは？重要ポイントを解説

企業がイベントを自社主催で実施する場合、さまざまなコストが発生することになります。必要経費なので仕方がない一面もありますが、それでも何とか節約できないか検討するケースもあるでしょう。実は、この希望を達成する手段はいくつか存在します。そこで今回は、自社主催のイベント開催に必要な準備や費用を紹介し、コストダウンを実現する方法も詳しく説明します。

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1.既存イベントへ「参加」をするか自社で「主催」するか      

企業がイベントを実施する方法は大きく2種類に分かれます。1つ目は、展示会への出展のように、他社が主催する既存イベントに参加することです。この場合、他の参加企業も同じ場所で並行してイベントを実施するので、そこに勝てるようなブースを設ける必要があります。

2つ目は、自社主催によって単独で開催する方法です。こちらに関しては、他社に負けることを心配しなくても大丈夫です。しかし、自分たちだけで、集客や場所の確保などをすべて行わなければなりません。なお、ここでは自社主催のイベント開催に焦点を絞って解説していきます。            

2.自社主催でイベント開催する際に必要な準備          

イベントを自社主催で実施するにあたり、準備として大切なのは企画をしっかり立てることです。イベントの目的を明確にして、開催する期間や場所などについて希望をまとめます。参加人数も重要ですし、参加費を有料と無料のどちらにするのかも決めなければなりません。

コンセプトをよく考えて、適切な講師を選択することもポイントです。こうしてイベントの目的や内容などを定めたら、会場を手配する作業に移ります。会場や日程は、イベントの趣旨や集客したいターゲットに合わせて設定しましょう。

次のステップは、集客を成功させるために必要な告知宣伝です。長く続けるほど効果を期待できるため、会場と日程を決めたら、できるだけ早く開始してイベントの直前まで行います。

3.自社主催でイベント開催する際に必要な費用          

自社主催のイベント開催におけるコストの種類はさまざまです。ここからは、必須と考えておいたほうが良い代表的な費用を紹介していきます。なお、既存イベントに参加する際に必要な費用とは異なる点が多いです。

既存イベントに参加する場合については、こちら（https://www.tohgashi.co.jp/magazine/event_cost/）を参照しましょう。        

3-1.会場費          

イベント開催において、会場費はウェイトが最も大きなコストの一つです。一口に会場といっても、イベントの内容によって借りる場所は異なります。展示場やセミナールーム、ホテル会場など多くの候補があるので、さまざまな要素を考慮しながら選ばなければなりません。

具体的な要素としては、立地条件や収容人数をはじめとして、日程や設備の充実度などが挙げられます。これら次第で費用は大きく変わりますし、ホテル会場を選択した場合は会場費だけでなくサービス料も必要です。なお、会場費には、会場の利用に必要な費用だけでなく、そこにある備品のレンタル料も含まれています。            

3-2.広告宣伝費   

会場を確保しただけでは、多くの人に足を運んでもらえません。イベント開催を周知するために広告宣伝が必要なので、そのための費用も発生します。広告宣伝の方法として定番なのは、DMの送付やフライヤーの配布、大きいものだとビルボード広告や交通広告、テレビCMなどもあります。

これらに関しては、様々なコストが発生することを覚えておきましょう。たとえば、DMの場合は郵送費なども計算に入れておく必要がありますし、メディアによって、自社で運用できない場合は外部に任せることになります。また、インターネットでの情報発信も重要であり、PR Timesのようなプレスリリースサイトを活用するケースも増えました。

いずれにせよ、このような広告のデザインや制作を外部に委託するなら、製作費も広告宣伝費に加わることになります。         

3-3.機材のレンタル料      

イベントの内容にもよりますが、スライド資料や映像を見せながら商品などを紹介することがよくあります。そのような予定があるなら、プロジェクターやマイクなどの機材をレンタルしなければなりません。

また、音響や照明などの機材も事前に手配が必要です。したがって、それらの費用も発生しますが、前述のように機材のレンタル料は会場費に含まれているケースもあります。他で借りると余計な出費が生じるので、あらかじめ会場に確認しておいたほうが安心です。

イベントで録音や撮影を行いたいなら、データを残すための機材も必要になります。なお、イベントを継続的に開催していくなら、レンタルするより購入したほうが、機材に関するトータルの支出を抑えられる場合もあるでしょう。

3-4.人件費          

イベントでは、目的に合わせて講師やゲストを招くことも集客施策の一つです。そのため、講師料などの人件費が必要ですし、遠方から来てもらう場合は宿泊費や交通費も支払わなければなりません。講師料に関しては金額の幅が大きい点に気を付けましょう。

有名な講師を呼べば集客力が上がりますが、知名度が高いほど講師料も跳ね上がりやすいです。また、イベント当日の運営や進行を自社で行わず、外部の業者に委託するなら、その分の人件費も必要になります。さらに、商品のPRイベントを実施する場合、自社の従業員は音響や照明などのスキルが足りないかもしれません。そのようなケースでは、技術スタッフを特別に確保するための費用も必要です。  ステージ演出など特殊な進行が必要な場合は、経験豊富な舞台監督や進行ディレクターがいると安心です。

4.イベント開催にかかる費用を安くする方法

イベント開催に必要な費用は工夫次第で安くできます。ここでは、どのような方法があるのか具体的に紹介していきます。  

4-1.会場費を抑える          

公民館のような公共施設は営利目的のものではないため、一般的には安い料金設定となっています。それらをイベントの場所に選ぶことで会場費の節約が可能です。ただし、有料イベントを実施する場合は料金設定が異なるケースもあります。

県外や市外の企業が利用する場合も同様なので、事前に確認しておきましょう。また、レンタルスペースにはイベント会場として使えるところもあります。想定している参加人数に適した広さの場所を借りると、スペースに無駄がない分だけ費用を抑えやすいです。さらに、自社や提携企業の会議室を利用すれば、外部の会場を確保しなくても良いため、大きく支出を減らせます。  

4-2.SNSの有効活用         

フェイスブックやツイッターなどのSNSを使うと、広告宣伝費の節約が可能です。それらの公式アカウントを持っている企業は、積極的に活用して集客力を向上させましょう。SNSに記載した情報を見てくれた人は、自分の興味があるワードで検索した結果、イベントサイトなどに流入してきます。さらに、その効果を上げたければリスティング広告や、SNS広告など、そのイベントの特性に合わせた有料広告を出す事も検討しましょう。

関連のあるキーワードを検索するユーザーは、潜在的な顧客といえる存在であり、そのような人たちをイベントに呼び込めることは大きなメリットになります。さらに、ユーザーがSNSの拡散機能を使って情報を広めてくれるような施策も考えると良いでしょう。検索でヒットする可能性を上げるためにも、イベント前に急に始めるのではなく、日頃から継続的な情報発信を心がけましょう。

4-3.参加費以外の収入を得る          

収入を増やして支出をカバーするという方法も効果的です。有料イベントを開催する場合は、参加者が支払う参加費が自社の主な収益となります。それだけで済ますのではなく、より多くの収入を得る手段がないか考えてみましょう。

たとえば、イベントの内容によっては、グッズを販売すると多くの参加者に購入してもらえる可能性があります。また、飲食関連のサービスや商品なども収益の向上につながりやすいです。         

4-4.スポンサー企業を探す

開催するイベントに、企業がメリットを感じてもらえればスポンサーとして融資してくれる可能性が出てきます。まずはターゲットになりそうな企業をリサーチし、具体的な提案をしていきましょう。例えば、

などです。それらをリーチ数や、推定参加人数、オーディエンスの属性など、数値化できるものは提示してできれば、スポンサーのハートをつかめるはずです。

4-5.補助金・助成金を利用する      

企業の販路拡大を国や自治体は支援しています。その用途に使える補助金や助成金があるので、受給できるとイベントの資金面に余裕を持ちやすくなるでしょう。たとえば、展示会への出展なら、「小規模事業者持続化補助金」や「新・展示会等出展支援助成事業」の対象になる可能性があります。

補助金や助成金には多くの種類が存在するので、自社が条件に該当しそうなものをチェックし、積極的に申し込んで活用しましょう。  ※募集期間が決まっているので、必ず確認するようにしましょう。

5.費用を可能な限り抑えつつ充実したイベント開催をしよう     

どのような費用がイベント開催に必要か把握できましたか。それらのコストを減らす方法はいくつかあるので、イベントの内容を考慮しながら適切なものを実践していくのが得策です。とはいえ、自社だけでイベントの成功と節約を両立できるか不安になる人も珍しくありません。

自社企画のイベントであっても、展示会出展でも、企画立案から、準備、当日の運営を自分たちだけでするのは大変な苦労があるものです。ぜひイベント制作のプロへの依頼を検討ください。

6.「はじめやすい！企画書・提案書フォーマット」ダウンロード

何をするにも必ず「企画書は？提案書は？」となるものです。まずは構成から考えるにしても時間がかかってしまい業務に支障が、、などよくあることです。ここでは「はじめやすい！企画書・提案書フォーマット」と題し、企画書、提案書の違いから中身の構成案、さらにレイアウトのイメージサンプルを掲載した資料をご用意しました。ぜひご利用くださいませ。

※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。