【無料テンプレート付き】イベント進行表の作り方とポイントを解説

イベントを開催したいものの、整理しなくてはならない情報が多く「何からはじめてよいのかわからない」とお困りの企業は少なくありません。そこで活用したいのが、イベント進行表です。タイムスケジュールに沿ってイベント進行表を作成することで、スムーズな運営につながります。

この記事では、イベントプロデュースの株式会社トーガシがイベント進行表の作り方や注意点、ポイントなどを解説します。あわせてイベント進行表の無料テンプレートも公開しているので、貴社のイベント進行にお役立てください。

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1.イベント進行表とは？

イベント進行表を作成すると、全体の進行の流れやスタッフの動きを確認するのに役立ちます。

1-1.イベント進行表とは当日の流れをまとめた資料

イベントのタイムスケジュールや構成に沿って当日の流れをまとめた資料をイベント進行表と言います。5W1Hを意識し「誰がいつどこで何をするのか」という情報を盛り込むと進行に携わるスタッフの動きを可視化でき、役割が明確になるでしょう。

イベント来場者の満足度を向上させるためにも、進行表を作成して当日のタイムスケジュールを落とし込むことが重要です。

1-2.イベント進行表と台本の違い

イベント進行表の他に、台本も当日の進行をスムーズに行うために欠かせない資料です。台本とは司会進行役が話す事柄やイベントを盛り上げるために使用するキーワードなどをまとめた資料を指します。

運営者はイベント当日までに進行表と台本を用意しておきましょう。

2.イベント進行表の無料テンプレート

イベント進行表の無料テンプレートを紹介します。

◾️イベントの概要

◾️イベント進行表のテンプレート

進行時間や備考欄への記載内容などは、貴社のイベントにあわせて編集してお使いください。

3.イベント進行表の作り方｜ポイントや記載内容を解説

イベント進行表を作成する前に、イベントを開催する目的や目標を定めておきましょう。メインとなる催し物などが決定していれば、タイムスケジュールに沿って進行表を作成しやすくなります。

3-1.イベントの概要

イベントの概要を明確にするためにイベント名や開催日時、参加人数、会場などの基本情報を記載します。一目でどんなイベントの進行表なのか理解できるように作成するのがポイントです。

3-2.イベント当日のタイムスケジュール

イベント当日の準備から終了後の片付けまでをタイムスケジュールに沿って、イベント進行表に記載しましょう。運営スタッフが会場入りする時間から会場を後にする時間まで明確に記載することで、時間厳守でイベントを運営できるようになります。

プログラムの間に休憩を挟む場合、休憩時間に関しても詳細がわかるように記入しましょう。その間に運営スタッフが機材の準備や会場設営などにあたる場合、どこに何を運ぶのかなど指示をイベント進行表に記載すると全体の流れを把握しやすくなります。

3-3.イベント運営に携わるスタッフの役割

イベント運営には、下記のように多くのスタッフが関わります。

• イベント運営の中心メンバー
• 司会進行役
• 会場係
• 誘導係
• 受付係
• カメラマン
• 機材担当者

会場規模や参加人数が多いほど運営に携わるスタッフの人数も必要になるため、進行をスムーズに行うためにも全スタッフの役割をイベント進行表に記載しましょう。例えば音響係向けに指示を仰ぎたい場合、流すBGMの種類や効果音を出すタイミングまで記載します。

運営スタッフが多い場合、どのタイミングで役割が発生するのかわかる進行表を作成しましょう。

3-4.会場見取り図

イベント会場の動線を可視化するためにも、イベント進行表の中に会場見取り図を挿入しましょう。イベント会場によっては搬入経路や駐車スペースなどさまざまな規約が発生します。イベント当日になって会場の規約が原因で進行に遅れが出ないよう、会場の動線やルールを確認しておくことが重要です。

またイベント運営者には、緊急時に備えて避難経路を確保したり誘導したりする義務が生じます。運営に携わる全スタッフがそれぞれ会場見取り図に目を通すことでスムーズな運営につながるでしょう。

3-5.緊急時の対応マニュアル

自然災害や事故、急病人などの発生を想定した緊急時の対応マニュアルも記載することが重要です。来場者だけでなく運営スタッフの安全も守るために、アナウンス内容などをマニュアル化してまとめましょう。

また災害や事故などの状況別に緊急連絡先リストを作成することも重要です。イベント会場の管理事務所から警察、消防などの連絡先を一覧にして記載しましょう。

4.イベント進行表を作成する際の注意点

イベント進行表を上手に活用できれば、全体の流れを統括するのに役立ちます。しかし整理された情報を記載しないと却って混乱を招いてしまう可能性も否定できません。イベント進行表作成時の注意点とポイントについて解説します。

4-1.備考欄を有効活用する

イベント当日は想定外の事態が発生する可能性もあるため、運営スタッフを計画通り配置できない可能性も考慮しなくてはなりません。万が一、運営スタッフの数が減少しても滞りなく進行できるようイベント進行表の備考欄に時間ごとのタスクを記載しましょう。例えば配布物がある場合、備考欄に配布する資料や対象者などの情報を記入することで、運営上の抜け漏れを防止できます。

備考欄を活用する際は情報の精度を上げ、一目で指示内容が分かるように仕上げるのがポイントです。

4-2.機材セッティングについてまとめる

大掛かりなイベントで使用する機材が多いほど、セッティングのタイミングや位置を全て把握するのは現実的ではありません。機材のセッティングがある場合、会場見取り図を使用してどこに何の設置が必要になるのか時間とともに記載しましょう。

イベント進行表を有効活用して情報を管理することが、スムーズなイベントの進行につながります。

4-3.運営スタッフに向けた注意事項を確認する

使用する会場によっては飲食スペースや、音量、撤収時間などの制限がルールによって定められている場合があります。

運営スタッフ向けの注意点をイベント進行表に記載して管理することで、全体を統括しやすくなるでしょう。

5.イベント進行表の作成はプロに依頼するのがおすすめ

イベント進行表の作成には、把握したり整理したりしなくてはならない情報が多々あるため時間を要します。イベント運営に慣れていない場合、全ての情報をまとめてイベント進行表に落とし込むのは大変な作業になるでしょう。担当者の負担が大きくなるのはもちろん、運営に携わる社員の業務効率が下がる可能性があるのは言うまでもありません。

催しを成功させて企業イメージの向上に役立てるためにも、イベント進行表の作成はイベントのプロに依頼するのがおすすめです。イベント運営に携わる企業に一任すれば、抜け漏れのないわかりやすいイベント進行表の作成が可能でしょう。

6.株式会社トーガシならイベント進行表作成から当日の運営まで代行

株式会社トーガシでは、イベント進行表の作成だけでなく当日の運営や企画の提案なども対応可能です。

6-1.株式会社トーガシのイベント進行

イベントプロデュースを得意とする株式会社トーガシは、社内外向けの行事を企画段階からサポートさせていただきます。イベントの開催概要や目的、ゴールなどを詳しくヒアリングした上で、最適なタイムスケジュールを策定し抜け漏れのないイベント進行表の作成が可能です。

当日の運営に関しても、イベントサポート経験に長けたスタッフが対応させていただくのでお気軽にご相談ください。

6-2.ライフサポート・エガワ様 60周年記念イベント事例

株式会社ライフサポート・エガワ様の60周年記念イベントでは、弊社が企画やステージ演出、空間装飾、会場選定などのサポートから全体のディレクションを担当。クライアントが重要視されてきた「大切な仲間」としての意識を醸成すべく、社員のためのパーティーという点に重きを置き企画を提案させていただきました。

その結果、参加者の笑顔が溢れるアットホームなパーティーとなりご担当者様からもお褒めの言葉を頂戴しております。

ライフサポート・エガワ様 60周年記念イベント

7.イベント進行表を作成してスムーズな運営を目指そう

イベント進行表の出来栄えは、当日の運営をスムーズに進行できるか否かの重要な分岐点となります。イベントの開催概要だけでなく、開催目的とゴール設定を明確にした上でタイムスケジュールなど進行の流れを記載しましょう。

数多くの社内外向けイベントにてサポートを行ってきた株式会社トーガシでは、イベント進行表の作成だけでなく企画立案や当日の運営、効果測定などイベント運営に携わる一連の業務を代行可能です。

「イベントの目的を達成するための企画を立案してほしい」「イベントを開催するだけのリソースがない」このような場合もまずは弊社までお問い合わせください。イベント運営の経験が豊富な弊社のスタッフが貴社のイベント成功に向けて、サポートさせていただきます。

8.【無料DL】「セミナー司会進行６つのコツと台本の作り方」

オンラインにしてもリアルイベントにしても、セミナーにおける司会進行と台本がしっかりしていなければ成功しません！この資料では、話し方の6つのコツから、トークスクリプトの作り方、成功させるための運営の流れなどをまとめました。ぜひダウンロードしてご覧ください。
※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。