周年イベントの企画・運営のポイントと注意点!外部委託のメリットも解説  

節目やお祝いとしておこなわれる、企業の周年イベント。周年イベントは、記念行事として重要なことはもちろん、それ以外にもさまざまな目的で実施されます。そのため、イベントの企画者や運営担当者は、責任が重く悩んでしまう人も多いのではないでしょうか。そこで、この記事では企業が周年イベントをおこなう目的や実施の流れ、外部委託するメリット注意点をふまえ周年イベントを成功させましょう!  

1.周年イベントをおこなう目的

周年イベントの目的は、単純に企業活動の節目を祝うだけではありません。イベントを通じて経営層と社員、また社員同士が交流することで、一体感を高めることが目的となります。社員のコミュニケーションを促進することで、エンゲージメントを高められるのです。それ以外にも、周年イベントを実施して内外の注目を集める目的もあります。自社の商品やサービスをPRするなど、販促活動としてイベントを実施すれば認知度向上につなげられるでしょう。周年記念は、活動した期間を証明できるため、その歴史をアピールすることが可能です。

また、周年イベントに取引先や顧客を招待し、節目を迎えられた感謝の気持ちを伝えることも目的に含まれます。事業は、取引先をはじめ関係者の支えがあるからこそ継続できるものです。その気持ちをイベントで伝えることが期待できます。長く企業活動を続けられたことは、経営の安定性アピールにもなり関係強化に役立てられるでしょう。

2.周年イベント実施の流れ  

周年イベントを成功させるためには、十分な事前準備が必要です。一般的に、イベントを実施する際の流れは「企画」と「運営」の2つに分けられます。ここでは、イベントの企画と運営、それぞれのポイントと注意点について見ていきましょう。

2-1.イベントの企画

開催するには、企画が重要です。ここでは、企画を考える際に押さえておきたいポイントと注意点を紹介します。

企画のポイント  

企画を考える際は、まず「イベントの目的とテーマを明確にすること」からスタートします。プロジェクトチームを発足させ、目的とテーマを明確に決めましょう。目的とテーマが決まったら、それに沿った企画案を練ります。また、「予算はいくらかけられるのか」についての確認も必要です。次のステップで「参加者や会場の選定」に進みます。イベントは、社内向けなのか、それとも社外向けなのかなど対象者を絞り込みましょう。参加対象者や人数を決めることで、周年イベントの方向性がある程度定まってきます。

その後、イベントのプログラムを具体的に考え「予算配分」をしていきます。プログラムによっては、準備に手間や時間がかかることがあるため、なるべく早めに枠組みを決めておきましょう。企画を考えるときのポイントは、「全社で取り組む」ことです。担当者だけではなく、経営陣と社員全員を巻き込んでイベントを盛り上げていきましょう。周年イベントは、企業全体のお祝いごとだからこそ、特別感や一体感を大切にする必要があります。一から企画案を練ることが難しい場合は、他社の成功事例を参考にすることもおすすめです。成功事例をベースに、自社に合わせて内容をカスタマイズしていきましょう。

企画時の注意点  

企画時は、いくつか注意したいポイントがあります。まず、「チーム内で十分なコミュニケーションをとること」です。プロジェクトチーム内のコミュニケーションが不足すると、うまく連携が取れなくなる可能性があります。十分に企画が固まらないままイベント当日を迎えないよう、意識的に交流を図りましょう。次に、「経営陣と連絡を密に取り合うこと」も重要です。経営陣が企画を理解していないと、イベント間近になって内容を考え直すよう指示されるリスクがあります。定期的に経営層に報告をおこない、企画内容の理解と同意を得るようにしましょう。

ただし、報告をするとはいえ、経営層だけが満足するような内容にならないよう注意が必要です。社内外の関係者全員にとって価値を感じられるイベントとなるように、企画を練っていきましょう。

2-2.イベントの運営

企画が決まったら、次はイベントの告知から開催にいたるまでの「運営」のフェーズとなります。周年イベントを成功させるためにはどうすれば良いのか、ここでは運営のポイントと注意点をチェックしていきましょう。

運営のポイント  

周年イベントの運営では、「備品やケータリングなどの手配をすること」が必要です。周年イベントの実施で必要となる、マイクやスピーカーなどの放送機器を手配しておきましょう。イベントを盛り上げるための演出として、動画を上映するケースも多く見られます。この場合、動画上映のための設備を整えておきましょう。ほかにも、演出として芸能人や著名人を呼ぶことも効果的です。食事を提供する場合は、あわせて料理を届けてくれるサービスを手配します。また、周年イベントで記念品を配布する場合は、その準備も必要です。例えば、お菓子やボールペンなどを配ると喜ばれるでしょう。

備品などの手配に加えて、「イベントの告知」も重要な業務となります。多くの参加者を集めるためにも、イベントの情報は一度だけではなく継続的に発信することがおすすめです。参加者には、招待状を事前に作成し郵送しておきましょう。こうしたイベントの運営に不慣れな場合、担当者が手一杯になってしまう可能性があります。このような場合は、無理をせずに外部のイベントプロデュース会社へ外部委託することも選択肢の一つです。イベントプロデュースのプロに任せれば、効果的な演出とおもてなしでイベントを盛り上げることが期待できるでしょう。

運営時の注意点  

運営時の注意点には、以下のようなものが挙げられます。まず、「新型コロナウイルスの感染症対策を徹底すること」です。コロナ禍のイベントでは、十分な手指の消毒や3密を回避する施策が求められます。感染症対策を徹底したうえで、参加者が楽しめるイベントを実施しましょう。さらに、コロナ禍では参加したくてもやむを得ず来場を見送る人たちも考えられます。このような招待客に向けて、何らかの施策を講じることが大切です。例えば、ZOOMなどでライブ配信をおこない、来場を見送った人たちも参加できるよう配慮するのも良いでしょう。

また、イベントにはトラブルがつきものです。周年イベントも例外ではなく、当日に想定していない事態に見舞われる可能性もあります。せっかくのイベントが台なしにならないように、あらかじめ想定できるトラブルへの対策を考えておきましょう。

3.周年イベントの外部委託  

周年イベントは、ブランディングや販促活動も重要な目的の一つです。また、イベントの成否は今後の企業活動に大きな影響を与えるため、失敗は許されません。そこで、おすすめなのが外部委託です。重要なイベントとなるからこそ、運営のプロに任せることも検討しておくと良いでしょう。ここでは、周年イベントの企画・運営を外部委託するメリットや注意点について説明します。  

3-1.外部委託するメリット  

周年イベントの企画や運営を外部委託すると、さまざまなメリットがあります。1つ目は、「備品や放送機材などを購入・保管する必要がなくなること」です。自社でイベントの企画・運用をする場合、イベントに必要な備品や放送機材を購入し、自社で管理・保管する必要があります。これらは購入費用のほかにも、メンテナンス費用や保管するためのスペースが必要になる点に注意が必要です。外部委託をすれば、こうした備品や基材を購入・保管せずに済みます。

2つ目のメリットは、「会場の確保・設営・装飾などを任せられること」です。イベントの設営に不慣れな場合、予算に合わせて会場を選んだり演出や装飾を考えたりすることは大変な労力がかかります。イベントのノウハウが豊富なプロへ外部委託すれば、予算や希望に合わせて効果的な会場選びや装飾の提案が期待できる点は大きなメリットです。手間のかかる作業を任せられるため、担当者は企画や運営などのコア業務に集中できるでしょう。なかには、運営サポートとしてイベントホームページの制作や来場者の管理、DM・招待状の発送、印刷物の手配まで代行を依頼できるところもあります。このようなサービスを利用すれば、イベント準備における負担を大幅に減らすことが可能です。

3-2.外部委託時の注意点  

外部委託は、多くのメリットがある一方で注意点もあります。注意点の1つ目は、「コストがかさむこと」です。当然、外部委託をすればその費用がかかります。予算をよく考えたうえで、依頼を検討する必要があるでしょう。予算に余裕がない場合は、イベント業務を部分的に委託するなどの工夫をしてみてはいかがでしょうか。注意点の2つ目は、「うまく意思疎通ができずトラブルが発生するリスクがあること」です。委託会社のサポート内容や範囲を十分に確認しておかないと、イベント当日に思わぬトラブルが起きることもあります。

自社では「こうするだろう」という常識や考え方は、他社では通用しません。認識の違いが起こらないように、委託先の担当者と十分に打ち合わせをおこないましょう。

4.「周年イベント」ポイントを押さえて成功させよう!    

周年イベントは、企業の節目を飾る大切な行事です。また、関係者や顧客に感謝を伝える場と同時に、ブランディングや販促につながる企業活動でもあります。ただ、規模の大きい周年イベントを実施する場合、社内リソースだけでは手が回らないこともあるでしょう。トーガシでは、オンライン・オフラインのイベントを企画から運営までトータルサポートしています。周年イベントの開催でお困りの際は、ぜひ気軽にご相談ください。

 

5.【資料DL】失敗しない!周年イベント タスク・チェックシート

企業イベントの中でも周年イベントは記念となる重要なイベントです。それゆえに担当者は頭を悩ませるものです。この資料では「失敗しない!周年イベント タスク・チェックシート」と題し、「企画・運営・外部委託」の三つの場面で使えるチェックシートを作成しました。参考にしていただき周年イベントを成功させましょう!

※下記、フォーム入力後「確認」をクリックしてください。

失敗しない!「周年イベント タスク・チェックシート」のイメージ