展示会の出展レポートの書き方とは？見込み顧客への営業方法も紹介

この記事では展示会出展レポートの書き方や例文を紹介します。展示会で接触した見込み顧客に営業活動する方法についても紹介するので、参考にしてください。展示会終了後に出展レポートを作成することで、当日来訪できなかった見込み顧客にもアピールして、展示会出展を成功させましょう！

展示会出展特化型マーケティング代行サービス「ミテポ」をリリース

▶資料のダウンロードはコチラから◀   展示会出展特化型マーケティング代行サービス「ミテポ」とは 展示会出展の「効果の最大化」「課題の可視化」を目的とした、展示会出展特化型マーケティング代行サービスです。一連の […]

1.展示会出展レポートの作成意義とは？

展示会出展レポートの意義は大きく分けて二つ「社外へのアピール」と「社内へのアピール」です。
「社外へのアピール」は展示会終了後に出展レポートを作成することで、展示会当日に訪問できなかった企業にも当日の様子を伝えることができ。次回展示会に出展したタイミングで、ブースを訪問してくれる見込み顧客が増える可能性もあります。
「社内へのアピール」は、今回の展示会出展がどういう目的で行われ、どういった効果があったのか、を社内に共有し、イベントマーケティング活動を認知してもらうために作成します。また、次回の出展に際しての検討材料にも活用できます。

2.展示会出展レポートの書き方に関するポイント

見込み顧客へのアピールも兼ねる展示会出展レポートの書き方には、ポイントがあります。 ポイントを踏まえた上でレポートを作成することで自社の魅力をより一層伝えることができるでしょう。

2-1.展示会が開催された場所や日時などを記入する

報告書でもある展示会出展レポートには必ず下記の情報を記入しましょう。

このような基本情報を明確に記入することで、社外の人にどういった展示会に出展したのかアピールすることができます。

2-2.展示会当日の様子がわかる画像を挿入する

飽きずに最後まで読んでもらうためにも、レポートに盛り込む内容を工夫しましょう。 おすすめなのは、展示会当日の様子が伝わる画像を挿入することです。 文章だけのレポートより展示会の雰囲気がわかる画像があった方が、読者の興味をそそります。 画像を挿入する場合は画質にもこだわりましょう。 鮮明に展示会の様子が写っている画像を選ぶのはもちろん、下記の事項も意識するのがポイントです。

ブースが混雑しているタイミングの画像を用意することで、魅力的な展示物であることが伝わります。 さらにノベルティの画像も用意すれば、次回出展時にブースに立ち寄る見込み顧客が増えるかもしれません。※来場者が映りこんでいる場合にはプライバシー等に配慮しましょう。

2-3.臨場感が伝わる文章を意識する

レポートなど文章を作成する際は、短文で端的に伝えることを意識しましょう。 長文で出展レポートを作成した場合、魅力的な画像を挿入しても途中で飽きられてしまう可能性があります。 リアルな展示会の様子を伝えるためにも、展示会に携わった社員や来場者の声を載せるのがポイントです。 当日その場にいた人の声を載せることで臨場感が伝わるレポートに仕上がるでしょう。

2-4.展示会出展に関するお礼の一言を添える

文頭もしくは文末に展示会出展に関するお礼の一言を添えましょう。 展示会に出展できたことに関するお礼が一言入るだけで印象が良くなり、最後までレポートを読んでもらえる可能性が上昇します。 なお、見込み顧客に対して誠実な会社だと言う印象を与えられるでしょう。

2-5.関連する商品やサービスがあれば紹介する

展示会当日に紹介できなかった商品やサービスがあれば、出展レポートの中で紹介します。 より多くの商品等をPRすることで見込み顧客層の拡大につながるかもしれません。 その際、展示会当日に出展したサービス等の関連情報としてレポート内で紹介すれば認知度向上につながります。 ただしあくまでもレポートの趣旨は展示会当日の様子を伝えることです。 関連商品の紹介に文字数を割きすぎないようにしましょう。

2-6.展示会出展時の資料を用意する

ダウンロードできる資料を用意するのも、展示会出展レポート作成のポイントです。 展示会当日に配布した資料をダウンロードできるようにすれば、当日来訪できなかった見込み顧客にも展示した商品やサービスを紹介できます。 なお資料ダウンロードの際に、会社名や役職、メールアドレスなどを記入してもらう仕組みにすれば見込み顧客に営業活動することもできるでしょう。

2-7.出展予定やセミナー情報の紹介

展示会出展予定やセミナー開催予定がある場合は日時等の紹介も忘れないようにしましょう。 レポートを読んで興味を持った見込み顧客がブースに訪問したり、セミナーに出席したりする導線になり得ます。 会社のSNSがある場合はフォローを促す文章を入れるのもおすすめです。 出展レポートを最後まで読んでくれた企業と接点を持てるような工夫を盛り込みましょう。

【テンプレート付きで今すぐ作れる】セミナーアンケート質問例と作成のコツ

この記事では「アンケートに含めたほうが良い質問内容」「回答されやすいアンケートの作成方法」について紹介します。セミナー開催後のアンケートは、質問の内容や仕方によって今後の集客につながる情報の収集ができます。そのため、目的 […]

3.展示会出展レポートの例文

展示会出展レポートは読み手に伝わりやすい構成で作成する必要があります。 おすすめの構成や例文を紹介するので、参考にしてください。

3-1.展示会出展レポートにおすすめの構成

違和感なく展示会出展レポートを読んでもらうためにおすすめの構成は以下の通りです。

上記の構成に従って展示会出展レポートを作成しましょう。 出展や来場のお礼を入れる位置に迷ったら、文頭にするのがおすすめです。 文頭でお礼を述べることで、読み手に謙虚な印象を与えられます。 なお、お礼の前に展示会の基本情報を伝えるのを忘れないようにしましょう。 展示会情報を記載することで、興味がありながらブースに足を運べなかった見込み顧客の目に留まる可能性が高まります。

3-2.展示会出展レポートの例文

前述の構成をもとに、展示会出展レポートの例文を紹介します。 具体的なレポートの書き方がわからない場合、参考にしてください。

4.展示会の出展効果を可視化し最大化したい担当者は必見

ここまで展示会出展レポートについてお伝えしてきましたが、作成自体に時間がかかったり、展示会で接触した見込み顧客の管理、営業活動に頭を抱える企業は少なくありません。 展示会が大盛況のまま終了しても、次につながるアクションに移せなければ展示会出展に成功したとは言い難いでしょう。 出展効果を可視化したいのであれば、展示会出展特化型マーケティングサービスの導入がおすすめです。

「ミテポ」資料ダウンロードページ

展示会特化型マーケティング代行サービス「ミテポ」資料ダウンロード 展示会出展の「効果の最大化」「課題の可視化」を目的とした、展示会出展特化型マーケティング代行サービスです。一連のマーケティング代行の中で獲得するデータを、 […]

5.展示会マーケティングサービスを導入するメリット

展示会出展特化型マーケティングサービスとは、イベントマーケティングに関わる一切を管理できるシステムです。 果たして展示会出展特化型マーケティングサービスを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

5-1.業務効率化が期待できる

ツール上で展示会出展に関する情報を一元管理できるようになるため、業務効率化が期待できます。 来場誘致メールの廃止から集客オペレーション、名刺・商談情報リスト化などマーケティング活動に一役買ってくれることに違いありません。

5-2.社内報告書の作成ができる

展示会に関する情報を一つのツール上で行うことで、数値データを基にした社内向け報告書の作成ができるようになります。 一から社内向け報告書を作成する時間を削減できるため、空いた時間を他の業務に回せるようになるでしょう。

5-3.見込み顧客への活動状況を把握できる

見込み顧客の名刺や商談内容なども、ツール上で管理できるようになります。 展示会出展後、見込み顧客への営業活動進捗管理に悩む企業は少なくありません。 しかし情報を一元管理できるようになれば、リード管理がしやすくなるでしょう。

6.展示会マーケティングサービスならトーガシのミテポがおすすめ

展示会サポートを行うトーガシは、展示会出展特化型マーケティングサービス「ミテポ」をご案内しています。 イベントサポートや主催に携わってきたトーガシならではのきめ細やかなサービスにご注目ください。

6-1.マーケティング代行で担当者の出展負担軽減

ミテポの特徴は、展示会などイベント出展前から活用できる点にあります。 来場誘致メール配信機能を使用すれば顧客データ登録から一斉送信が可能です。 さらにメールの開封率やURLクリック率など配信効果を可視化できるツールもそろっています。

展示会終了後は名刺や商談情報など見込み顧客管理に欠かせない一連の作業が可能です。 商談角度、ニーズ、属性など展示会やイベントでしか得られない情報を一緒にリスト化できるため営業 活動に活用していただけます。 ミテポを導入することでイベントマーケティング支援・代行が可能になります。

6-2.サマリーレポートの作成

ミテポを導入すると、展示会やイベントの出展効果が可視化されるサマリーレポートを作成できます。

上記3つの型で情報を最適化します。
サマリーレポートは必要な情報だけを可視化しているため、社内報告書として使用可能です。 個別に社内向け資料を作成する手間が省けるため、業務の効率化にもつながるでしょう。

展示会出展に関する課題の発見や可視化する方法に頭を抱えている企業には、トーガシのミテポがおすすめです。

6-3.メニューのカスタマイズが可能

お客様の出展遍歴を共に振り返りながら業務ヒアリングを行い、ご出展の目的・課題を再定義した上でプランをご提案させていただきます。 会期前から会期後まで一連のイベントマーケティングをパッケージした「プレミアムプラン」から会期後のレポートを中心とした効果測定のみの「ライトプラン」まで、お客様の目的・ご予算に合わせてのプラン選択が可能です。

【「ミテポ」のサービスフロー】

7.展示会の出展成果を可視化して営業活動を成功させよう

展示会に出展したら当日ブースに訪問できなかった見込み顧客にアピールするためにも、出展レポートを作成しましょう。 その上で出展課題を明確にしたり、成果を可視化したりするためにも展示会に特化したマーケティングツールの導入がおすすめです。

トーガシのミテポなら展示会の出展成果を可視化し、社内向けレポートとしてもご活用いただけます。 「どんなツールなのか詳しく知りたい」などのご相談もお待ちしておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

8.【資料DL】展示会特化型マーケティング代行サービス「ミテポ」

展示会出展の「効果の最大化」「課題の可視化」を目的とした、展示会出展特化型マーケティング代行サービスです。一連のマーケティング代行の中で獲得するデータを、“チャート”に集約した「サマリーレポート」を作成、納品いたします。お客様の業務負担軽減に加え出展の効果分析に、ご活用いただけます。
※送信完了後、記入いただいたメールアドレスに資料を送付いたします。