企業イベント｜企画のヒントと成功の秘訣を伝授！目的・種類・流れも解説

企業イベントとは、企業が主催するイベント全般を指しますが、社内イベントと同じ意味で使われることもあります。いずれにせよ、イベントを開催する目的を明確にし、その目的に沿った企画・運営を正しく進めていくことがイベント担当者にとっては重要です。今回は、企業イベントの目的や種類を説明しながら、開催の流れと成功のポイントまで解説します。

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1.企業イベントの目的

目的が定められていなければ、企業イベント開催の意義は失われてしまうでしょう。企画内容のぶれや計画・運営の遅滞にも繋がりかねません。まずは、企業イベントの目的や趣旨を確認しておく必要があります。

1-1.社員の連携力や連帯感を強める

準備や運営を含む企業イベントの開催を通して、社員同士のコミュニケーションが増える効果が期待できます。各関係部署の連携や調整などにより、社員の連帯感や一体感の強化へとつながるでしょう。一体感などの強化がイベント後の業務へと生かされることを期待し、それを目的としてイベントを開催する企業も少なくありません。

1-2.社員のスキルやエンゲージメントをアップさせる

企業イベントの中でも、セミナーやワークショップは社員のスキルアップに貢献します。あえて企業全体で啓発やスキルアップへと繋がるイベントを開催することで、日常の業務とは異なる形でリフレッシュしながら新たな知識や技術を獲得することが可能です。また、表彰式の形式で業績をたたえるイベントや社員旅行などは、社員のエンゲージメント向上効果が期待できるでしょう。定期的なイベント開催は、企業と社員の信頼や関係性の強化へと繋がりやすくなります。

1-3.社外へアピールして自社の認知度を高める

企業内でのイベント開催は社員の一体感やエンゲージメント強化に役立ちますが、その結果を顧客や取引先に公開することでポジティブな企業イメージを抱いてもらえる効果も期待できます。こうしたブランディングを目的として、企業のホームページやSNSなどでイベントの様子・結果を公開・報告する企業は非常に多くあります。福利厚生の一環としてアピールできれば、新たな人材の確保にも繋がるはずです。

2.企業イベントの種類

企業イベントには、さまざまな種類が存在しています。開催の目的や参加対象、規模などにより分類することができるでしょう。ここでは、主に社内向けの企業イベントの種類を紹介・解説します。

2-1.社員総会

全社員が一同に会し、企業のビジョンや今後の方針を発表・共有するイベントが社員総会です。キックオフミーティングやキックオフパーティーなどと呼ばれることもあります。企業によって形式はさまざまですが、企業としての一体感の演出を目的として行われます。

2-2.納会

年末や年度末に開催される企業イベントです。1年間の業績などを振り返るとともに、社員を労う目的なども兼ねて行われます。打ち上げパーティーのような目的や形式で行われることも少なくありません。どの程度の規模や雰囲気で行われるかはそれぞれですが、比較的カジュアルな雰囲気を演出し開催されるケースが多く、1年間の締めくくりとして、表彰式などと同時に行う企業もあります。

2-3.周年イベント

会社設立10周年など、節目の年に行われるイベントです。開催されるタイミングは企業により異なります。5年ごとや10年ごとに行う企業もあれば、毎年開催している企業もあるでしょう。周年事業として、周年ロゴや冊子の作成などとセットで行われるケースもあります。企業の継続性を社外へと誇示する目的で行う企業も少なくありません。アピール性の強いイベントといえます。

2-4.表彰式

社内でよい業績や成果をあげた社員に賞を与えるためのイベントです。賞金や賞品などを用意するケースもみられます。イベントの中でも非常に華やかな演出により行われることが多いでしょう。表彰された社員は誇らしく感じ、受賞を逃した社員も含め今後のモチベーションを高める効果が期待できます。また、成績や業績をあげるための知識・技術の共有や、社内コミュニケーション活性化の効果もあります。他のイベントと同様に、社外へのアピールに活用されることも少なくありません。

2-5.社外向けのイベント

主に社員が一堂に会するものではなく、新商品の発表や記者発表の場などを企画・運営する社外向けの企業イベントもあります。PRイベントや株主総会、会社説明会などがそれにあたるでしょう。社員が集まるイベントとは異なった戦略が求められます。社外向けのイベントをオンラインで開催する企業も少なくありません。時代や技術革新が進むにつれ、オフラインよりも多くの参加者をオンラインで集めることも可能となってきています。

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3.企業イベント開催の流れ

企業イベントの種類が決定済みであれば、開催までの具体的なプラン策定へと進みましょう。ここでは、企業イベント開催の流れをまとめます。

3-1.目的とターゲットの設定

企業イベントにどのような効果を期待しているのか、何を達成したいのかなど目的を明確にしなければいけません。目的によって、イベントの内容や演出などは大きく変わります。シンプルな形で言語化できれば、目的が明確化されたといえるでしょう。また、その目的に沿ったターゲットの設定も重要です。全社員が対象となる場合もあれば、特定の社員のみが対象となるイベントもあります。その特定の社員とは誰なのかまで、細かく設定しなければいけません。

3-2.イベント内容の企画

目的とターゲットに合ったイベント内容を企画しましょう。社外へのアピールも兼ねているのであれば、規模を大きくしたり派手な演出を取り入れたりなども考慮する必要が出てきます。予算との兼ね合いも考えながら、イベント内容を企画しなければいけません。同時に、独自性のある内容を目指すことも重要です。社員のエンゲージメントを高めるにしても、一体感を強化するにしても、あるいは社外へアピールするにしても、独自性がなければイベントの開催効果も半減してしまうでしょう。自社だからこそできるイベントを目指すことが求められます。

3-3.開催日時と会場の決定

開催日時と会場は参加者に合わせて決定する必要があります。可能な限り多くの社員が参加できる日取りや時間帯を設定しましょう。特に繁忙期は避けなければいけません。会場が広すぎて盛り上がりに欠ける印象を与えてしまうと逆効果となる可能性があるので要注意です。逆に、会場が狭すぎて参加者から不満が出てしまえば、本来の目的は果たせず狙った効果も期待できないでしょう。こうした点を考慮しながら開催日時と会場を決定することが重要です。

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3-4.イベントの告知

イベント内容と日程・会場が決定したら、社内での告知を開始します。企画段階から社内への周知をしておくと、担当者やその周辺以外の社員からの意見やアイデアを獲得することが可能です。また、事前周知は社員の一体感や期待感を強める効果も期待できるでしょう。参加意欲も湧きやすくなるため、積極的な参加や周知の拡大に貢献してくれやすくもなります。

3-5.イベントの開催・運営・フィードバック

イベント開催の前には、起こりうるトラブルを想定しておきましょう。事前に対策できることはしておき、想定されたトラブルが起きてしまった際の対処法も用意しておくことで、スムーズにイベントを開催・進行できます。また、参加人数やSNSでの拡散状況、グッズ等の売上あるいは配布状況などKPIを前もって設定しておくのもよいでしょう。イベントの成否を定量的かつ客観的に判断することに役立ちます。イベントが終了したらアンケートなどを利用し参加者からフィードバックをもらっておくことで、定性的な成否の判断とともに今後に生かすことも可能です。

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イベントの準備や当日の進行作業は多岐にわたります。当日のスムーズな運営のためにはマニュアルを作成し、オペレーションや各自の役割を関係者全員で共有することが必須です。この記事ではイベントマニュアル作成のポイントについて詳し […]

4.企業イベントを成功させる3つの秘訣！

企業イベントの成功とは、開催目的を達成することです。そのためには参加者に満足してもらうことを最優先に考えなければいけません。ここでは、企業イベントの成功に最も重要なポイントを解説します。

4-1.目的に沿って企画のアイデアを練る

企業イベントの成功には、アイデアが欠かせません。アイデアやオリジナリティのないイベントでは、ありきたりな内容となってしまい、参加者も楽しめないでしょう。他社ではどのようなイベントが開催されているのか、参考にしてみるのもよいのではないでしょうか。ただし、予算や人手などのリソースに注意する必要があります。また、他社のイベントをそのまま自社の企画としてしまうことも避けなければいけません。あくまでも参考程度にとどめ、自社の目的や参加者の特性、予算などに沿ってアイデアを練ることが成功のためのポイントです。

4-2.スケジュール管理を徹底する

イベントが失敗してしまう原因の一つに準備不足があります。特に、スケジュール管理の徹底はイベントの成功には欠かせません。途中でトラブルが発生しても滞りなく開催できるよう、余裕のあるスケジュールを設定しておくことも重要です。関係各所が密にコミュニケーションを図り、進捗や状況等を随時確認することも求められるでしょう。スケジュールを細分化し、一つずつ準備や課題をクリアしていくことで計画的に物事を進められます。

4-3.参加障壁を取り除く

同じ企業に勤めていても、社員によって働き方や価値観が異なることは珍しくありません。可能な限り多くの社員が参加できるよう、参加障壁を取り除くような企画構成が担当者には求められます。参加障壁となる要素としては、時間帯が悪い、会場が遠い、行き方がわかりづらいなどがあるでしょう。これらを取り除くための調整を担当者は行う必要があるのです。また、感染症対策が万全であることを周知させることも重要です。参加する意欲を削ぐことがないよう、社員の働き方や価値観を考慮したうえで企業イベントを企画しましょう。

【テンプレあり】イベント企画書の書き方と5つの重要ポイントとは

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企業イベントの中でも、定期的には行われないために担当者が困るのが「周年イベント」ではないでしょうか？そこでトーガシの参考事例として「ライフサポート・エガワ（LSE）様60周年記念イベント」インタビュー記事を紹介します。「未来へ、共に想いを運ぼう-Carry Forward-」をテーマに、全体のディレクションから会場選定、ステージ演出、運営、空間装飾など、トータルでサポートさせていただきました。開催への想いや進行中の悩み、会社の未来像、トーガシを選んだ理由などをインタビュー形式でまとめています。下記リンクよりご覧ください。

ライフサポート・エガワ様 60周年記念イベント

6.企業イベントを確実に成功させたいならトーガシにご相談を！

企業イベントは適切な目的設定と事前準備が成功の重要なポイントです。しかし、通常業務のかたわらで企画・準備を進めていくことは容易ではありません。企業イベントのサポート役として、「トーガシ」を選んでみてはどうでしょうか。トーガシはリアルでもオンラインでも、企画・設計・デザインから当日の進行・運営はもちろんのこと、感染症対策まで徹底的にサポート。担当者の負担を軽減させながら確実な成功を目指すのであれば、トーガシへ相談してみましょう。

7.【資料DL】総会で社内活性！開催方法とポイントを解説

社内総会や決起会はメンバーの士気を高めることができるイベントです。総会の目的から企画、運営までを解説した「総会で社内活性！開催方法とポイントを解説」を作成いたしました。ぜひご利用ください。

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